Kerangka di sekeliling setiap email kerja
Bayangkan email kantor Jepang sebagai gambar dalam bingkai. Bingkainya terdiri dari lima bagian: nama penerima beserta perusahaan dan departemennya, salam pembuka, baris yang menyebutkan siapa Anda, badan, dan baris penutup diikuti tanda tangan Anda. Pembaca membaca sekilas bingkai untuk melihat apakah Anda memahami hubungan tersebut, lalu membaca isi kontennya.
Dari garis bingkai, empat garis muncul begitu sering sehingga layak untuk dipelajari sebelum hal lainnya. Yang pertama adalah untuk orang-orang di luar perusahaan tempat Anda bekerja, yang kedua menutup hampir setiap email, yang ketiga membuka kontak pertama, dan yang keempat membuka email internal.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お世話になっております。 | Osewa ni natte orimasu. | Terima kasih atas dukungan Anda selama ini. |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Terima kasih sebelumnya. (penutup) |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no gorenraku shitsurei itashimasu. | Mohon maaf atas pesan yang mendadak ini. |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Halo. (untuk rekan kerja, internal) |
Satu pesan dalam tiga tingkat kesopanan
Ini adalah pesan singkat yang sama, mengirimkan file dan meminta pembaca untuk memeriksanya, ditulis ke teman, ke kolega di tim Anda, dan ke klien. Kontennya hampir tidak berubah; bingkai dan kata kerja lakukan. Versi biasa akan baik-baik saja di aplikasi obrolan. Versi sopan yang sederhana adalah hal yang wajar untuk surat internal. Versi keigo adalah yang diharapkan klien.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 資料送るね。見ておいて！ | Shiryō okuru ne. Mite oite! | Teman: Mengirim file. Coba lihat! (santai) |
| お疲れさまです。資料を送ります。確認をお願いします。 | Otsukaresama desu. Shiryō o okurimasu. Kakunin o onegai shimasu. | Rekan: Hai. Ini filenya. Silakan periksa. (sopan) |
| お世話になっております。資料をお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Osewa ni natte orimasu. Shiryō o ookuri itashimasu. Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Klien: Saya mengirimkan file. Saya akan berterima kasih jika Anda bisa memeriksanya. (keigo) |
| Bagian | Teman | Kolega | Klien |
|---|---|---|---|
| Pembukaan | Tidak ada, atau salam singkat | Otsukaresama desu | Osewa ni natte orimasu |
| Kata kerja untuk mengirim | Okuru (biasa) | Okurimasu (sopan) | Ookuri itashimasu (rendah hati) |
| Meminta | Mite oite | Kakunin o onegai shimasu | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu |
| Penutupan | Tidak ada atau emoji | Yoroshiku onegai shimasu | Yoroshiku onegai itashimasu |
Memilih kalimat pembuka sesuai situasi
Pembuka harus sesuai dengan apa yang terjadi antara Anda dan pembaca. Seringkali itu adalah standar osewa ni natte orimasu, tetapi beberapa situasi menggantikan atau memperluasnya. Menambahkan baris situasi tepat setelah sapaan adalah hal biasa: ucapkan terima kasih atas pertemuan kemarin, atau minta maaf atas balasan yang lambat, sebelum Anda langsung ke pokok permasalahan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Terima kasih, seperti biasa, atas dukungan Anda. |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete gorenraku itashimasu. | Ini pertama kalinya aku menulis surat padamu. |
| 度々失礼いたします。 | Tabitabi shitsurei itashimasu. | Maaf harus menulis lagi secepat ini. |
| ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。 | Gorenraku ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | Saya minta maaf atas balasan saya yang terlambat. |
| 先日はお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Terima kasih atas waktu Anda beberapa hari yang lalu. |
| ご無沙汰しております。 | Gobusata shite orimasu. | Sudah lama sekali sejak terakhir kali saya menulis. |
Tabitabi shitsurei itashimasu berguna ketika Anda mengirim email kedua pada hari yang sama, misalnya karena Anda lupa lampiran. Gobusata shite orimasu untuk orang yang sudah berbulan-bulan tidak Anda hubungi; ini sederhana dan sedikit formal, sehingga cocok untuk klien dan kontak yang lebih tua.
