Las cuatro frases que sostienen la mayoría de las llamadas de trabajo
La mayoría de las llamadas entrantes en una oficina japonesa siguen el mismo camino: saludas, identificas la compañía, averiguas a quién quiere la persona que llama y transfieres la llamada o le explicas que la persona no está disponible y tomas un mensaje. Cuatro líneas hacen la mayor parte del trabajo y cada una de ellas ya es keigo, por lo que no es necesario construirlas a partir de reglas gramaticales bajo presión.
Muchas oficinas también tienen un hábito que vale la pena copiar: si el teléfono sonó más de tres veces antes de contestar, comience con omatase itashimashita, lamento hacerle esperar. Suena pequeño, pero las personas que llaman lo notan.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. | Gracias por llamar. |
| 少々お待ちください。 | Shōshō omachi kudasai. | Un momento, por favor. |
| ただいま席を外しております。 | Tadaima seki o hazushite orimasu. | Ahora mismo no está en su asiento. |
| 折り返しお電話いたします。 | Orikaeshi odenwa itashimasu. | Le devolveremos la llamada. (humilde) |
| はい、さくら商事でございます。 | Hai, Sakura Shōji de gozaimasu. | Sí, Sakura Hablando de comercio. (formal) |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Lamento haberte hecho esperar. |
La misma petición en tres registros
Los estudiantes a menudo conocen la forma informal y la forma desu/masu de una oración, pero se quedan paralizados cuando necesitan la versión para teléfono. Ver los tres uno al lado del otro ayuda: el significado sigue siendo el mismo y sólo cambia la distancia. La línea informal es para amigos y familiares. La simple línea cortés es correcta en japonés y está bien con un colega que conoces, pero en una línea de la empresa con una persona que llama externamente suena un poco simple. La línea keigo es lo que espera la persona que llama.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| ちょっと待って。 | Chotto matte. | Aférrate. (informal) |
| 少し待ってください。 | Sukoshi matte kudasai. | Por favor espera un poco. (cortés) |
| 少々お待ちいただけますか。 | Shōshō omachi itadakemasu ka. | ¿Podrías esperar un momento? (keigo) |
| 誰？ | Dare? | ¿Quién es? (informal) |
| お名前は何ですか。 | Onamae wa nan desu ka. | ¿Cómo te llamas? (cortés, pero directo) |
| 失礼ですが、どちら様でしょうか。 | Shitsurei desu ga, dochira sama deshō ka. | ¿Puedo preguntar quién llama? (keigo) |
| 伝えておくね。 | Tsutaete oku ne. | Yo les diré. (informal) |
| 伝えておきます。 | Tsutaete okimasu. | Yo les diré. (cortés) |
| 申し伝えます。 | Mōshitsutaemasu. | Lo transmitiré. (humilde) |
| Registro | ¿Quién lo escucha en un teléfono del trabajo? | lo que señala |
|---|---|---|
| Casual | Nadie en una línea de empresa; solo llamadas privadas con amigos | Cercanía; en una línea de trabajo suena descuidado |
| Sencillamente cortés (desu/masu) | Un colega llama desde otro piso | Correcto y amigable, pero delgado para una persona que llama desde afuera. |
| Keigo (respetuoso + humilde) | Clientes, clientes, proveedores, cualquier persona ajena | Que estas hablando por la empresa |
Llamada modelo: la persona que buscan no está
Esta es la llamada más común que maneja un empleado junior. La persona que llama quiere a su colega Tanaka, que está en una reunión. Observe tres cosas: la persona que llama usa Tanaka-sama y verbos respetuosos, usted usa Tanaka simple y verbos humildes, y repite el número de teléfono antes de finalizar la llamada.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。さくら商事営業部、リーでございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Sakura Shōji eigyōbu, Rī de gozaimasu. | Tú: Gracias por llamar. Sakura Ventas comerciales, habla Lee. |
