Quatre phrases d'ouverture pour chaque compte rendu
La plupart des conversations avec un manager au sujet du travail commencent par l'une des quelques lignes. Vous annoncez un rapport, demandez à consulter, partagez une mise à jour ou passez directement au résultat. Chacun a le préfixe honorifique go- ou o- sur le nom, car le rapport ou la consultation s'adresse à votre manager.
Ketsuron kara mōshimasu to utilise mōsu, le verbe humble pour dire. C’est le moyen le plus clair de signaler que vous commencez par le résultat net, ce que demandent explicitement de nombreux managers japonais.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | J'ai quelque chose à signaler. |
| ご相談したいのですが。 | Gosōdan shitai no desu ga. | Puis-je vous consulter sur quelque chose ? |
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | Permettez-moi de partager une mise à jour. |
| 結論から申しますと、 | Ketsuron kara mōshimasu to, | Pour commencer par la conclusion, |
Le compte rendu en trois registres
Le même rapport semble différent pour un coéquipier, votre manager et un cadre supérieur. Avec un coéquipier, il est normal d’être simplement poli ou même décontracté. Avec votre supérieur direct, la plupart des gens utilisent un japonais poli avec des formes humbles pour leurs propres actions. Avec un manager à deux niveaux ou dans un cadre formel, les formes humbles deviennent plus complètes.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| あれ、終わったよ。 | Are, owatta yo. | C'est chose faite. (familier, à un coéquipier) |
| 例の資料、完成しました。 | Rei no shiryō, kansei shimashita. | Les matériaux sont finis. (poli) |
| ご依頼の資料が完成いたしましたので、ご報告いたします。 | Goirai no shiryō ga kansei itashimashita node, gohōkoku itashimasu. | Je vous signale que les documents que vous avez demandés sont terminés. (keigo) |
| ちょっと相談していい？ | Chotto sōdan shite ii? | Puis-je demander votre avis ? (familier) |
| 少し相談してもいいですか。 | Sukoshi sōdan shite mo ii desu ka. | Puis-je vous demander votre avis ? (poli) |
| 少しご相談してもよろしいでしょうか。 | Sukoshi gosōdan shite mo yoroshii deshō ka. | Puis-je vous consulter brièvement ? (keigo) |
| ちょっと遅れそう。 | Chotto okuresō. | Il va être un peu tard. (familier) |
| 少し遅れそうです。 | Sukoshi okuresō desu. | On dirait qu'il sera un peu tard. (poli) |
| 申し訳ございません。納期が遅れる見込みです。 | Mōshiwake gozaimasen. Nōki ga okureru mikomi desu. | Je suis vraiment désolé; la livraison devrait être en retard. (keigo) |
La conclusion d'abord, puis la raison, puis l'étape suivante
De nombreux apprenants commencent un rapport par une introduction au contexte, comme on pourrait le faire dans une histoire. Les managers japonais, comme partout ailleurs, veulent généralement d’abord le résultat. Une forme fiable est : le sujet, la conclusion, la raison, la prochaine étape. Si le rapport nécessite une décision, ajoutez l'étape sōdan à la fin : ce dont vous avez besoin de la part de votre responsable.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 青山電機の件でご報告があります。 | Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | J'ai un rapport sur le Aoyama dossier électrique. |
| 結論から申しますと、予定どおり金曜日に納品できます。 | Ketsuron kara mōshimasu to, yotei dōri kin'yōbi ni nōhin dekimasu. | Bref, nous pouvons livrer vendredi comme prévu. |
| 理由は二つあります。 | Riyū wa futatsu arimasu. | Il y a deux raisons. |
| 今後は、木曜日に最終確認を行う予定です。 | Kongo wa, mokuyōbi ni saishū kakunin o okonau yotei desu. | Ensuite, nous prévoyons de faire une dernière vérification jeudi. |
Hōkoku et renraku : avancement et information
Hōkoku rend compte de votre propre travail : progrès, résultats, problèmes. Renraku transmet des informations dont d'autres ont besoin, comme le message d'un client ou un changement d'horaire. Dans renraku, vous relayez souvent ce que quelqu'un d'autre a dit, et la fin to no koto desu, me dit-on, le marque comme son information, pas comme votre opinion.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 進捗をご報告します。現在、七割ほど完成しております。 | Shinchoku o gohōkoku shimasu. Genzai, nanawari hodo kansei shite orimasu. | Un rapport d'avancement : environ soixante-dix pour cent sont terminés. |
| 先方から返事がありまして、来週の月曜日なら可能とのことです。 | Senpō kara henji ga arimashite, raishū no getsuyōbi nara kanō to no koto desu. | Le client a répondu ; ils disent que lundi prochain est possible. |
| 念のため、お知らせしておきます。 | Nen no tame, oshirase shite okimasu. | Juste pour que tu le saches. |
| 明日は午後から外出いたします。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu itashimasu. | Je serai absent du bureau à partir de demain après-midi. |
Sōdan : demander conseil avant de décider
Une consultation ne pose pas de problème à votre manager. Cela se passe mieux lorsque vous présentez la situation, deux ou trois options et vos propres préférences, puis demandez leur avis. Demander dochira ga yoroshii deshō ka, ce qui serait mieux, invite à prendre une décision sans que votre manager réfléchisse entièrement.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、十分ほどお時間をいただけますか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, juppun hodo ojikan o itadakemasu ka. | J'aimerais avoir vos conseils ; pourrais-je avoir environ dix minutes ? |
