Ang karaniwang layout
Ang mga abiso ay sumusunod sa isang compact fixed format. Dahil ang mga ito ay binabasa sa isang sulyap sa halip na umupo, ang layout ay mas mahalaga kaysa sa prosa: ang isang mambabasa ay dapat na makuha ang mahahalagang impormasyon sa loob ng ilang segundo.
Ang format ay agad ding nagsasabi sa mambabasa kung anong uri ng dokumento ang kanilang tinitingnan, kaya naman ang pamagat ay isang solong kumbensyonal na salita sa halip na isang paglalarawan.
| Elemento | Hapon | Posisyon |
|---|---|---|
| Pamagat | お知らせ | Nakasentro sa itaas |
| Petsa | 日付 | kanang itaas |
| May-akda | 発信者 | Sa ibaba ng petsa |
| linya ng paksa | 件名 | Sa itaas ng katawan |
| Katawan | 本文 | Mahalagang impormasyon muna |
| Pagsasara | 以上 | Tinatapos ang paunawa |
Ang pangwakas na karakter ay isang kumbensyon na nagmamarka ng pagtatapos ng isang paunawa. Ang pag-alis dito ay nagmumukhang hindi natapos ang isang paunawa sa isang Japanese reader.
Ano at kailan, bago kung bakit
Ang katawan ay nagbubukas sa mahahalagang katotohanan: kung ano ang nangyayari at kailan. Kasunod ang pagpapaliwanag. Ang isang paunawa na nagbubukas na may background ay gumagawa ng mambabasa na magtrabaho para sa impormasyong kailangan nila kaagad.
Ang mga petsa at oras ay karaniwang itinakda sa kanilang sariling mga linya sa halip na naka-embed sa prosa, upang mahanap ang mga ito nang hindi binabasa.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | Paunawa ng inspeksyon ng elevator |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | Petsa at oras, sa sarili nitong linya |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | Lokasyon, sa sarili nitong linya |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | Kung sino ang naaapektuhan nito |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | Hindi ito maaaring gamitin sa panahon sa itaas. |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | Humihingi kami ng paumanhin para sa abala. |
Ang impersonal na rehistro
Ang isang paunawa ay hindi naka-address sa sinuman sa partikular, na nagbabago sa rehistro. Iniiwasan nito ang direktang address na ginagamit ng isang email at umaasa sa mga nakatakdang parirala at passive o impersonal na mga konstruksyon.
Ito ay maginhawa para sa isang mag-aaral, dahil ang mga parirala ay naayos at may maliit na pangangailangan upang bumuo ng anumang orihinal.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | Nagbibigay kami ng paunawa tulad ng sumusunod. |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | Ito ay isasagawa. |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | Ito ay nabago. |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | Kakanselahin ito. |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | Mangyaring tandaan. (humihingi ng pagtanggap) |
| 以上 | ijō | Iyon lang. Tinatapos ang paunawa. |
Pansinin na wala sa mga ito ang pangalan ng isang mambabasa. Ang impersonality na iyon ay ang pagtukoy sa katangian ng rehistro.
Mga kahilingan at pagbabawal
Ang mga abiso ay madalas na humihiling sa mga tao na gawin o huwag gawin ang isang bagay, at ang karaniwang paglambot ay kung ano ang pumipigil sa kanila sa pagbabasa bilang mga utos. Ang parirala ng pakikipagtulungan sa dulo ay gumagawa ng karamihan sa gawaing iyon.
Ang pagbabawal ay karaniwang isinasaad bilang isang kahilingan sa halip na bilang isang panuntunan, kahit na ito ay isang tuntunin.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | Hinihiling namin ang iyong kooperasyon. |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | Mangyaring pigilin ang sarili. |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | Mangyaring pigilin ang sarili. (medyo malambot) |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | Ito ay ipinagbabawal. |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | Mangyaring manahimik. |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | Mangyaring dalhin ang iyong sariling mga gamit sa bahay. |
Mga karaniwang uri ng paunawa
Ilan sa mga sitwasyon ang dahilan para sa karamihan ng mga abiso, at ang bawat isa ay may karaniwang mga salita na nagkakahalaga ng paghiram sa halip na muling likhain.
Ang pagkopya sa parirala ng isang nakaraang paunawa sa parehong board ay ganap na katanggap-tanggap at ito ang ginagawa ng karamihan sa mga tao.
| Sitwasyon | Pamagat | Tandaan |
|---|---|---|
| Pangkalahatang impormasyon | お知らせ | Ang default |
| Isang kahilingan | お願い | Kapag humihingi ng pag-uugali |
| Pagpapanatili | 工事のお知らせ | Isama ang mga petsa at access |
| Pagkansela | 中止のお知らせ | Sabihin nang maikli ang dahilan |
| Pagbabago ng mga detalye | 変更のお知らせ | Estado ng luma at bago |
| Paghingi ng tawad | お詫び | Para sa isang problemang naidulot na |
Pakikipag-ugnayan at pagsasara
Ang isang paunawa ay nagtatapos sa kung sino ang nagbigay nito at kung paano magtanong tungkol dito. Ang pag-alis sa pakikipag-ugnayan ay isang karaniwang pagkakamali at nagbubunga ito ng paunawa na hindi maaaring kumilos ang mga tao.
Ang pangalan ng departamento ay kadalasang ginagamit sa halip na isang indibidwal, na akma sa impersonal na rehistro.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | Mga katanungan sa opisina ng pamamahala. |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | Mangyaring makipag-ugnayan sa General Affairs para sa mga katanungan. |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | Responsable: Tanaka |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | Extension: 1234 |
| 以上 | ijō | Tinatapos ang paunawa |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | Hinihiling namin ang inyong mabait na kooperasyon. |
Palaging magsama ng contact. Ang isang paunawa na walang isa ay bumubuo ng higit pang mga tanong kaysa sa sinasagot nito, kadalasang nakadirekta sa sinumang pinakamalapit.