Ang karaniwang istraktura
Ang mga minuto ay sumusunod sa isang kumbensyonal na layout na halos hindi nag-iiba-iba sa pagitan ng mga kumpanya, na nangangahulugang ang karamihan sa dokumento ay maaaring ihanda bago magsimula ang pulong.
Ang pagpuno sa header nang maaga ay nagbibigay-daan sa iyong malaya na tumutok sa dalawang bagay na talagang nangangailangan ng pakikinig: mga desisyon at aksyon.
| Patlang | Hapon | Kung ano ang pumapasok dito |
|---|---|---|
| Pamagat | 議事録 | Ang pangalan ng dokumento |
| Petsa at oras | 日時 | Petsa, simula at wakas |
| Lugar | 場所 | Kwarto o online |
| Mga dadalo | 出席者 | Mga pangalan, minsan mga departamento |
| Agenda | 議題 | Ang mga bagay na tinalakay |
| Mga desisyon | 決定事項 | Kung ano ang napagkasunduan |
| Mga aksyon | 宿題事項 | Sino ang gumagawa ng ano sa pamamagitan ng kailan |
Ang huling dalawang row ay ang punto ng dokumento. Ang lahat ng nasa itaas sa kanila ay pangangasiwa na maaaring punan muna.
Pagre-record ng mga desisyon
Ang isang linya ng desisyon ay dapat magsaad kung ano ang napagkasunduan at wala nang iba pa. Labanan ang tuksong itala kung sino ang nakipagtalo para sa kung ano, na bihirang gusto at maaaring magdulot ng mga problema sa ibang pagkakataon.
Ang pangngalan-nagtatapos na parirala ay pamantayan dito at pinapanatiling maikli ang mga entry. Ang buong magagalang na mga pangungusap ay nagpapahaba ng ilang minuto nang hindi ginagawang mas malinaw.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Ang pagpapakilala ng bagong sistema ay naaprubahan. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | Ang panukalang badyet ay dinala sa susunod na pagkakataon. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Sumang-ayon na gamitin ang opsyon A. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | Ang kasalukuyang patakaran ay nagpapatuloy. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | Ang konklusyon ay ipinagpaliban. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Mga detalye na isasaalang-alang nang hiwalay. |
Pagre-record ng mga aksyon
Ang isang aksyon ay nangangailangan ng tatlong bagay: ano, sino at kailan. Ang isang aksyon na walang may-ari o isang deadline ay hindi isang aksyon, at ang mga minutong hindi tinanggal ay ang pinakakaraniwang reklamo tungkol sa kanila.
Kung hindi nakasaad ang deadline sa pulong, magtanong bago isulat ang minuto sa halip na iwan itong blangko.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: maghanda ng mga materyales, sa susunod na Biyernes |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Bawat tao: magsumite ng mga view, sa loob ng linggong ito |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Benta: kumpirmahin ang mga numero |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Maghanda ng tatlong panukala sa susunod na pagkakataon |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Hindi pa nakapagdesisyon ang may-ari |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Ang deadline ay ipapayo |
Ang huling dalawa ay mga lehitimong entry kapag walang napagdesisyunan. Ang pagtatala na ang isang may-ari ay hindi nakapagpasya ay mas kapaki-pakinabang kaysa sa pag-alis sa linya.
Ano ang dapat iwanan
Ang mga minuto ay mas kapaki-pakinabang kapag sila ay mas maikli. Ang pinakakaraniwang pagkakamali ay ang pag-transcribe ng talakayan, na gumagawa ng isang dokumentong walang nagbabasa at maaaring lumikha ng mga paghihirap kung ang mga opinyon ay maiugnay.
Iwanan ang argumento at panatilihin ang kinalabasan, maliban kung may partikular na dahilan upang itala kung paano naabot ang isang desisyon.
- Sino ang hindi sumang-ayon sa kung ano, maliban kung ito ay dapat na nakatala.
- Ang pabalik-balik ng isang talakayan.
- Ang iyong sariling interpretasyon kung ano ang ibig sabihin ng isang tao.
- Maliit na usapan at digression.
- Anumang bagay na hindi mo tiyak na narinig mo nang tama; magtanong sa halip.
Paglalaan ng minuto sa pangalawang wika
Ang paglalaan ng mga minuto habang nag-aaral pa rin ng Japanese ay imposible at ito ay mapapamahalaan, dahil hindi mo kailangang sundin ang lahat. Kailangan mo ang mga desisyon at mga aksyon, na minarkahan ng mga predictable na parirala.
Ang pakikinig para sa mga marker na iyon sa halip na para sa nilalaman ay ang pamamaraan na nagpapagana nito.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Kaya, sa batayan na iyon. (isang desisyon ay landing) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Sino ang mananagot? (isang aksyon) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | Ang deadline ay sa susunod na Biyernes. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Sa susunod na pagpupulong, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Ang bagay na ito ay ipinagpaliban. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Na nagtatapos sa pulong. |
Umiikot at nagwawasto
Magpadala ng mga minuto sa parehong araw. Madali ang mga pagwawasto habang natatandaan ng mga tao at imposibleng makalipas ang isang linggo, at ang pagpapakalat ng maaga ay kung paano mo malalaman kung naunawaan mo nang tama ang pulong.
Ang tahasang pag-imbita ng mga pagwawasto ay normal at inaalis ang presyon sa isang dokumentong nakasulat sa pangalawang wika.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Ipinapadala ko ang mga minuto. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Mangyaring suriin ang mga ito. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Mangyaring ituro ang anumang mga error. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Muli kong ipinapadala ang naitama na bersyon. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | May mga parte na hindi ko nahuli. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Magpapasalamat ako para sa anumang mga karagdagan. |
Ang pagsasabi ng malinaw na hindi mo mahuli ang isang bagay ay mas mahusay kaysa sa paghula. Ang mga kasamahan ay madaling punan ang puwang at ang talaan ay nagtatapos sa tumpak.