Vier zinnen om te kennen voordat je de e-mail opent
Deze vier uitdrukkingen verschijnen in een groot aantal interne e-mails in Japan. De eerste opent het bericht, de laatste verbergt meestal het daadwerkelijke verzoek. Als u ze meteen herkent, kunt u uw leesenergie aan de details besteden.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お疲れ様です。 | Otsukaresama desu. | Hallo (groet tussen collega's) |
| 打ち合わせ | uchiawase | een werkvergadering, een discussie |
| 資料 | shiryō | documenten, materialen |
| ご確認ください。 | Gokakunin kudasai. | Wil je het even controleren? |
De e-mail, deel 1: de groet en de wijziging
Sato van het verkoopteam schrijft aan een collega Yamamoto, de middag vóór een ontmoeting met een klant. Lees eerst het Japans en probeer het belangrijkste feit te vinden voordat je naar de vertaling kijkt.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 件名：明日の打ち合わせについて | Kenmei: ashita no uchiawase ni tsuite | Onderwerp: Over de bijeenkomst van morgen |
| 山本さん | Yamamoto san | Yamamoto-san, |
| お疲れ様です。営業部の佐藤です。 | Otsukaresama desu. Eigyōbu no Satō desu. | Hallo, dit is Sato van Sales. |
| 昨日は会議の準備を手伝っていただき、ありがとうございました。 | Kinō wa kaigi no junbi o tetsudatte itadaki, arigatō gozaimashita. | Bedankt dat je me hebt geholpen bij de voorbereiding van de bijeenkomst van gisteren. |
| 明日の打ち合わせについて、ご連絡いたします。 | Ashita no uchiawase ni tsuite, gorenraku itashimasu. | Ik schrijf over de bijeenkomst van morgen. |
| お客様のご都合により、開始時間が午前十時から午後二時に変更になりました。 | Okyakusama no gotsugō ni yori, kaishi jikan ga gozen jūji kara gogo niji ni henkō ni narimashita. | Vanwege de planning van de opdrachtgever is de starttijd gewijzigd van 10.00 uur naar 14.00 uur. |
| 場所は前回と同じ、三階の第二会議室です。 | Basho wa zenkai to onaji, sangai no daini kaigishitsu desu. | De plek is dezelfde als de vorige keer: Meeting Room 2 op de derde verdieping. |
| なお、会議室は午前中、別の部署に予約されているため、早めに入ることはできません。 | Nao, kaigishitsu wa gozenchū, betsu no busho ni yoyaku sarete iru tame, hayame ni hairu koto wa dekimasen. | Houd er rekening mee dat een andere afdeling de kamer voor de ochtend heeft gereserveerd, dus we kunnen niet vroeg naar binnen. |
De e-mail, deel 2: de bijlage, het verzoek en de afsluiting
De tweede helft bevat het echte werk. Kijk wat Yamamoto wordt gevraagd te doen, wat Sato aanbiedt en wie er nog meer naar de vergadering komen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 当日使う資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけると助かります。 | Tōjitsu tsukau shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni gokakunin itadakeru to tasukarimasu. | Ik heb de documenten voor die dag bijgevoegd, dus het zou helpen als u ze van tevoren kunt controleren. |
| 特に、五ページの売上の数字は、先月のデータで作成しております。 | Toku ni, go pēji no uriage no sūji wa, sengetsu no dēta de sakusei shite orimasu. | Met name de verkoopcijfers op pagina 5 zijn gebaseerd op de gegevens van afgelopen maand. |
| 最新の数字が必要であれば、本日中に修正いたします。 | Saishin no sūji ga hitsuyō de areba, honjitsu-chū ni shūsei itashimasu. | Als de nieuwste cijfers nodig zijn, zal ik deze eind vandaag bijwerken. |
| 当日は先方の部長もいらっしゃる予定です。 | Tōjitsu wa senpō no buchō mo irassharu yotei desu. | Hierbij wordt ook de afdelingsmanager van de klant verwacht. |
| 鈴木部長によると、話の中心は来年の新商品になるそうです。 | Suzuki buchō ni yoru to, hanashi no chūshin wa rainen no shinshōhin ni naru sō desu. | Volgens onze manager Suzuki zal de discussie zich richten op de nieuwe producten van volgend jaar. |
