Vier openingszinnen waarmee elk rapport begint
De meeste gesprekken met een manager over werk beginnen met een paar regels. Je kondigt een rapport aan, vraagt om consultatie, deelt een update of springt direct naar het resultaat. Elke melding heeft het voorvoegsel go- of o-honorific bij het zelfstandig naamwoord, omdat het rapport of overleg gericht is aan uw manager.
Ketsuron kara mōshimasu to gebruikt mōsu, het eenvoudige werkwoord voor zeggen. Het is de schoonste manier om aan te geven dat u begint met het eindresultaat, waar veel Japanse managers expliciet om vragen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | Ik heb iets te melden. |
| ご相談したいのですが。 | Gosōdan shitai no desu ga. | Mag ik u ergens over raadplegen? |
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | Ik wil even een update geven. |
| 結論から申しますと、 | Ketsuron kara mōshimasu to, | Ik begin met de conclusie, |
Rapporteren in drie registers
Hetzelfde rapport klinkt anders voor een teamgenoot, uw manager en een senior executive. Met een teamgenoot is gewoon beleefd of zelfs informeel normaal. Bij uw directe manager gebruiken de meeste mensen beleefd Japans met bescheiden vormen voor hun eigen daden. Met een manager van twee niveaus hoger, of in een formele setting, worden de bescheiden vormen voller.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| あれ、終わったよ。 | Are, owatta yo. | Dat ding is klaar. (informeel, tegen een teamgenoot) |
| 例の資料、完成しました。 | Rei no shiryō, kansei shimashita. | De materialen zijn klaar. (beleefd) |
| ご依頼の資料が完成いたしましたので、ご報告いたします。 | Goirai no shiryō ga kansei itashimashita node, gohōkoku itashimasu. | Ik meld dat de materialen waar je om vroeg klaar zijn. (keigo) |
| ちょっと相談していい？ | Chotto sōdan shite ii? | Mag ik jouw advies vragen? (informeel) |
| 少し相談してもいいですか。 | Sukoshi sōdan shite mo ii desu ka. | Mag ik jouw advies vragen? (beleefd) |
| 少しご相談してもよろしいでしょうか。 | Sukoshi gosōdan shite mo yoroshii deshō ka. | Mag ik u kort raadplegen? (keigo) |
| ちょっと遅れそう。 | Chotto okuresō. | Het wordt een beetje laat. (informeel) |
| 少し遅れそうです。 | Sukoshi okuresō desu. | Het lijkt erop dat het een beetje laat wordt. (beleefd) |
| 申し訳ございません。納期が遅れる見込みです。 | Mōshiwake gozaimasen. Nōki ga okureru mikomi desu. | Het spijt me heel erg; de levering zal naar verwachting te laat zijn. (keigo) |
Eerst de conclusie, dan de reden, dan de volgende stap
Veel leerlingen beginnen een rapport met achtergrondinformatie, zoals dat in een verhaal het geval is. Japanse managers willen, net als andere managers, meestal eerst het resultaat. Een betrouwbare vorm is: onderwerp, conclusie, reden, volgende stap. Als het rapport een beslissing nodig heeft, voeg dan aan het einde de stap sōdan toe: wat je nodig hebt van je manager.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 青山電機の件でご報告があります。 | Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Ik heb een rapport over de Aoyama Elektrische kwestie. |
| 結論から申しますと、予定どおり金曜日に納品できます。 | Ketsuron kara mōshimasu to, yotei dōri kin'yōbi ni nōhin dekimasu. | Kortom, wij kunnen zoals gepland op vrijdag leveren. |
| 理由は二つあります。 | Riyū wa futatsu arimasu. | Er zijn twee redenen. |
| 今後は、木曜日に最終確認を行う予定です。 | Kongo wa, mokuyōbi ni saishū kakunin o okonau yotei desu. | Vervolgens willen we donderdag een laatste controle doen. |
Hōkoku en renraku: voortgang en informatie
Hōkoku rapporteert over je eigen werk: voortgang, resultaten, problemen. Renraku is het doorgeven van feiten die anderen nodig hebben, zoals een bericht van een klant of een planningswijziging. In renraku vertel je vaak wat iemand anders zei, en het einde to no koto desu, zo is mij verteld, markeert dit als hun informatie, niet als jouw mening.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 進捗をご報告します。現在、七割ほど完成しております。 | Shinchoku o gohōkoku shimasu. Genzai, nanawari hodo kansei shite orimasu. | Een voortgangsrapportage: zo'n zeventig procent is klaar. |
| 先方から返事がありまして、来週の月曜日なら可能とのことです。 | Senpō kara henji ga arimashite, raishū no getsuyōbi nara kanō to no koto desu. | De klant antwoordde; ze zeggen dat volgende maandag mogelijk is. |
| 念のため、お知らせしておきます。 | Nen no tame, oshirase shite okimasu. | Zodat je het weet. |
| 明日は午後から外出いたします。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu itashimasu. | Vanaf morgenmiddag ben ik niet op kantoor. |
Sōdan: overleggen voordat je beslist
Een consultatie is geen probleem voor uw manager. Het werkt het beste als u de situatie, twee of drie opties en uw eigen voorkeur meebrengt en vervolgens naar hun mening vraagt. Als u dochira ga yoroshii deshō ka vraagt, wat beter zou zijn, nodigt u uit tot een besluit zonder dat uw manager al het denkwerk hoeft te doen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、十分ほどお時間をいただけますか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, juppun hodo ojikan o itadakemasu ka. | Ik wil graag jouw advies; Mag ik ongeveer tien minuten? |
