Empat kalimat yang membawa sebagian besar panggilan kerja
Sebagian besar panggilan masuk di kantor Jepang mengikuti jalur yang sama: Anda menyapa, Anda mengidentifikasi perusahaan, Anda mencari tahu siapa penelepon yang diinginkan, dan Anda mentransfer panggilan atau menjelaskan bahwa orang tersebut tidak ada dan menerima pesan. Empat baris melakukan sebagian besar pekerjaan, dan setiap baris sudah keigo, jadi Anda tidak perlu membangunnya dari aturan tata bahasa di bawah tekanan.
Banyak kantor juga mempunyai kebiasaan yang patut ditiru: jika telepon berdering lebih dari tiga kali sebelum Anda mengangkatnya, mulailah dengan omatase itashimashita, maaf membuat Anda menunggu. Kedengarannya kecil, tetapi penelepon menyadarinya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. | Terima kasih telah menelepon. |
| 少々お待ちください。 | Shōshō omachi kudasai. | Mohon tunggu sebentar. |
| ただいま席を外しております。 | Tadaima seki o hazushite orimasu. | Beliau sedang tidak di mejanya. |
| 折り返しお電話いたします。 | Orikaeshi odenwa itashimasu. | Kami akan menelepon balik. (rendah hati) |
| はい、さくら商事でございます。 | Hai, Sakura Shōji de gozaimasu. | Ya, Sakura Berbicara tentang perdagangan. (resmi) |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Maaf telah membuatmu menunggu. |
Permintaan yang sama dalam tiga tingkat kesopanan
Pembelajar sering kali mengetahui bentuk kalimat biasa dan bentuk desu/masu namun terdiam ketika mereka memerlukan versi teleponnya. Melihat ketiganya secara berdampingan membantu: maknanya tetap sama, dan hanya jaraknya yang berubah. Garis kasual adalah untuk teman dan keluarga. Kalimat sopan yang sederhana adalah bahasa Jepang yang benar dan baik-baik saja dengan rekan kerja lho, tapi di saluran perusahaan bagi penelepon dari luar, kedengarannya agak polos. Baris keigo adalah apa yang diharapkan oleh penelepon.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| ちょっと待って。 | Chotto matte. | Tunggu sebentar. (santai) |
| 少し待ってください。 | Sukoshi matte kudasai. | Mohon tunggu sebentar. (sopan) |
| 少々お待ちいただけますか。 | Shōshō omachi itadakemasu ka. | Bisakah Anda menunggu sebentar? (keigo) |
| 誰？ | Dare? | Siapa itu? (santai) |
| お名前は何ですか。 | Onamae wa nan desu ka. | Siapa namamu? (sopan, tapi blak-blakan) |
| 失礼ですが、どちら様でしょうか。 | Shitsurei desu ga, dochira sama deshō ka. | Bolehkah saya bertanya siapa yang menelepon? (keigo) |
| 伝えておくね。 | Tsutaete oku ne. | aku akan memberitahu mereka. (santai) |
| 伝えておきます。 | Tsutaete okimasu. | aku akan memberitahu mereka. (sopan) |
| 申し伝えます。 | Mōshitsutaemasu. | Saya akan meneruskannya. (rendah hati) |
| Ragam bahasa | Siapa yang mendengarnya di telepon kantor | Apa yang menandakannya |
|---|---|---|
| Kasual | Tak seorang pun di jalur perusahaan; hanya panggilan pribadi dengan teman | Kedekatan; di jalur kerja kedengarannya ceroboh |
| Sopan santun (desu/masu) | Seorang rekan menelepon dari lantai lain | Benar dan ramah, tapi tipis untuk penelepon luar |
| Keigo (hormat + rendah hati) | Pelanggan, klien, pemasok, siapa pun di luar | Bahwa Anda berbicara mewakili perusahaan |
Contoh panggilan: orang yang dicari sedang keluar
Ini adalah panggilan paling umum yang ditangani oleh karyawan junior. Penelepon menginginkan rekan Anda Tanaka yang sedang rapat. Perhatikan tiga hal: penelepon menggunakan Tanaka-sama dan kata kerja hormat, Anda menggunakan kata kerja Tanaka biasa dan kata kerja rendah hati, dan Anda mengulangi kembali nomor telepon sebelum mengakhiri panggilan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。さくら商事営業部、リーでございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Sakura Shōji eigyōbu, Rī de gozaimasu. | Anda: Terima kasih telah menelepon. Sakura Penjualan perdagangan, Lee berbicara. |
