Tại sao có là câu trả lời đắt giá
Người học chấp nhận công việc mà họ không thể làm vì những lý do dễ hiểu: thiếu từ vựng để từ chối, cảm thấy không thể tha thứ cho cấp bậc và vâng là âm thanh dễ phát ra hơn. Chi phí đến muộn hơn và đến muộn hơn thời hạn, điều này ở nơi làm việc ở Nhật Bản là một vấn đề lớn hơn đáng kể so với sự sụt giảm đáng ra có thể xảy ra.
Quy ước chi phối điều này cũng giống như quy ước đằng sau hōkoku và sōdan: tin xấu sớm được coi là bảo vệ đội. Vấn đề về năng lực nêu ra vào thứ Hai có thể được phân bổ lại. Vấn đề tương tự được phát hiện vào thứ Sáu là một thất bại liên quan đến người khác. Do đó, từ chối sớm không có nghĩa là trái ngược với việc hợp tác; nó là một dạng của nó.
Sự suy giảm ba phần
Một lời từ chối khả thi có ba phần và chúng phải diễn ra theo thứ tự. Thừa nhận yêu cầu này để chứng tỏ rằng bạn đã thực hiện nó một cách nghiêm túc. Đặt tên cho ràng buộc, đó là một thực tế chứ không phải là một sở thích. Đưa ra một giải pháp thay thế, đó là điều giữ cho cuộc trò chuyện có tính hợp tác.
Bỏ qua phần thứ ba khiến cho sự suy sụp giống như một bức tường. Với một giải pháp thay thế, bạn đã không từ chối giúp đỡ; bạn đã đề xuất trợ giúp khác nhau. Sự khác biệt đó là hầu hết các công việc xã hội.
| Phần | Công việc | từ ngữ |
|---|---|---|
| 1. Thừa nhận | Cho thấy bạn đã thực hiện nó một cách nghiêm túc | ご相談ありがとうございます |
| 2. Ràng buộc | Nêu lên một sự thật, không phải một cảm giác | 今、A và B を抱えておりまして |
| 3. Thay thế | Giữ nó hợp tác | 来週でしたら対応できます |
| 4. Trả tay lại | Hãy để họ quyết định | いかがいたしましょうか |
Ikaga itashimashō ka, bạn muốn tôi làm gì, là kết thúc an toàn nhất có thể. Nó không từ chối gì một cách rõ ràng và trao quyền quyết định cho người sở hữu nó.
Từ chối một nhiệm vụ
Cách diễn đạt tránh các từ không và không thể. Nó nêu ra một tình huống khó tranh luận hơn và không được hiểu là sự không sẵn lòng. Muzukashii jōkyō desu, đó là một tình huống khó khăn, là cụm từ phổ biến và xuất hiện liên tục trong các văn phòng Nhật Bản.
Ở đâu có thể, hãy định lượng. Việc từ chối được hỗ trợ bởi hai thời hạn là một tuyên bố về lịch trình; cùng một lời từ chối nếu không có họ là ý kiến về khối lượng công việc của chính bạn, điều này sẽ dẫn đến một cuộc thảo luận mà bạn không muốn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ご相談ありがとうございます。 | Gosōdan arigatō gozaimasu. | Cảm ơn bạn đã tư vấn cho tôi về nó. |
| 今、少し難しい状況でして。 | Ima, sukoshi muzukashii jōkyō deshite. | Hiện tại tình huống có chút khó khăn. |
| 今週は二件抱えていて、金曜が締め切りです。 | Konshū wa ni-ken kakaete ite, kin-yō ga shimekiri desu. | Tôi đang giữ hai món hàng trong tuần này, cả hai đều phải nộp vào thứ Sáu. |
| 来週でしたら対応できます。 | Raishū deshitara taiō dekimasu. | Nếu là tuần sau thì tôi có thể xử lý được. |
| 一部だけでしたらお手伝いできます。 | Ichibu dake deshitara otetsudai dekimasu. | Tôi có thể giúp được một phần. |
| いかがいたしましょうか。 | Ikaga itashimashō ka. | Bạn muốn tiếp tục như thế nào? |
Đẩy lùi thời hạn
Thời hạn có thể được thương lượng nhiều hơn những gì chúng thể hiện, miễn là cuộc trò chuyện diễn ra sớm và đi kèm với một đề xuất. Động thái có hiệu quả là cung cấp dịch vụ giao hàng một phần vào ngày ban đầu vì nó chuyển đổi sự chậm trễ thành kế hoạch được sửa đổi.
Đặt tên cho một ngày mới cụ thể là điều cần thiết. Yêu cầu thêm thời gian mà không có ngày tháng khiến người kia cảm thấy không chắc chắn và sự không chắc chắn chính xác là điều họ đang cố gắng loại bỏ bằng cách đặt ra thời hạn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 納期について、ご相談させてください。 | Nōki ni tsuite, gosōdan sasete kudasai. | Hãy để tôi tư vấn cho bạn về thời hạn. |
| 三日ほど延ばしていただくことは可能でしょうか。 | Mikka hodo nobashite itadaku koto wa kanō deshō ka. | Có thể kéo dài thêm khoảng ba ngày được không? |
| 金曜には前半だけお出しできます。 | Kin-yō ni wa zenhan dake odashi dekimasu. | Tôi có thể giao nửa đầu vào thứ Sáu. |
| 品質を優先するなら、来週水曜が現実的です。 | Hinshitsu o yūsen suru nara, raishū suiyō ga genjitsuteki desu. | Nếu chất lượng được đặt lên hàng đầu thì thứ Tư tới là thực tế. |
| 早めにお伝えしておきます。 | Hayame ni otsutae shite okimasu. | Tôi báo cho bạn biết sớm. |
Khi bạn đã có đủ năng lực
Phiên bản từ chối chuyên nghiệp nhất hoàn toàn không phải là một lời từ chối: đó là một câu hỏi ưu tiên. Nếu bạn đã đầy đủ và công việc mới thực sự cần thiết, thì quyết định về phiếu nào thuộc về người quản lý của bạn và yêu cầu họ thực hiện việc đó là đúng đắn và an toàn.