| 二つの案で迷っております。 | Futatsu no an de mayotte orimasu. | Ik twijfel tussen twee opties. |
| 私としては、一つ目の案がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, hitotsume no an ga yoi to kangaete orimasu. | Persoonlijk denk ik dat de eerste optie beter is. |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka. | Welke zou jij verkiezen? |
Voorbeelddialoog: een levering komt te laat
Lee heeft vernomen dat een levering aan Aoyama Electric drie dagen te laat zal zijn. Lee meldt het dezelfde dag, voordat hij het aan de cliënt vertelt, en brengt twee opties naar voren. De manager antwoordt in informeel Japans, wat normaal is naar beneden. Lee gebruikt overal beleefd Japans met bescheiden vormen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 部長、今少しよろしいでしょうか。青山電機の件でご報告があります。 | Buchō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Jij: Heb je even? Ik heb een rapport over Aoyama Elektrisch. |
| うん、どうした？ | Un, dō shita? | Manager: Tuurlijk, wat is er? |
| 結論から申しますと、納品が三日遅れる見込みです。 | Ketsuron kara mōshimasu to, nōhin ga mikka okureru mikomi desu. | Jij: Kortom, de bezorging zal waarschijnlijk drie dagen te laat zijn. |
| え、何があったの？ | E, nani ga atta no? | Beheerder: Wat is er gebeurd? |
| 昨日、先方から仕様の変更がありまして、その対応に時間がかかっております。 | Kinō, senpō kara shiyō no henkō ga arimashite, sono taiō ni jikan ga kakatte orimasu. | Jij: De klant heeft gisteren de specificaties gewijzigd en de wijzigingen kosten tijd. |
| 先方にはもう伝えた？ | Senpō ni wa mō tsutaeta? | Manager: Heb je het ze al verteld? |
| まだです。お伝えする前に、部長にご相談したいと思いまして。 | Mada desu. Otsutae suru mae ni, buchō ni gosōdan shitai to omoimashite. | Jij: Nog niet. Ik wilde eerst met jou overleggen. |
| 対応案は二つございます。人を一人増やすか、先方に分割納品をお願いするかです。 | Taiōan wa futatsu gozaimasu. Hito o hitori fuyasu ka, senpō ni bunkatsu nōhin o onegai suru ka desu. | Jij: Er zijn twee opties: voeg één persoon toe, of vraag de klant om een gesplitste levering. |
| 私としては、分割納品がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, bunkatsu nōhin ga yoi to kangaete orimasu. | Jij: Ik denk dat gesplitste bezorging beter is. |
| わかった。分割納品で行こう。先方には今日中に連絡して。 | Wakatta. Bunkatsu nōhin de ikō. Senpō ni wa kyōjū ni renraku shite. | Manager: Oké, laten we het splitsen. Neem vandaag nog contact met hen op. |
| 承知しました。連絡しましたら、またご報告いたします。 | Shōchi shimashita. Renraku shimashitara, mata gohōkoku itashimasu. | Jij: Begrepen. Ik zal verslag uitbrengen zodra ik contact met hen heb opgenomen. |
Antwoorden en gewoonten waar veel managers een hekel aan hebben
Meldingen kunnen fout gaan in de opening, de bestelling of het antwoord. Dit zijn de gewoonten die het vaakst naar voren komen bij Japanse werkplektrainingen, samen met veiligere alternatieven. Werkplekken verschillen, dus let op wat uw collega's tegen uw manager zeggen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 了解です。 | Ryōkai desu. | Ik heb het. (velen vinden het te informeel naar boven) |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Begrepen. (veilig voor een manager) |
| ご苦労さまです。 | Gokurōsama desu. | Bedankt voor je werk. (meestal voor junioren) |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Bedankt voor je werk. (veilig naar boven) |
| ご報告させていただきます。 | Gohōkoku sasete itadakimasu. | Sta mij toe verslag uit te brengen. (één keer fijn, zwaar bij herhaling) |
- Wachten om gevraagd te worden. Een kort rapport voordat uw manager erom vraagt behoort tot de gewoonte; Het zwijgen over een probleem baart managers doorgaans meer zorgen dan het probleem zelf.
- Beginnend met tien seconden achtergrond. Zeg eerst het resultaat; bied details aan als daarom wordt gevraagd.
- Slecht nieuws brengen zonder plan. Zelfs één ruwe optie laat zien dat je er bovenop zit.
- De woorden van een cliënt rapporteren als uw eigen mening. Voeg to no koto desu toe om dit als hun informatie te markeren.
Maak van het werk van deze week een rapport
Geef Mocchi de ruwe feiten van iets waar je aan werkt en vraag: verander dit in een rapport met eerst een conclusie voor mijn manager, en vervolgens in een sōdan met twee opties, en leg de keigo uit. Mocchi geeft vorm aan beide versies, legt uit waarom het voor elke bescheiden vorm heeft gekozen en onthoudt de projectdetails, zodat je later terug kunt komen en om de volgende update in dezelfde context kunt vragen.
Vraag voor de sprekende kant Ibuki-sensei in AI Sensei om als uw manager op te treden. Geef het rapport van de late bezorging uit dit bericht en vervolgens een echt rapport van jezelf. Vraag de Sensei om te onderbreken met vragen, zoals drukbezette managers doen, en controleer het sessierapport op de punten waar uw conclusie te laat kwam.