| 青山電機の佐藤と申します。いつもお世話になっております。 | Aoyama Denki no Satō to mōshimasu. Itsumo osewa ni natte orimasu. | Penelepon: Ini adalah Sato dari Aoyama Listrik. Terima kasih atas dukungan Anda. |
| こちらこそ、お世話になっております。 | Kochira koso, osewa ni natte orimasu. | Anda: Terima kasih juga atas ucapan Anda. |
| 恐れ入りますが、田中様はいらっしゃいますか。 | Osoreirimasu ga, Tanaka sama wa irasshaimasu ka. | Penelepon: Permisi, apakah Tuan Tanaka ada? |
| 申し訳ございません。田中はただいま会議中でございます。 | Mōshiwake gozaimasen. Tanaka wa tadaima kaigichū de gozaimasu. | Kamu : aku sangat menyesal. Tanaka sedang rapat saat ini. |
| 何時ごろお戻りになりますか。 | Nanji goro omodori ni narimasu ka. | Penelepon: Sekitar jam berapa dia akan kembali? |
| 三時には戻る予定です。 | Sanji ni wa modoru yotei desu. | Kamu: Tanaka harusnya sudah kembali jam tiga. |
| 戻りましたら、こちらからお電話いたしましょうか。 | Modorimashitara, kochira kara odenwa itashimashō ka. | Kamu: Haruskah kami menghubungimu kembali saat Tanaka kembali? |
| はい、お願いします。 | Hai, onegai shimasu. | Penelepon: Ya, silakan. |
| 念のため、お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。 | Nen no tame, odenwa bangō o ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Kamu : Untuk jaga-jaga, bolehkah aku minta nomor teleponmu? |
| 03-1234-5678です。 | Zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu. | Penelepon: Ini 03-1234-5678. |
| 復唱いたします。青山電機の佐藤様、03-1234-5678ですね。 | Fukushō itashimasu. Aoyama Denki no Satō sama, zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu ne. | Anda: Izinkan saya ulangi: Tuan Sato dari Aoyama Listrik, 03-1234-5678. |
| 確かに申し伝えます。私、リーが承りました。 | Tashika ni mōshitsutaemasu. Watakushi, Rī ga uketamawarimashita. | Anda: Saya pasti akan menyebarkannya. Ini adalah Lee. |
| よろしくお願いいたします。失礼いたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. Shitsurei itashimasu. | Penelepon: Terima kasih. Selamat tinggal. |
Mencatat pesan agar tidak perlu ada yang menelepon balik
Slip pesan hanya berguna jika kolega Anda dapat menindaklanjutinya tanpa menelepon Anda terlebih dahulu. Dapatkan enam hal ini, dan konfirmasikan ejaan nama yang Anda tidak yakin. Menanyakan bagaimana sebuah nama ditulis adalah hal yang wajar dan sopan; menebak tidak.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| よろしければ、ご伝言を承りましょうか。 | Yoroshikereba, godengon o uketamawarimashō ka. | Jika Anda mau, bolehkah saya menerima pesan? |
| お名前はどのような漢字でしょうか。 | Onamae wa dono yō na kanji deshō ka. | Bagaimana namamu ditulis dalam kanji? |
| 恐れ入りますが、お電話が少々遠いようです。 | Osoreirimasu ga, odenwa ga shōshō tōi yō desu. | Maaf, saya kesulitan mendengarkan Anda. |
| もう一度お願いできますか。 | Mō ichido onegai dekimasu ka. | Bisakah kamu mengatakannya sekali lagi? |
| かしこまりました。 | Kashikomarimashita. | Tentu. (rendah hati, sangat umum) |
- Nama penelepon dan perusahaan, dengan kanji jika Anda bisa mendapatkannya
- Nomor telepon mereka, diulangi digit demi digit
- Tentang apa panggilan itu, dalam satu baris
- Apakah mereka ingin ditelepon balik, akan menelepon lagi, atau sekadar ingin pesannya disampaikan
- Waktu panggilan
- Nama Anda sendiri, sehingga rekan Anda tahu harus bertanya kepada siapa
Uchi dan soto: rendahkan rekan kerja sendiri
Ini adalah aturan yang paling mengejutkan pelajar. Di dalam kantor Anda menelepon manajer Anda Tanaka-buchō dan menggunakan kata kerja hormat tentang mereka. Saat Anda berbicara dengan penelepon luar, manajer Anda menjadi bagian dari pihak Anda, uchi, dan penelepon tersebut adalah soto. Anda menghilangkan san dan jabatan setelah nama, dan Anda menggunakan kata kerja sederhana untuk manajer Anda sendiri, persis seperti yang Anda lakukan untuk diri Anda sendiri.
