Ang apat na bahagi
Ang isang pormal na paghingi ng tawad ay may istraktura, at ang bawat bahagi ay gumagawa ng iba't ibang trabaho. Karaniwang isinulat ng mga mag-aaral nang maayos ang unang bahagi at ang huling dalawa nang manipis, na gumagawa ng isang liham na tila taos-puso at walang kasiyahan.
Hinahanap ng mambabasa ang ikaapat na bahagi. Ano ang gagawin mo para hindi na ito maulit ay ang tanong na umiiral ang liham upang sagutin.
| Bahagi | Hapon | Layunin |
|---|---|---|
| Paghingi ng tawad | お詫び | Sabihin ito nang malinaw, una |
| Mga katotohanan | 経緯 | Kung ano ang nangyari, sa totoo lang |
| Dahilan | 原因 | Kung bakit nangyari |
| Pag-iwas | 再発防止策 | Ano ang magbabago |
| Pangwakas na paghingi ng tawad | 重ねてお詫び | Ulitin ito nang maikli |
Ang paghingi ng tawad ay lalabas nang dalawang beses: isang beses sa simula at isang beses sa pagtatapos. Ang pag-uulit na iyon ay karaniwan at inaasahan.
Pambungad na may paghingi ng tawad
Ang liham ay bubukas sa paghingi ng tawad, hindi sa background. Ang paggawa ng mambabasa sa pamamagitan ng isang paliwanag bago maabot ang paghingi ng tawad ay binabasa nang masama.
Ang rehistro ay mas mabigat kaysa sa ordinaryong sulat sa negosyo, na may mga simpleng form na ginagamit sa kabuuan.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| このたびは、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 | Kono tabi wa, gomeiwaku o okake shi, makoto ni mōshiwake gozaimasen. | Ikinalulungkot ko talaga ang gulo na dulot nito. |
| 深くお詫び申し上げます。 | Fukaku owabi mōshiagemasu. | Iniaalay ko ang aking pinakamalalim na paghingi ng tawad. |
| 多大なるご迷惑をおかけいたしました。 | Tadai naru gomeiwaku o okake itashimashita. | Nagdulot kami ng malaking problema sa iyo. |
| 弁解の余地もございません。 | Benkai no yochi mo gozaimasen. | Walang puwang para sa mga dahilan. |
| 心よりお詫び申し上げます。 | Kokoro yori owabi mōshiagemasu. | Humihingi ako ng paumanhin mula sa puso. |
| ご不安をおかけしましたこと、お詫びいたします。 | Fuan o okake shimashita koto, owabi itashimasu. | Humihingi ako ng paumanhin sa pag-aalalang dulot. |
Ang mga katotohanan, nang hindi nagtatanggol
Ang salaysay ng nangyari ay dapat na makatotohanan, kronolohikal at maikli. Ito ang seksyon kung saan ang paghingi ng tawad ay pinakamadaling magkamali, dahil ang isang paliwanag at isang pagtatanggol ay mukhang katulad sa pahina.
Ang pagsubok ay kung ang isang pangungusap ay nagsasabi sa mambabasa kung ano ang nangyari o nagsasabi sa kanila kung bakit hindi mo talaga kasalanan. Ang pangalawang uri ay dapat alisin.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 経緯をご説明いたします。 | Keii o gosetsumei itashimasu. | Ipapaliwanag ko ang nangyari. |
| 三月十日、納品に遅れが生じました。 | Sangatsu tōka, nōhin ni okure ga shōjimashita. | Noong 10 Marso, nagkaroon ng pagkaantala sa paghahatid. |
| 確認が不十分でございました。 | Kakunin ga fujūbun de gozaimashita. | Ang aming pagsusuri ay hindi sapat. |
| 社内の連携が取れておりませんでした。 | Shanai no renkei ga torete orimasen deshita. | Kulang ang panloob na koordinasyon. |
| 私の確認不足によるものです。 | Watashi no kakunin busoku ni yoru mono desu. | Ito ay dahil sa aking hindi sapat na pagsusuri. |
| 結果として、ご迷惑をおかけしました。 | Kekka to shite, gomeiwaku o okake shimashita. | Bilang resulta, nagdulot kami ng problema sa iyo. |
Pansinin na ang mga ito ay tumatanggap ng responsibilidad sa halip na ipamahagi ito. Ang pagbibigay ng pangalan sa isang kasamahan o tagapagtustos bilang dahilan ay hindi gaanong natanggap kahit na tumpak.
