Quattro frasi da sapere prima di aprire l'email
Queste quattro espressioni compaiono in un gran numero di e-mail interne in Giappone. Il primo apre il messaggio, l'ultimo solitamente nasconde la richiesta vera e propria. Se li riconosci immediatamente, puoi invece dedicare la tua energia di lettura ai dettagli.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| お疲れ様です。 | Otsukaresama desu. | Salve (saluto tra colleghi) |
| 打ち合わせ | uchiawase | un incontro di lavoro, una discussione |
| 資料 | shiryō | documenti, materiali |
| ご確認ください。 | Gokakunin kudasai. | Per favore controllalo. |
L'email, parte 1: il saluto e il cambiamento
Sato del team di vendita scrive a un collega, Yamamoto, il pomeriggio prima di un incontro con un cliente. Leggi prima il giapponese e cerca di trovare il fatto più importante prima di guardare la traduzione.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 件名：明日の打ち合わせについて | Kenmei: ashita no uchiawase ni tsuite | Oggetto: Riguardo alla riunione di domani |
| 山本さん | Yamamoto san | Yamamoto-san, |
| お疲れ様です。営業部の佐藤です。 | Otsukaresama desu. Eigyōbu no Satō desu. | Salve, sono Sato delle vendite. |
| 昨日は会議の準備を手伝っていただき、ありがとうございました。 | Kinō wa kaigi no junbi o tetsudatte itadaki, arigatō gozaimashita. | Grazie per avermi aiutato a prepararmi per l'incontro di ieri. |
| 明日の打ち合わせについて、ご連絡いたします。 | Ashita no uchiawase ni tsuite, gorenraku itashimasu. | Scrivo dell'incontro di domani. |
| お客様のご都合により、開始時間が午前十時から午後二時に変更になりました。 | Okyakusama no gotsugō ni yori, kaishi jikan ga gozen jūji kara gogo niji ni henkō ni narimashita. | A causa del programma del cliente, l'orario di inizio è cambiato dalle 10:00 alle 14:00. |
| 場所は前回と同じ、三階の第二会議室です。 | Basho wa zenkai to onaji, sangai no daini kaigishitsu desu. | Il luogo è lo stesso dell'ultima volta: Sala Riunioni 2 al terzo piano. |
| なお、会議室は午前中、別の部署に予約されているため、早めに入ることはできません。 | Nao, kaigishitsu wa gozenchū, betsu no busho ni yoyaku sarete iru tame, hayame ni hairu koto wa dekimasen. | Tieni presente che un altro dipartimento ha prenotato la stanza per la mattina, quindi non possiamo entrare presto. |
L'email, parte 2: l'allegato, la richiesta e la chiusura
La seconda metà contiene il vero lavoro. Cerca cosa viene chiesto di fare a Yamamoto, cosa si offre di fare Sato e chi altro verrà alla riunione.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 当日使う資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけると助かります。 | Tōjitsu tsukau shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni gokakunin itadakeru to tasukarimasu. | Ho allegato i documenti della giornata, quindi sarebbe d'aiuto se potessi controllarli in anticipo. |
| 特に、五ページの売上の数字は、先月のデータで作成しております。 | Toku ni, go pēji no uriage no sūji wa, sengetsu no dēta de sakusei shite orimasu. | In particolare i dati di vendita a pagina 5 si basano sui dati del mese scorso. |
| 最新の数字が必要であれば、本日中に修正いたします。 | Saishin no sūji ga hitsuyō de areba, honjitsu-chū ni shūsei itashimasu. | Se saranno necessari gli ultimi dati, li aggiornerò entro la fine di oggi. |
| 当日は先方の部長もいらっしゃる予定です。 | Tōjitsu wa senpō no buchō mo irassharu yotei desu. | È prevista la partecipazione anche del responsabile del reparto del cliente. |
| 鈴木部長によると、話の中心は来年の新商品になるそうです。 | Suzuki buchō ni yoru to, hanashi no chūshin wa rainen no shinshōhin ni naru sō desu. | Secondo il nostro manager, Suzuki, la discussione si concentrerà sulle novità del prossimo anno. |