| 青山電機の佐藤と申します。いつもお世話になっております。 | Aoyama Denki no Satō to mōshimasu. Itsumo osewa ni natte orimasu. | Persona que llama: Este es Sato de Aoyama Eléctrico. Gracias por su apoyo. |
| こちらこそ、お世話になっております。 | Kochira koso, osewa ni natte orimasu. | Tú: Gracias por el tuyo también. |
| 恐れ入りますが、田中様はいらっしゃいますか。 | Osoreirimasu ga, Tanaka sama wa irasshaimasu ka. | Persona que llama: Disculpe, ¿está disponible el señor Tanaka? |
| 申し訳ございません。田中はただいま会議中でございます。 | Mōshiwake gozaimasen. Tanaka wa tadaima kaigichū de gozaimasu. | Tu: Lo siento mucho. Tanaka está en una reunión en este momento. |
| 何時ごろお戻りになりますか。 | Nanji goro omodori ni narimasu ka. | Persona que llama: ¿A qué hora volverá? |
| 三時には戻る予定です。 | Sanji ni wa modoru yotei desu. | Tú: Tanaka debería regresar a las tres. |
| 戻りましたら、こちらからお電話いたしましょうか。 | Modorimashitara, kochira kara odenwa itashimashō ka. | Tú: ¿Te llamamos cuando regrese Tanaka? |
| はい、お願いします。 | Hai, onegai shimasu. | Persona que llama: Sí, por favor. |
| 念のため、お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。 | Nen no tame, odenwa bangō o ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Tú: Por si acaso, ¿me puedes dar tu número? |
| 03-1234-5678です。 | Zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu. | Persona que llama: es 03-1234-5678. |
| 復唱いたします。青山電機の佐藤様、03-1234-5678ですね。 | Fukushō itashimasu. Aoyama Denki no Satō sama, zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu ne. | Usted: Déjeme repetir: Sr. Sato de Aoyama Electric, 03-1234-5678. |
| 確かに申し伝えます。私、リーが承りました。 | Tashika ni mōshitsutaemasu. Watakushi, Rī ga uketamawarimashita. | Tú: Me aseguraré de transmitirlo. Este era Lee. |
| よろしくお願いいたします。失礼いたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. Shitsurei itashimasu. | Persona que llama: Gracias. Adiós. |
Cómo tomar un recado para que nadie tenga que volver a llamar
Un recibo de mensaje solo es útil si su colega puede actuar en consecuencia sin llamarlo primero. Obtenga estas seis cosas y confirme la ortografía de los nombres de los que no esté seguro. Preguntar cómo se escribe un nombre es normal y educado; adivinar no lo es.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| よろしければ、ご伝言を承りましょうか。 | Yoroshikereba, godengon o uketamawarimashō ka. | Si quieres, ¿debo dejar un mensaje? |
| お名前はどのような漢字でしょうか。 | Onamae wa dono yō na kanji deshō ka. | ¿Cómo se escribe tu nombre en kanji? |
| 恐れ入りますが、お電話が少々遠いようです。 | Osoreirimasu ga, odenwa ga shōshō tōi yō desu. | Lo siento, tengo problemas para escucharte. |
| もう一度お願いできますか。 | Mō ichido onegai dekimasu ka. | ¿Podrías decir eso una vez más? |
| かしこまりました。 | Kashikomarimashita. | Ciertamente. (humilde, muy común) |
- El nombre de la persona que llama y la empresa, con el kanji si puedes conseguirlo.
- Su número de teléfono, repetido dígito por dígito
- De qué se trata la convocatoria, en una sola línea
- Si quieren que les devolvamos la llamada, volverán a llamar o simplemente quieren que se les pase el mensaje
- La hora de la llamada.
- Tu propio nombre, para que tu colega sepa a quién preguntar
Uchi y soto: rebaja a tus propios compañeros
Ésta es la regla que más sorprende a los alumnos. Dentro de la oficina llamas a tu jefe Tanaka-buchō y usas verbos respetuosos sobre él. En el momento en que habla con una persona que llama externamente, su gerente se convierte en parte de su lado, uchi, y la persona que llama es soto. Dejas caer san y el título del trabajo después del nombre, y usas verbos humildes sobre tu propio gerente, exactamente como lo harías sobre ti mismo.