Việc sắp xếp lại này đặc biệt hữu ích vì không thể tranh cãi được. Bạn đã không nói không. Bạn đã nói rằng hai điều không thể cùng có trước, đó là sự thật về thời gian hơn là về sự sẵn lòng của bạn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 優先順位を確認させてください。 | Yūsen jun'i o kakunin sasete kudasai. | Hãy để tôi kiểm tra các ưu tiên. |
| どちらを先に進めましょうか。 | Dochira o saki ni susumemashō ka. | Tôi nên tiếp tục với cái nào trước? |
| 新しい件を優先すると、こちらが遅れます。 | Atarashii ken o yūsen suru to, kochira ga okuremasu. | Nếu tôi ưu tiên vấn đề mới thì vấn đề này sẽ bị trì hoãn. |
| どちらを後に回しましょうか。 | Dochira o ato ni mawashimashō ka. | Tôi nên đẩy lùi cái nào? |
| ほかの方にお願いすることは可能でしょうか。 | Hoka no kata ni onegai suru koto wa kanō deshō ka. | Có thể hỏi người khác được không? |
Hỏi xem người khác có thể lấy nó không phải là bỏ tiền ra. Trong một nhóm có trách nhiệm chung, đây là câu hỏi tiếp theo thông thường và thường được hoan nghênh.
Từ chối lời mời từ đồng nghiệp
Lời mời xã giao tuân theo các quy ước khác với yêu cầu công việc. Lời từ chối mơ hồ hơn, lý do dự kiến sẽ không chi tiết, và phần quan trọng là đường lối hướng tới tương lai giúp mối quan hệ được nguyên vẹn.
Bạn không cần phải tham dự mọi thứ. Thỉnh thoảng việc từ chối một nomikai là hoàn toàn bình thường, và sự từ chối nồng nhiệt với thời gian tiếp theo rõ ràng sẽ được đón nhận tốt hơn là việc tham dự miễn cưỡng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| せっかくのお誘いなんですが、その日はちょっと… | Sekkaku no osasoi na n desu ga, sono hi wa chotto... | Cảm ơn bạn đã mời, nhưng ngày hôm đó hơi... |
| あいにく先約がありまして。 | Ainiku sen'yaku ga arimashite. | Thật không may, tôi đã có một cuộc hẹn trước. |
| ぜひ次回はご一緒させてください。 | Zehi jikai wa goissho sasete kudasai. | Xin vui lòng cho tôi tham gia lần sau. |
| 今日は失礼しますが、楽しんでください。 | Kyō wa shitsurei shimasu ga, tanoshinde kudasai. | Hôm nay tôi sẽ xin lỗi nhưng hãy tận hưởng nhé. |
| また誘ってください。 | Mata sasotte kudasai. | Hãy mời tôi lần nữa. |
Khi câu trả lời thực sự là không
Đôi khi không có lựa chọn nào khác để đưa ra và yêu cầu đó thực sự nằm ngoài những gì bạn có thể hoặc nên làm. Ở đây cách diễn đạt trở nên trang trọng hơn thay vì mạnh mẽ hơn, và lý do trở nên quan trọng hơn, bởi vì bạn đang yêu cầu người khác chấp nhận một ranh giới chắc chắn.
Hãy nói rõ ràng một lần và đừng làm nó trở nên mơ hồ. Một lời từ chối gián tiếp đến mức người nghe bỏ lỡ còn tệ hơn một lời từ chối rõ ràng, bởi vì nó gây ra thất bại tương tự như lời đồng ý.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 申し訳ございませんが、こちらはお引き受けできかねます。 | Mōshiwake gozaimasen ga, kochira wa ohikiuke dekikanemasu. | Tôi rất xin lỗi, nhưng tôi không thể chấp nhận điều này. |
| 私の権限では判断できかねます。 | Watashi no kengen de wa handan dekikanemasu. | Việc này vượt quá thẩm quyền quyết định của tôi. |
| 規定上、対応が難しい状況です。 | Kitei-jō, taiō ga muzukashii jōkyō desu. | Theo quy định, chúng ta khó có thể đáp ứng được. |
| 担当の者におつなぎします。 | Tantō no mono ni otsunagi shimasu. | Tôi sẽ kết nối bạn với người chịu trách nhiệm. |
| ご期待に添えず、申し訳ありません。 | Gokitai ni soezu, mōshiwake arimasen. | Tôi xin lỗi vì không thể đáp ứng mong đợi của bạn. |
Dekikanemasu là lời từ chối trang trọng tiêu chuẩn và rõ ràng đối với người nghe tiếng Nhật mặc dù nó có hình thức gián tiếp. Đây là cụm từ được sử dụng khi câu trả lời không được đọc sai.