| そのため、新商品のパンフレットも十部ほど用意しておきます。 | Sono tame, shinshōhin no panfuretto mo jūbu hodo yōi shite okimasu. | Quindi preparerò anche una decina di copie della brochure del nuovo prodotto. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni oshirase kudasai. | Se qualcosa non è chiaro, non esitate a farmelo sapere. |
| お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。 | Oisogashii tokoro osoreirimasu ga, dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Mi dispiace disturbarti quando sei occupato e grazie in anticipo. |
| 営業部 佐藤 | Eigyōbu Satō | Sato, Dipartimento Vendite |
Note sul vocabolario
La maggior parte di queste sono parole d'affari che incontrerai ancora e ancora. Molti hanno un equivalente quotidiano, che è riportato nella glossa in modo da poter vedere il cambio di registro.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 件名 | kenmei | oggetto (di una email) |
| 営業部 | eigyōbu | reparto vendite |
| 都合 | tsugō | comodità, pianificazione (ご都合 è educato) |
| 変更になる | henkō ni naru | da modificare (formale per 変わる) |
| 部署 | busho | dipartimento, sezione |
| 添付する | tenpu suru | allegare (un file) |
| 事前に | jizen ni | in anticipo (formale per 前もって) |
| 本日中に | honjitsu-chū ni | entro la fine di oggi (formale per 今日中に) |
| 先方 | senpō | l'altra parte, il lato cliente |
| 部 | bu | sportello per copie di documenti |
| 不明な点 | fumei na ten | punti poco chiari, domande |
当日 (tōjitsu) significa il giorno stesso e 前回 (zenkai) significa l'ultima volta. Entrambi sono molto più comuni nella scrittura che nel parlato informale, dove si dice その日 e この前.
Note di grammatica: leggere il keigo e gli schemi N3
1. Forme umili per le azioni dello scrittore. ご連絡いたします (ti contatterò), 添付いたしました (ho allegato), 作成しております (è stato creato da me) e 修正いたします (lo sistemerò) abbassano tutti lo scrittore. Una regola veloce: いたします e おります descrivono quasi sempre ciò che fa lo scrittore o la parte dello scrittore.
2. Forme rispettose per le azioni degli altri. いらっしゃる è la forma rispettosa di 来る, utilizzata per il manager del cliente. ご確認いただける e 手伝っていただき usano いただく, ricevendo un favore, quindi le azioni del collega vengono trattate con rispetto. Se una frase ha いただく, l'azione appartiene al lettore.
3. 〜ば come 〜であれば. Con nomi e aggettivi な, il condizionale ば è であれば: 必要であれば, se è necessario. È leggermente più formale di 必要なら ed è molto comune nella scrittura aziendale.
4. 〜によると〜そうです e il passivo. Sato riporta le parole del manager con によると e そうです, il modo chiaro e professionale per trasmettere le informazioni. Il passivo 予約されている (è stata prenotata) si concentra sulla camera, non su chi l'ha prenotata.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 資料をお送りいたします。 | Shiryō o ookuri itashimasu. | Modello 1: ti manderò i documenti. (umile) |
| 社長がいらっしゃいました。 | Shachō ga irasshaimashita. | Schema 2: Il presidente della compagnia è arrivato. (rispettoso) |
| ご質問があれば、お知らせください。 | Goshitsumon ga areba, oshirase kudasai. | Modello 3: Se avete domande, fatemelo sapere. |
| 課長によると、会議は延期になるそうです。 | Kachō ni yoru to, kaigi wa enki ni naru sō desu. | Schema 4: Secondo il caposezione, la riunione sarà rinviata. |
Tre errori comuni quando si leggono le email di lavoro
Gli studenti di N3 di solito capiscono le parole in un'e-mail come questa, ma interpretano male chi fa cosa o perdono la richiesta. Queste tre trappole causano la maggior parte della confusione.