| そのため、新商品のパンフレットも十部ほど用意しておきます。 | Sono tame, shinshōhin no panfuretto mo jūbu hodo yōi shite okimasu. | Ik zal dus ook ongeveer tien exemplaren van de nieuwe productbrochure voorbereiden. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni oshirase kudasai. | Mocht er iets onduidelijk zijn, laat het mij dan gerust weten. |
| お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。 | Oisogashii tokoro osoreirimasu ga, dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Sorry dat ik u lastig val als u het druk heeft, en bij voorbaat dank. |
| 営業部 佐藤 | Eigyōbu Satō | Sato, Verkoopafdeling |
Woordenschatnotities
De meeste hiervan zijn zakelijke woorden die u keer op keer zult tegenkomen. Verschillende hebben een alledaags equivalent, dat in de vertaling wordt weergegeven, zodat u de verandering in het register kunt zien.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 件名 | kenmei | onderwerp (van een e-mail) |
| 営業部 | eigyōbu | verkoop afdeling |
| 都合 | tsugō | gemak, schema (ご都合 is beleefd) |
| 変更になる | henkō ni naru | te veranderen (formeel voor 変わる) |
| 部署 | busho | afdeling, sectie |
| 添付する | tenpu suru | een bestand bijvoegen |
| 事前に | jizen ni | vooraf (formeel voor 前もって) |
| 本日中に | honjitsu-chū ni | tegen het einde van vandaag (formeel voor 今日中に) |
| 先方 | senpō | de andere partij, de cliëntzijde |
| 部 | bu | loket voor kopieën van documenten |
| 不明な点 | fumei na ten | onduidelijke punten, vragen |
当日 (tōjitsu) betekent op de dag zelf, en 前回 (zenkai) betekent de laatste keer. Beide komen veel vaker voor bij het schrijven dan bij gewone spraak, waarbij mensen その日 en この前 zeggen.
Grammaticanotities: de keigo lezen en de N3-patronen
1. Bescheiden vormen voor de eigen daden van de schrijver. ご連絡いたします (ik neem contact met je op), 添付いたしました (ik heb een bijlage toegevoegd), 作成しております (het is door mij gemaakt) en 修正いたします (ik zal het repareren) verlagen allemaal de schrijver. Een snelle regel: いたします en おります beschrijven bijna altijd wat de schrijver of de kant van de schrijver doet.
2. Respectvolle vormen voor de acties van anderen. いらっしゃる is de respectvolle vorm van 来る, gebruikt voor de manager van de klant. ご確認いただける en 手伝っていただき gebruiken いただく en ontvangen een gunst, zodat de acties van de collega met respect worden behandeld. Als een zin いただく heeft, is de actie eigendom van de lezer.
3. 〜ば als 〜であれば. Bij zelfstandige naamwoorden en な-bijvoeglijke naamwoorden is de ば voorwaardelijk であれば: 必要であれば, als dat nodig is. Het is iets formeler dan 必要なら en is heel gebruikelijk bij zakelijk schrijven.
4. 〜によると〜そうです en het passieve. Sato geeft de woorden van de manager weer met によると en そうです, de heldere, professionele manier om informatie door te geven. Het passieve 予約されている (is geboekt) richt zich op de kamer, niet op wie deze heeft geboekt.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 資料をお送りいたします。 | Shiryō o ookuri itashimasu. | Patroon 1: Ik stuur je de documenten. (nederig) |
| 社長がいらっしゃいました。 | Shachō ga irasshaimashita. | Patroon 2: De president van het bedrijf is gearriveerd. (respectvol) |
| ご質問があれば、お知らせください。 | Goshitsumon ga areba, oshirase kudasai. | Patroon 3: Als je vragen hebt, laat het me dan weten. |
| 課長によると、会議は延期になるそうです。 | Kachō ni yoru to, kaigi wa enki ni naru sō desu. | Patroon 4: Volgens de sectiechef wordt de bijeenkomst uitgesteld. |
Drie veelgemaakte fouten bij het lezen van zakelijke e-mails
Leerlingen op N3 begrijpen meestal de woorden in een e-mail als deze, maar lezen verkeerd wie wat doet, of missen het verzoek. Deze drie vallen veroorzaken de meeste verwarring.