| 二つの案で迷っております。 | Futatsu no an de mayotte orimasu. | Je suis partagé entre deux options. |
| 私としては、一つ目の案がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, hitotsume no an ga yoi to kangaete orimasu. | Personnellement, je pense que la première option est meilleure. |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka. | Lequel préféreriez-vous ? |
Modèle de dialogue : une livraison sera en retard
Lee a appris qu'une livraison à Aoyama Electric aura trois jours de retard. Lee le signale le jour même, avant d'en informer le client, et propose deux options. Le manager répond en japonais familier, ce qui est normal. Lee utilise un japonais poli avec des formes humbles partout.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 部長、今少しよろしいでしょうか。青山電機の件でご報告があります。 | Buchō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Vous : Vous avez un moment ? J'ai un rapport sur Aoyama Électrique. |
| うん、どうした？ | Un, dō shita? | Manager : Bien sûr, qu'est-ce que c'est ? |
| 結論から申しますと、納品が三日遅れる見込みです。 | Ketsuron kara mōshimasu to, nōhin ga mikka okureru mikomi desu. | Vous : Bref, la livraison aura probablement trois jours de retard. |
| え、何があったの？ | E, nani ga atta no? | Responsable : Que s'est-il passé ? |
| 昨日、先方から仕様の変更がありまして、その対応に時間がかかっております。 | Kinō, senpō kara shiyō no henkō ga arimashite, sono taiō ni jikan ga kakatte orimasu. | Vous : Le client a modifié les spécifications hier et les modifications prennent du temps. |
| 先方にはもう伝えた？ | Senpō ni wa mō tsutaeta? | Manager : Leur avez-vous déjà dit ? |
| まだです。お伝えする前に、部長にご相談したいと思いまして。 | Mada desu. Otsutae suru mae ni, buchō ni gosōdan shitai to omoimashite. | Vous : Pas encore. Je voulais d'abord vous consulter. |
| 対応案は二つございます。人を一人増やすか、先方に分割納品をお願いするかです。 | Taiōan wa futatsu gozaimasu. Hito o hitori fuyasu ka, senpō ni bunkatsu nōhin o onegai suru ka desu. | Vous : Il existe deux options : ajouter une personne ou demander au client une livraison fractionnée. |
| 私としては、分割納品がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, bunkatsu nōhin ga yoi to kangaete orimasu. | Vous : Je pense que la livraison fractionnée est meilleure. |
| わかった。分割納品で行こう。先方には今日中に連絡して。 | Wakatta. Bunkatsu nōhin de ikō. Senpō ni wa kyōjū ni renraku shite. | Manager : OK, divisons-le. Contactez-les dès aujourd'hui. |
| 承知しました。連絡しましたら、またご報告いたします。 | Shōchi shimashita. Renraku shimashitara, mata gohōkoku itashimasu. | Vous : Compris. Je ferai un retour une fois que je les aurai contactés. |
Réponses et habitudes que beaucoup de responsables n'aiment pas
Les rapports peuvent se tromper dans l'ouverture, l'ordre ou la réponse. Ce sont les habitudes qui reviennent le plus souvent dans les formations en milieu de travail au Japon, ainsi que des alternatives plus sûres. Les lieux de travail diffèrent, alors surveillez ce que vos collègues disent à votre responsable.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 了解です。 | Ryōkai desu. | J'ai compris. (beaucoup trouvent cela trop décontracté vers le haut) |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Compris. (sans danger pour un manager) |
| ご苦労さまです。 | Gokurōsama desu. | Merci pour votre travail. (généralement aux juniors) |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Merci pour votre travail. (en sécurité vers le haut) |
| ご報告させていただきます。 | Gohōkoku sasete itadakimasu. | Permettez-moi de faire rapport. (bien une fois, lourd si répété) |
- En attente d'être demandé. Un bref rapport avant que votre responsable ne vous le demande fait partie de l'habitude ; Le silence sur un problème a tendance à inquiéter davantage les managers que le problème lui-même.
- À commencer par dix secondes de fond. Dites d’abord le résultat ; offrez des détails si on vous le demande.
- Apporter de mauvaises nouvelles sans plan. Même une option approximative montre que vous êtes au top.
- Rapporter les propos d'un client comme votre propre point de vue. Ajoutez to no koto desu pour le marquer comme information.
Transformez le travail de cette semaine en rapport
Donnez Mocchi les faits bruts sur quelque chose sur lequel vous travaillez et demandez : transformez-le en un rapport de conclusion d'abord pour mon responsable, puis en un sōdan avec deux options, et expliquez le keigo. Mocchi façonne les deux versions, explique pourquoi il a choisi chaque forme humble et mémorise les détails du projet, afin que vous puissiez revenir plus tard et demander la prochaine mise à jour dans le même contexte.
Pour le côté parlant, demandez à Ibuki-sensei dans AI Sensei d'agir en tant que manager. Donnez le rapport de retard de livraison de ce message, puis votre propre rapport. Demandez au Sensei d'interrompre avec des questions, comme le font les managers occupés, et vérifiez le rapport de session pour les endroits où votre conclusion est arrivée trop tard.