Isinulat para i-circulate
Ang pagtukoy sa katotohanan tungkol sa isang panukala ng Hapon ay ang paglalakbay nito nang wala ka. Ito ay ipinapasa, nai-print, tinatalakay sa isang pulong na hindi ka kasali, at napagpasyahan ng mga taong walang konteksto sa kabila ng pahina.
Lahat ng iba pa ay sumusunod mula doon. Kailangang sagutin ng dokumento ang mga malinaw na tanong mismo, dahil walang sinuman ang naroroon upang sagutin ang mga ito, at dapat itong sapat na maikli para matapos ito ng isang abalang mambabasa.
| Seksyon | Hapon | Mga sagot |
|---|---|---|
| Background | 背景 | Bakit ngayon |
| Problema | 課題 | Ano ang mali |
| Panukala | 提案内容 | Kung ano ang gusto mong gawin |
| Epekto | 期待効果 | Ano ang nagpapabuti |
| Gastos | 費用 | Ano ang halaga nito |
| Iskedyul | スケジュール | Sa pamamagitan ng kung kailan |
| Mga panganib | リスク | Ano ang maaaring magkamali |
Ang huling tatlo ay kung ano ang gumagawa ng isang panukala na naaaksyunan. Kung walang gastos, iskedyul at panganib, ang isang mambabasa ay hindi makakapagpasya ng anuman at ipagpaliban lamang ito.
Ang linya ng buod
Buksan na may isang pangungusap na nagsasabi kung ano ang iyong iminumungkahi. Ang isang mambabasa na walang ibang binabasa ay dapat malaman kung ano ang hinihiling.
Ang pagsusulat muna ng linyang ito ay isa ring kapaki-pakinabang na pagsubok sa iyong sariling pag-iisip: karaniwang hindi handa ang isang panukala na hindi maibubuod sa isang pangungusap.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Iminumungkahi kong ipakilala ang bagong sistema. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Iminumungkahi kong baguhin ang daloy ng trabaho. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | Ang panukala ay ang mga sumusunod. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Ang layunin ay upang paikliin ang oras ng pagtatrabaho. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Tatlong pagpipilian ang inihambing. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | Sa konklusyon, ang opsyon A ay inirerekomenda. |
Problema bago solusyon
Ang seksyon ng problema ay gumagawa ng mapanghikayat na gawain. Ang isang mambabasa na hindi tumatanggap na may problema ay hindi tatanggapin ang panukala gaano man ito kaganda, at ito ang bahaging madalas magsulat ng mga nag-aaral.
Bilangin hangga't maaari. Ang isang problemang nakasaad sa isang numero ay mas mahirap i-dismiss kaysa sa isang nakasaad bilang isang impression.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Sa kasalukuyan, humigit-kumulang dalawampung oras sa isang buwan ang kinakailangan. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Ang pagiging manu-mano, madaling mangyari ang mga error. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Tatlong insidente ang nangyari noong nakaraang taon. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | Mabigat ang pasanin sa taong responsable. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | Habang nakatayo ang mga bagay, walang inaasahang pagpapabuti. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Ang isang tugon ay apurahan. |
Ang unang tatlo ay binibilang at ang iba ay hindi. Ang isang panukala na may mga numero sa seksyon ng problema ay kapansin-pansing mas mapanghikayat.
Gastos at iskedyul
Ang isang panukala na walang gastos at iskedyul ay isang ideya sa halip na isang panukala, at ito ay ibabalik o ipagpapaliban. Ang mga seksyong ito ay din kung saan nagbabayad ang katapatan: ang isang maliit na halaga na natuklasan sa ibang pagkakataon ay nakakapinsala ng higit sa isang mas malaking tapat na pigura.
Kung ang isang figure ay hindi sigurado, lagyan ng label ito bilang isang pagtatantya sa halip na ipakita ito bilang matatag.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Ang paunang gastos ay humigit-kumulang limang daang libong yen. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Ang isang buwanang gastos sa pagpapatakbo ay hiwalay. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Ito ay isang pagtatantya at maaaring mag-iba. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Ang pagpapakilala ay inaasahang tatagal ng tatlong buwan. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | Magsisimula ang unang yugto sa susunod na buwan. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | Ang epekto sa kasalukuyang trabaho ay limitado. |
Pangalanan ang pagtutol
Ang bawat panukala ay may malinaw na pagtutol, at iisipin ito ng mambabasa kung banggitin mo man ito o hindi. Ang pagbibigay ng pangalan at pagsagot dito ay isang lakas; ang pag-alis dito ay mukhang walang muwang o umiiwas.
Dito rin nakakakuha ng tiwala ang isang panukala, dahil ang isang manunulat na naasahan ang kahirapan ay mas malamang na pinag-isipan ang iba.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Ang mga sumusunod na alalahanin ay maaaring itaas. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Pansamantalang tumataas ang pasanin sa panahon ng pagpapakilala. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Ito ay tinutugunan ng phased introduction. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Ang panganib ay itinuturing na limitado. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Isinaalang-alang ang isang alternatibo ngunit mas mahal. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Kung may mga alalahanin, ito ay babaguhin. |
Ang pagbanggit na isinasaalang-alang mo ang isang alternatibo at kung bakit mo ito tinanggihan ay isa sa pinakamalakas na bagay na maaaring isama ng isang maikling panukala.
Bago umikot
Suriin ang dokumento laban sa mambabasa na makakakita nito nang wala ka. Masasabi ba nila kung ano ang iminumungkahi, kung ano ang halaga nito, kung kailan ito nangyari at kung ano ang maaaring magkamali, mula sa pahina lamang?
Ang pagkakapare-pareho ng istilo ay mahalaga dito tulad ng ginagawa nito sa mga ulat: ang mga panukala ay gumagamit ng payak na nakasulat na istilo, at ang mga magalang na pagtatapos ay pinaghalo upang markahan ang dokumento bilang isang mensahe sa halip na isang dokumento.
- Ang unang linya ay nagsasaad ng panukala.
- Ang seksyon ng problema ay naglalaman ng hindi bababa sa isang numero.
- Ang gastos ay nahahati sa inisyal at patuloy.
- May kasamang iskedyul na may petsa ng pagsisimula.
- Ang malinaw na pagtutol ay pinangalanan at sinasagot.
- Ang istilo ay pare-pareho at payak sa kabuuan.