Pag-iwas, na nagdadala ng timbang
Ito ang seksyon na gusto ng mambabasa at ang isa na gumagawa ng pagkakaiba sa pagitan ng isang paghingi ng tawad na nagsasara ng isang bagay at isa na hindi.
Ang mga hakbang ay dapat kongkreto at nasusuri. Ang pangako na maging mas maingat ay hindi isang sukatan; isang binagong proseso ay.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 再発防止策を以下のとおり定めました。 | Saihatsu bōshi-saku o ika no tōri sadamemashita. | Itinakda namin ang mga sumusunod na hakbang sa pag-iwas. |
| 確認手順を二重化いたします。 | Kakunin tejun o nijūka itashimasu. | Susuriin namin nang dalawang beses sa bawat hakbang. |
| 担当者を二名体制といたします。 | Tantōsha o nimei taisei to itashimasu. | Magtatalaga tayo ng dalawang tao sa gawain. |
| チェックリストを新たに作成しました。 | Chekkurisuto o arata ni sakusei shimashita. | Gumawa kami ng bagong checklist. |
| 社内で共有し、周知いたしました。 | Shanai de kyōyū shi, shūchi itashimashita. | Ibinahagi at ipinaalam namin ito sa loob. |
| 今後このようなことがないよう努めます。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō tsutomemasu. | Susubukan naming matiyak na hindi ito mauulit. |
Isinulat o sinasalita
Karamihan sa mga paghingi ng tawad ay binibigkas at kaagad. Sinusundan ng nakasulat na paghingi ng tawad kung saan seryoso ang usapin, kung saan apektado ang isang kliyente, o kung saan kailangan ang isang talaan ng mga hakbang.
Para sa isang seryosong bagay, ang utos ay karaniwang binibigkas muna at isinusulat pagkatapos, dahil ang isang nakasulat na paghingi ng tawad ay darating bago ang anumang pakikipag-ugnayan ay mababasa bilang pag-iwas.
| Sitwasyon | Binibigkas | Nakasulat |
|---|---|---|
| Maliit na panloob na pagkakamali | Oo | Hindi |
| Nalampasan ang panloob na deadline | Oo | Minsan |
| Naapektuhan ang kliyente | Oo, una | Oo, pagkatapos |
| Pinansiyal na pagkawala sanhi | Oo, una | Oo, pormal |
| Paulit-ulit na problema | Oo | Oo, may mga panukala |
Kung saan pareho kailangan, magsalita muna. Ang isang liham na dumating bago ang anumang pakikipag-ugnayan ng tao ay binabasa bilang pagtatago sa halip na paghingi ng tawad.
Timing at tono
Ang pagiging maagap ay mahalaga kaysa sa polish. Ang isang paghingi ng paumanhin na ipinadala sa parehong araw sa hindi perpektong Japanese ay natatanggap na mas mahusay kaysa sa isang mahusay na ginawa na ipinadala makalipas ang isang linggo.
Ang tono ay dapat na plain sa halip na dramatiko. Ang sobrang detalyadong mga pagpapahayag ng panghihinayang ay maaaring basahin bilang pagganap, at ang mga karaniwang parirala ay umiiral nang eksakto upang hindi mo na kailangang mag-imbento ng wika para dito.
- Ipadala ito sa parehong araw kung posible.
- Gamitin ang mga karaniwang parirala sa halip na mag-imbento ng iyong sarili.
- Itago ito sa isang pahina; ang haba ay hindi sinseridad.
- Isama ang hindi bababa sa isang kongkretong sukat.
- Ipasuri sa isang kasamahan kung seryoso ang usapin.