Mungkin terasa tidak hormat kepada atasan Anda, namun yang terjadi justru sebaliknya: menghormati kolega Anda sendiri di depan klien terdengar seolah-olah Anda mengangkat perusahaan Anda di atas klien.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 田中さんはいらっしゃいません。 | Tanaka san wa irasshaimasen. | Tuan Tanaka tidak ada. (salah pada orang luar) |
| あいにく田中は外出しております。 | Ainiku Tanaka wa gaishutsu shite orimasu. | Aku khawatir Tanaka sedang keluar. (benar) |
| 部長の田中が申しておりました。 | Buchō no Tanaka ga mōshite orimashita. | Manajer kami, Tanaka, menyebutkannya. (kepada orang luar) |
| Anda berbicara tentang manajer Anda Tanaka | Untuk rekan kerja di dalam | Kepada penelepon luar |
|---|---|---|
| Bagaimana Anda memberi nama pada mereka | Tanaka-buchō atau Tanaka-san | Tanaka, atau buchō bukan Tanaka |
| Sedang rapat | Kaigi ni dete irasshaimasu (dengan hormat) | Kaigichū de gozaimasu (formal) |
| Sedang di luar kantor | Gaishutsu sarete imasu | Gaishutsu shite orimasu (rendah hati) |
| Mengatakan sesuatu | Osshatte imashita | Mōshite orimashita (rendah hati) |
Mengalihkan panggilan dan menerimanya
Saat orang tersebut ada di mejanya, Anda menahan penelepon dan meneruskan panggilan, memberi tahu rekan Anda yang menelepon sebelum Anda mentransfer. Rekan yang mengangkat membuka dengan saluran tetap yang memberi tahu penelepon bahwa transfer berhasil.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 田中でございますね。ただいま代わります。 | Tanaka de gozaimasu ne. Tadaima kawarimasu. | Kamu: Untuk Tanaka? Aku akan mengantarmu. |
| 田中さん、青山電機の佐藤様からお電話です。 | Tanaka san, Aoyama Denki no Satō sama kara odenwa desu. | Anda, kepada rekan: Telepon dari Tuan Sato, Aoyama Listrik. |
| お電話代わりました。田中です。 | Odenwa kawarimashita. Tanaka desu. | Rekan: Tanaka berbicara; Saya sudah menerima teleponnya. |
| 担当の者に代わりますので、少々お待ちください。 | Tantō no mono ni kawarimasu node, shōshō omachi kudasai. | Saya akan menyerahkan Anda kepada orang yang bertanggung jawab; Tunggu sebentar. |
Perhatikan bahwa di dalam kantor, saat berbicara dengan Tanaka, Anda menggunakan Tanaka-san lagi. Peralihan uchi-soto terjadi pada menit yang sama, bergantung pada siapa yang mendengarkan.
Jebakan keigo berlebihan dan kesalahan umum lainnya
Begitu pembelajar menemukan keigo, mereka cenderung menumpuknya. Dua bentuk kehormatan pada satu kata kerja, nijū keigo atau ganda keigo, juga merupakan salah satu kesalahan paling umum di antara karyawan baru di Jepang, dan ini adalah hal yang harus diperhatikan oleh penelepon yang cermat. Beberapa bentuk seperti ukagatte orimasu digunakan secara luas dalam bisnis sehingga orang menerimanya; yang di bawah ini yang harus diperbaiki terlebih dahulu.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| おっしゃられました。 | Osshararemashita. | Kata (ganda keigo: hindari) |
| おっしゃいました。 | Osshaimashita. | Kata (bentuk hormat yang benar) |
| 拝見させていただきます。 | Haiken sasete itadakimasu. | Saya akan memeriksanya (terlalu rendah hati) |
| 拝見します。 | Haiken shimasu. | Saya akan melihatnya (bentuk sederhana yang benar) |
| よろしかったでしょうか。 | Yoroshikatta deshō ka. | Apakah itu baik-baik saja? (banyak yang tidak menyukai ini) |
| よろしいでしょうか。 | Yoroshii deshō ka. | Apakah itu baik-baik saja? (formulir aman) |
- Mengatakan ryōkai shimashita kepada pelanggan: banyak orang menganggapnya terlalu biasa; gunakan shōchi itashimashita atau kashikomarimashita.
- Menjawab dengan moshi moshi pada panggilan bisnis masuk: banyak perusahaan melatih staf untuk memulai dengan sapaan dan nama perusahaan.
- Menggunakan de gozaimasu untuk pemanggil, seperti pada Satō-sama de gozaimasu ka. Ini berfungsi di beberapa pengaturan layanan, tetapi Satō-sama de irasshaimasu ka adalah bentuk yang terhormat.
- Tutup telepon dulu. Dengan pelanggan, banyak orang menunggu penelepon menutup telepon, atau meletakkan gagang telepon dengan lembut setelah jeda singkat.
Latih satu panggilan utuh sebelum telepon berdering
Tanyakan kepada Mocchi sesuatu yang spesifik, seperti: beri saya lima kalimat tentang atasan saya yang harus saya ubah dari dalam kantor keigo menjadi penelepon dari luar keigo, lalu periksa jawaban saya. Mocchi menjelaskan setiap koreksi, dan karena ia menyimpan catatan tentang apa yang Anda lewatkan, tombol uchi-soto akan muncul kembali di tinjauan selanjutnya hingga diperbaiki.
Kemudian jadikan itu nyata dengan suara Anda. Di AI Sensei, pilih Yamada-sensei dan minta Sensei untuk berperan sebagai klien yang memanggil manajer Anda. Terima telepon, jelaskan bahwa manajer Anda sedang keluar, ambil nomor telepon dan ulangi lagi. Minta Sensei untuk berbicara dengan kecepatan kantor normal untuk kedua kalinya; laporan sesi mencantumkan formulir yang Anda salah.