Keigo untuk Mengunjungi Klien: Resepsionis, Kartu Nama, dan Berpamitan

Kunjungan dalam empat momen

Kunjungan klien memiliki empat momen yang kata-katanya hampir pasti: memasuki ruangan, memperkenalkan diri, menerima kartu, dan keluar. Jika keempat kalimat itu keluar dengan lancar, sisa kunjungan, pertemuan sebenarnya, bisa dilakukan dalam bahasa Jepang yang lebih sederhana dan sopan dan tidak ada yang keberatan.

Shitsurei itashimasu melakukan banyak pekerjaan. Secara harafiah saya melakukan suatu kekasaran, diucapkan pada saat mengetuk lalu masuk, pada saat duduk setelah dipersilakan, pada saat menyela, dan pada saat keluar. Bentuknya yang sopan dan sederhana, shitsurei shimasu, adalah apa yang Anda dengar di antara rekan kerja.

UnihongoBisnis Jepang

🚪失礼しつれいいたします。Permisi. (saat memasuki ruangan)

🙂さくら商事しょうじのリーと申もうします。Saya Lee dari Sakura Trading.

📇頂戴ちょうだいいたします。Terima kasih. (saat menerima kartu nama)

👋お邪魔じゃまいたしました。Terima kasih atas waktunya. (saat pamit)

Kedatangan dalam tiga tingkat kesopanan

Bandingkan bagaimana Anda akan mengatakan hal yang sama saat tiba di flat teman, di meja rekan kerja, dan di resepsi klien. Versi teman santai, versi rekan kerja sopan namun lugas, dan versi klien menambahkan dua lapisan: kata kerja sederhana untuk apa yang Anda lakukan, dan kerangka formal yang memberi tahu resepsionis apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Banyak pengunjung di Jepang yang datang lima hingga sepuluh menit lebih awal, melepas mantel mereka sebelum memasuki gedung, dan membawanya terlipat di lengan. Kebiasaan berbeda-beda menurut perusahaan dan musim, jadi perhatikan apa yang dilakukan orang lain, namun tiba di meja resepsionis tepat waktu, bukan terlalu awal, adalah kebiasaan yang umum.

Di meja resepsionis

Kantor besar memiliki meja staf; banyak perusahaan kecil yang memiliki ponsel atau tablet di lobi tempat Anda menelepon departemen. Dalam kedua kasus tersebut, isinya sama: siapa Anda, siapa yang Anda temui, dan kapan. Resepsionis akan menggunakan bentuk yang sederhana tentang rekannya sendiri, jadi dengarkan Tanaka tanpa sama; itulah aturan uchi-soto di tempat kerja, bukan kekasaran.

Diantar masuk dan mengambil tempat duduk

Saat tuan rumah datang menjemput Anda, ikuti mereka dan tunggu sampai diberi tahu di mana harus duduk. Di banyak ruang pertemuan di Jepang, kursi yang paling jauh dari pintu adalah kursi tamu, kamiza, dan tuan rumah biasanya akan mengarahkan Anda ke kursi tersebut. Jangan duduk sampai mereka mengundang Anda, dan ucapkan shitsurei itashimasu sambil duduk. Letakkan tas Anda di lantai di samping kursi Anda, bukan di atas meja.

Pertukaran kartu nama, baris demi baris

Kartu nama, meishi, biasanya dipertukarkan sambil berdiri, di awal, sebelum ada yang duduk. Pengunjung biasanya menawarkan terlebih dahulu. Pegang kartu Anda dengan kedua tangan, menghadap orang lain sehingga mereka dapat membacanya, dan ucapkan perkenalan Anda secara lengkap. Saat Anda menerima kartunya, ambillah dengan kedua tangan, ucapkan chōdai itashimasu, dan bacalah sejenak. Selama rapat, banyak orang yang menyimpan kartu-kartu itu di atas meja sesuai urutan duduknya.

Obrolan ringan, lalu urusan bisnis

Kebanyakan tuan rumah membuka dengan obrolan ringan sebentar: cuaca, perjalanan, apakah Anda dapat menemukan kantor dengan mudah. Jawab dengan singkat dan positif, lalu biarkan tuan rumah pindah ke bisnis, atau pindah ke sana sendiri dengan sassoku desu ga, kalau boleh langsung ke sana.

Meninggalkan ruangan dan gedung

Ucapkan terima kasih kepada tuan rumah Anda atas waktunya, berkemas, dan berdiri. Ucapkan shitsurei itashimasu di pintu ruang rapat. Jika tuan rumah mengantar Anda ke lift atau pintu masuk, ucapkan terima kasih lagi di sana; kochira de kekkō desu dengan sopan memberi tahu mereka bahwa mereka tidak perlu melangkah lebih jauh. Banyak orang membungkuk ketika pintu lift tertutup dan tidak membicarakan pekerjaan di dalam lift.

Keigo yang terlalu merendah dan salah tempat

Ada dua jenis kesalahan yang umum terjadi pada kunjungan. Yang pertama adalah menumpuk bentuk-bentuk sederhana pada satu kata kerja sampai terdengar tidak sopan. Yang kedua adalah menggunakan kata kerja yang rendah hati untuk tindakan klien, yang merendahkan mereka; kata kerja mairu, misalnya, bersifat rendah hati, jadi cocok untuk kedatangan dan kepergian Anda, tetapi tidak cocok untuk klien.

Latih kunjungan dari meja resepsionis sampai lift

Mulailah dengan Mocchi: ketik rincian kunjungan yang akan Anda lakukan, perusahaan klien, orang dan waktunya, dan tanyakan saluran penerimaan Anda, saluran pertukaran kartu Anda dan dua jawaban obrolan ringan. Mocchi menuliskannya, menjelaskan kata kerja mana yang rendah hati dan mana yang penuh hormat, dan mencatat bentuk-bentuk yang membuat Anda ragu.

Lalu berjalanlah melewatinya dengan keras dengan Ibuki-sensei di AI Sensei. Mintalah Sensei untuk berperan sebagai resepsionis terlebih dahulu dan kemudian sebagai klien, untuk menjelaskan cuaca atau perjalanan sebelum urusan bisnis, dan untuk mengoreksi Anda setiap kali Anda menggunakan kata kerja yang rendah hati untuk klien.