- Trattare ogni formula come contenuto. いつもお世話になっております, お疲れ様です e よろしくお願いいたします non contengono quasi alcuna informazione. Saltateli alla prima lettura e cercate numeri, luoghi e verbi d'azione.
- Manca la richiesta perché non ha ください. ご確認いただけると助かります e ご在宅をお願いいたします sono richieste ferme come qualsiasi comando. Se una frase menziona quanto qualcosa potrebbe aiutare, ti sta chiedendo di farlo.
- Confondere l'attore. ご連絡いたします (umile) è qualcosa che fa lo scrittore; ご確認いただける (ricevere un favore) è qualcosa che fa il lettore. In caso di dubbio, le forme umili puntano allo scrittore e いただく punta a te.
Un'abitudine utile è scrivere un riassunto di una riga in inglese dopo aver letto qualsiasi email di lavoro: cosa è cambiato, cosa devi fare ed entro quando. Per questa email: la riunione è ora alle 14:00, controlla l'allegato oggi e comunica a Sato se le cifre devono essere aggiornate.
Domande di comprensione
Queste domande mettono alla prova i fatti, che è ciò che non devi perderti quando leggi un'e-mail di lavoro reale. Rispondi con una breve frase cortese.
- Domanda 1: A che ora inizia la riunione adesso?
- Domanda 2: Perché non possono entrare presto nella sala riunioni?
- Domanda 3: Cosa farà Sato se saranno necessari i dati più recenti?
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 午後二時からです。 | Gogo niji kara desu. | Risposta 1: dalle 14:00 |
| 午前中、別の部署に予約されているからです。 | Gozenchū, betsu no busho ni yoyaku sarete iru kara desu. | Risposta 2: Perché un altro dipartimento lo ha prenotato per la mattina. |
| 本日中に資料を修正します。 | Honjitsu-chū ni shiryō o shūsei shimasu. | Risposta 3: Sato aggiornerà i documenti entro la fine di oggi. |
Leggilo ad alta voce come farebbe un collega
Leggere un'e-mail ad alta voce sembra strano, ma è il modo più veloce per rendere automatiche le formule keigo. Queste righe escono anche dalla bocca delle persone durante le riunioni e al telefono.
- Leggi l'intera email in silenzio una volta e annota il nuovo orario e la nuova stanza.
- Leggi ad alta voce le cinque righe della formula finché non risultano fluide: お疲れ様です, ご連絡いたします, ご確認いただけると助かります, ご不明な点がございましたら, よろしくお願いいたします.
- Leggi la parte 2 ad alta voce a una velocità calma e uniforme, come se la stessi leggendo a Yamamoto di persona.
- Pronuncia i tre fatti a memoria in giapponese informale, poi in giapponese cortese.
- Leggi l'e-mail ancora una volta e cronometrati. Cerca di diventare più veloce ogni giorno per una settimana senza perdere le vocali lunghe in 営業 (eigyō) e 本日中 (honjitsu-chū).
Sciogli ogni frase che ti sembra ancora poco chiara
Se una frase resiste ancora, incollala in Mocchi dopo /explain. 最新の数字が必要であれば、本日中に修正いたします è un buon test: Mocchi lo divide nella condizione, nel tempo e nel verbo umile, e ti dice chi fa cosa. Mocchi tiene traccia dei moduli keigo che continui a chiedere, quindi un successivo /review può riportarli indietro quando è probabile che li dimentichi.
Per sentire la stessa gentilezza nel parlato, apri AI Sensei, scegli Ibuki-sensei e chiedi a Ibuki-sensei di riprodurre Yamamoto. Raccontale del cambiamento della riunione con parole tue, educatamente, e lascia che ti faccia domande sui documenti.