Puede parecer una falta de respeto para su jefe, pero es todo lo contrario: honrar a su propio colega frente a un cliente suena como si estuviera elevando su empresa por encima del cliente.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 田中さんはいらっしゃいません。 | Tanaka san wa irasshaimasen. | El señor Tanaka no está (mal para un extraño) |
| あいにく田中は外出しております。 | Ainiku Tanaka wa gaishutsu shite orimasu. | Me temo que Tanaka está fuera. (correcto) |
| 部長の田中が申しておりました。 | Buchō no Tanaka ga mōshite orimashita. | Nuestro manager, Tanaka, lo mencionó. (a un extraño) |
| Estás hablando de tu manager Tanaka. | A un colega dentro | A una persona que llama desde afuera |
|---|---|---|
| como los nombras | Tanaka-buchō o Tanaka-san | Tanaka, o buchō no Tanaka |
| esta en una reunion | Kaigi ni dete irasshaimasu (respetuoso) | Kaigichū de gozaimasu (formal) |
| esta fuera de la oficina | Gaishutsu sarete imasu | Gaishutsu shite orimasu (humilde) |
| dijo algo | Osshatte imashita | Mōshite orimashita (humilde) |
Pasar una llamada y contestar una que te pasan
Cuando la persona está en su escritorio, usted pone a la persona que llama en espera y pasa la llamada, informándole a su colega quién llama antes de transferirla. El colega que contesta abre con una línea fija que le informa a la persona que llama que la transferencia funcionó.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 田中でございますね。ただいま代わります。 | Tanaka de gozaimasu ne. Tadaima kawarimasu. | Tú: ¿Para Tanaka? Te pasaré. |
| 田中さん、青山電機の佐藤様からお電話です。 | Tanaka san, Aoyama Denki no Satō sama kara odenwa desu. | Tú, a un colega: Llamada del señor Sato, Aoyama Eléctrico. |
| お電話代わりました。田中です。 | Odenwa kawarimashita. Tanaka desu. | Colega: Tanaka hablando; He atendido la llamada. |
| 担当の者に代わりますので、少々お待ちください。 | Tantō no mono ni kawarimasu node, shōshō omachi kudasai. | Te pasaré con la persona a cargo; un momento. |
Observa que dentro de la oficina, hablando con Tanaka, vuelves a utilizar Tanaka-san. El cambio uchi-soto ocurre en el mismo minuto, dependiendo de quién esté escuchando.
Las trampas del exceso de keigo y otros errores comunes
Una vez que los alumnos descubren keigo, tienden a apilarlo. Dos formas honoríficas en un verbo, nijū keigo o doble keigo, es también uno de los errores más comunes entre los nuevos empleados japoneses, y es el tipo de cosas que nota una persona que llama con atención. Algunas formas, como ukagatte orimasu, se utilizan tan ampliamente en los negocios que la gente las acepta; los que aparecen a continuación son los que hay que arreglar primero.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| おっしゃられました。 | Osshararemashita. | Dijo (doble keigo: evitar) |
| おっしゃいました。 | Osshaimashita. | Dijo (forma respetuosa correcta) |
| 拝見させていただきます。 | Haiken sasete itadakimasu. | Echaré un vistazo (demasiado humilde) |
| 拝見します。 | Haiken shimasu. | Echaré un vistazo (forma humilde correcta) |
| よろしかったでしょうか。 | Yoroshikatta deshō ka. | ¿Estuvo bien? (a muchos no les gusta esto) |
| よろしいでしょうか。 | Yoroshii deshō ka. | ¿Está bien? (la forma segura) |
- Decir ryōkai shimashita a un cliente: muchas personas lo encuentran demasiado informal; utilice shōchi itashimashita o kashikomarimashita.
- Responder con moshi moshi en una llamada comercial entrante: muchas empresas capacitan al personal para que comiencen con el saludo y el nombre de la empresa.
- Usando de gozaimasu para la persona que llama, como en Satō-sama de gozaimasu ka. Funciona en algunas configuraciones de servicio, pero Satō-sama de irasshaimasu ka es la forma respetuosa.
- Cuelga primero. Con los clientes, muchas personas esperan a que la persona que llama cuelgue o cuelgan el auricular suavemente después de una breve pausa.
Ensaya una llamada completa antes de que suene el teléfono
Pregúntale a Mocchi algo específico, como por ejemplo: dame cinco oraciones sobre mi jefe que debo convertir de persona dentro de la oficina keigo a persona que llama externamente keigo, luego verifica mis respuestas. Mocchi explica cada corrección y, debido a que mantiene notas sobre lo que se sigue perdiendo, el interruptor uchi-soto volverá a aparecer en revisiones posteriores hasta que se mantenga.
Luego hazlo real con tu voz. En AI Sensei, elige Yamada-sensei y pídele a Sensei que interprete a un cliente que llama a tu gerente. Atiende la llamada, explícale que tu jefe no está, toma un número y repítelo. Pídale al Sensei que hable a velocidad normal de oficina la segunda vez; el informe de la sesión enumera las formas en las que se equivocó.