- Elke formule als inhoud behandelen. いつもお世話になっております, お疲れ様です en よろしくお願いいたします bevatten vrijwel geen informatie. Sla ze bij de eerste keer lezen over en zoek naar cijfers, plaatsen en werkwoorden.
- Het verzoek ontbreekt omdat het geen ください heeft. ご確認いただけると助かります en ご在宅をお願いいたします zijn verzoeken die even krachtig zijn als elk bevel. Als in een zin wordt vermeld hoeveel iets zou helpen, wordt u gevraagd dat te doen.
- De acteur verwarren. ご連絡いたします (nederig) is iets wat de schrijver doet; ご確認いただける (een gunst ontvangen) is iets wat de lezer doet. Bij twijfel wijzen de bescheiden vormen naar de schrijver en いただく naar jou.
Het is een nuttige gewoonte om na het lezen van een zakelijke e-mail een samenvatting van één regel in het Engels te schrijven: wat er is veranderd, wat u moet doen en tegen wanneer. Voor deze e-mail: de vergadering is nu om 14.00 uur, controleer vandaag de bijlage en vertel Sato of de cijfers moeten worden bijgewerkt.
Begripsvragen
Deze vragen testen de feiten, en dat is wat u niet mag missen als u een echte werk-e-mail leest. Antwoord in een korte, beleefde zin.
- Vraag 1: Hoe laat begint de vergadering nu?
- Vraag 2: Waarom kunnen ze niet eerder de vergaderruimte betreden?
- Vraag 3: Wat gaat Sato doen als de nieuwste cijfers nodig zijn?
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 午後二時からです。 | Gogo niji kara desu. | Antwoord 1: Vanaf 14.00 uur |
| 午前中、別の部署に予約されているからです。 | Gozenchū, betsu no busho ni yoyaku sarete iru kara desu. | Antwoord 2: Omdat een andere afdeling het voor de ochtend heeft geboekt. |
| 本日中に資料を修正します。 | Honjitsu-chū ni shiryō o shūsei shimasu. | Antwoord 3: Sato zal de documenten eind vandaag bijwerken. |
Lees het hardop zoals een collega dat zou doen
Een e-mail voorlezen klinkt vreemd, maar het is de snelste manier om keigo-formules automatisch te maken. Deze lijnen komen ook uit de mond van mensen in vergaderingen en aan de telefoon.
- Lees de hele mail een keer rustig door en noteer de nieuwe tijd en ruimte.
- Lees de vijf formuleregels hardop totdat ze glad aanvoelen: お疲れ様です, ご連絡いたします, ご確認いただけると助かります, ご不明な点がございましたら, よろしくお願いいたします.
- Lees deel 2 hardop voor op een rustige, gelijkmatige snelheid, alsof je het persoonlijk aan Yamamoto voorleest.
- Zeg de drie feiten uit je hoofd in informeel Japans en vervolgens in beleefd Japans.
- Lees de e-mail nog een keer en neem de tijd. Probeer een week lang elke dag sneller te worden zonder de lange klinkers in 営業 (eigyō) en 本日中 (honjitsu-chū) te verliezen.
Ontwar elke regel die nog vaag blijft
Als een zin nog steeds weerstand biedt, plak deze dan in Mocchi na /explain. 最新の数字が必要であれば、本日中に修正いたします is een goede test: Mocchi splitst het op in de voorwaarde, de tijd en het eenvoudige werkwoord, en vertelt je wie wat doet. Mocchi houdt de keigo-vormen bij waar je naar blijft vragen, zodat een /review ze later terug kan halen als je ze waarschijnlijk vergeet.
Om dezelfde beleefdheid in spraak te horen, open je AI Sensei, kies je Ibuki-sensei en vraag je Ibuki-sensei om Yamamoto af te spelen. Vertel haar in uw eigen woorden en beleefd over de wijziging in de vergadering, en laat haar vragen stellen over de documenten.