Menyebutkan siapa Anda
Setelah pembuka, beri nama diri Anda dengan perusahaan Anda. Dalam surat eksternal, gunakan de gozaimasu atau desu setelah nama Anda; ke kontak baru, ke mōshimasu adalah standar. Jangan menambahkan san atau gelar apa pun pada nama Anda sendiri, dan dalam bahasa Jepang, perusahaan Anda diutamakan, kemudian departemen Anda jika diperlukan, baru nama Anda.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| さくら商事のリーでございます。 | Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | Ini Lee dari Sakura Perdagangan. (resmi) |
| さくら商事営業部のリーと申します。 | Sakura Shōji eigyōbu no Rī to mōshimasu. | Nama saya Lee, Sakura Penjualan perdagangan. (kontak pertama) |
| 佐藤様のご紹介でご連絡いたしました。 | Satō sama no goshōkai de gorenraku itashimashita. | Saya menulis berdasarkan rekomendasi Tuan Sato. |
Kalimat penutup dari yang sehari-hari sampai sangat formal
Kalimat penutup berfungsi seperti busur di akhir pesan. Yoroshiku onegai itashimasu adalah defaultnya. Anda bisa membuatnya pas di badan dengan menambahkan apa yang Anda minta, atau dengan menambahkan hikitsuzuki, kedepannya, saat hubungan berlanjut. Untuk permintaan serius, permintaan maaf, atau pembaca senior, lanjutkan ke nanitozo dan mōshiagemasu.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | Saya berharap dapat terus bekerja sama dengan Anda. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Saya akan berterima kasih jika Anda bisa memeriksanya. |
| ご検討いただけますと幸いです。 | Gokentō itadakemasu to saiwai desu. | Saya akan berterima kasih jika Anda dapat mempertimbangkannya. |
| 今後ともよろしくお願いいたします。 | Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Saya harap kita bisa terus bekerja sama. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Dengan rasa terima kasih yang tulus sebelumnya. (sangat formal) |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, gorenraku made. | Sekadar catatan singkat untuk saat ini. |
Contoh email lengkap, baris demi baris
Berikut adalah email singkat ke klien setelah pertemuan, mengirimkan materi yang mereka minta. Setiap garis ada di dalam bingkai kecuali dua garis di tengah. Bacalah dengan lantang sekali; ritme garis bingkai adalah bagian yang membuatnya melekat.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 株式会社青山電機 営業部 佐藤様 | Kabushiki gaisha Aoyama Denki eigyōbu Satō sama | Tuan Sato, Departemen Penjualan, Aoyama Electric Co., Ltd. |
| いつもお世話になっております。さくら商事のリーでございます。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | Terima kasih seperti biasa. Ini Lee dari Sakura Perdagangan. |
| 先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ouchiawase no ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Terima kasih atas waktunya pada pertemuan kemarin. |
| ご依頼の資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Goirai no shiryō o tenpu itashimashita node, gokakunin kudasai. | Saya telah melampirkan materi yang Anda minta; tolong periksa. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni oshirase kudasai. | Jika ada yang tidak jelas, silakan beri tahu saya. |
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | Saya berharap dapat terus bekerja sama dengan Anda. |
Pembuka yang tidak cocok dan keigo berlebihan
Kebanyakan kesalahan email bukanlah kesalahan tata bahasa. Itu adalah garis bingkai yang tidak sesuai dengan hubungannya, atau bahasa yang terlalu sederhana sehingga pembaca harus menggali permintaannya. Inilah yang paling sering dilakukan oleh pelajar.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 資料を送付させていただきます。 | Shiryō o sōfu sasete itadakimasu. | Izinkan saya mengirimkan filenya. (baik sekali, berat jika diulang) |
| 資料をお送りいたします。 | Shiryō o ookuri itashimasu. | Saya mengirimkan filenya. (bentuk sederhana yang bersih) |
- Osewa ni natte orimasu di email pertama ke orang asing: pembaca belum memperhatikan Anda. Gunakan pembuka kontak pertama.
- Judul ditambah sama, seperti di Tanaka buchō sama. Banyak pembaca melihat ini sebagai gelar kehormatan ganda; tulis Tanaka buchō atau Tanaka sama. Pada baris alamat, buchō Tanaka sama sering diterima.
- Minasama kakui: kakui sudah berarti semua orang, jadi menambahkan minasama akan menggandakannya. Tulis kakui sendiri atau minasama saja.
- Sasete itadakimasu pada setiap kata kerja. Satu atau dua baik-baik saja; lima dalam layanan suara email singkat. Bentuk sederhana yang sederhana seperti ookuri itashimasu lebih bersih.
- Gokurōsama desu kepada klien atau manajer: banyak orang merasa ini untuk mereka yang berada di bawah Anda. Gunakan otsukaresama desu di dalam perusahaan dan osewa ni natte orimasu di luar.
Bangun kerangka yang bisa dipakai ulang
Ketik situasi sebenarnya di Mocchi, misalnya: Saya menulis surat kepada klien untuk pertama kalinya setelah seorang kolega memperkenalkan kami; beri saya pembuka, perkenalan diri dan penutup, serta jelaskan tingkatannya masing-masing. Mocchi menulis garis bingkai, menjelaskan mengapa masing-masing cocok, dan mengingat situasi yang Anda tanyakan, sehingga Anda dapat meminta kuis singkat tentang situasi tersebut beberapa hari kemudian dengan /review.
Untuk menjaga garis di kepala Anda di antara email, ubah lima pembuka dan penutup favorit Anda menjadi kartu dengan /create-flashcards, lalu mainkan Flashcard Flip dari halaman permainan dengan dek Anda sendiri. Mencocokkan kalimat bahasa Jepang dengan situasinya, bukan hanya terjemahannya, adalah keterampilan yang Anda perlukan saat Anda duduk untuk menulis.