Empat langkah yang Anda lakukan di setiap rapat
Apa pun isi rapatnya, kontribusi lisan Anda terbagi dalam beberapa langkah: menyampaikan pendapat, bertanya, menyetujui, dan tidak setuju. Bahasa Jepang memiliki pembuka yang tetap dan sopan untuk masing-masingnya. Mempersiapkannya berarti Anda hanya perlu memikirkan isinya, bukan bagaimana memulainya.
Itten yoroshii deshō ka, secara harafiah berarti satu poin, adalah yang paling berguna dari semuanya. Ini meminta izin untuk berbicara, menandakan bahwa maksud Anda singkat, dan memberikan waktu bagi setiap orang untuk menoleh ke arah Anda.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 一点よろしいでしょうか。 | Itten yoroshii deshō ka. | Bolehkah saya mengangkat satu hal? |
| 質問させてください。 | Shitsumon sasete kudasai. | Bolehkah saya bertanya? |
| 賛成です。 | Sansei desu. | Saya setuju. |
| 別の見方もあるかと思います。 | Betsu no mikata mo aru ka to omoimasu. | Mungkin ada pandangan lain. |
Langkah yang sama dalam tiga tingkat kesopanan
Obrolan tim saat makan siang, rapat tim mingguan, dan pertemuan dengan klien atau eksekutif senior, masing-masing memerlukan tingkat yang berbeda. Versi sopan santun di bawah ini benar-benar benar dan normal dalam banyak pertemuan internal. Versi keigo ditujukan untuk pertemuan dengan klien, manajer senior, atau siapa pun yang Anda hormati.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| ちょっといい？ | Chotto ii? | Ada waktu sebentar? (santai) |
| ちょっといいですか。 | Chotto ii desu ka. | Bisakah saya mengatakan sesuatu? (sopan) |
| 一点よろしいでしょうか。 | Itten yoroshii deshō ka. | Bolehkah saya menyampaikan satu poin? (keigo) |
| いいね、それ。 | Ii ne, sore. | Bagus, aku menyukainya. (santai) |
| いい案だと思います。 | Ii an da to omoimasu. | Menurutku itu ide yang bagus. (sopan) |
| 大変良いご提案だと思います。 | Taihen yoi goteian da to omoimasu. | Menurut saya ini adalah usulan yang sangat bagus. (keigo) |
| それ、違うと思う。 | Sore, chigau to omou. | Menurutku itu tidak benar. (santai) |
| それは少し違うと思います。 | Sore wa sukoshi chigau to omoimasu. | Menurutku itu sedikit berbeda. (sopan) |
| 恐れ入りますが、私は少し異なる意見を持っております。 | Osoreirimasu ga, watakushi wa sukoshi kotonaru iken o motte orimasu. | Maaf, tapi saya memiliki pandangan yang sedikit berbeda. (keigo) |
Bertanya dan meminta penjelasan tanpa menyalahkan pembicara
Sebuah pertanyaan dalam pertemuan bahasa Jepang tidak boleh memberi kesan bahwa pembicara memberikan penjelasan yang buruk. Bingkai sesuai kebutuhan Anda sendiri untuk mengonfirmasi: kakunin desu ga, sekadar konfirmasi. Mengulangi kembali apa yang Anda pahami, tsumari ... hingga iu koto deshō ka, merupakan pertanyaan sekaligus ringkasan, dan sering kali hal ini diterima.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 先ほどの点について、もう少し詳しく伺えますか。 | Sakihodo no ten ni tsuite, mō sukoshi kuwashiku ukagaemasu ka. | Bisakah Anda ceritakan lebih banyak tentang poin sebelumnya? |
| 確認ですが、締め切りは月末ということでよろしいでしょうか。 | Kakunin desu ga, shimekiri wa getsumatsu to iu koto de yoroshii deshō ka. | Sekadar konfirmasi, batas waktunya akhir bulan? |
| つまり、予算は変わらないということでしょうか。 | Tsumari, yosan wa kawaranai to iu koto deshō ka. | Jadi anggarannya tetap sama ya? |
| お話の途中で申し訳ありませんが、 | Ohanashi no tochū de mōshiwake arimasen ga, | Maaf mengganggu, tapi... |
Setuju, dengan atau tanpa syarat
Kesepakatan sederhananya mudah: sansei desu, atau watakushi mo onaji iken desu. Pertemuan nyata sering kali membutuhkan kesepakatan dengan suatu kondisi, dan bahasa Jepang memiliki bentuk standar untuk itu: kihonteki ni wa sansei desu, pada dasarnya saya setuju, diikuti oleh tada, adil, dan keprihatinan Anda. Strukturnya memungkinkan Anda mengangkat masalah sambil tetap berada di sisi yang sama.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| おっしゃるとおりです。 | Ossharu tōri desu. | Anda benar. (hormat) |
| 私も同じ意見です。 | Watakushi mo onaji iken desu. | Saya memiliki pendapat yang sama. |
| 基本的には賛成です。ただ、費用の面が少し気になります。 | Kihonteki ni wa sansei desu. Tada, hiyō no men ga sukoshi ki ni narimasu. | Saya pada dasarnya setuju. Saya hanya sedikit khawatir tentang biaya. |
Berbeda pendapat dengan sopan
Ketidaksepakatan langsung, hantai desu, saya keberatan, digunakan, tetapi sebagian besar dilakukan oleh orang-orang senior atau dalam pemungutan suara formal. Seorang anggota junior biasanya tidak setuju dalam tiga langkah: mengakui pandangan lain, menyatakan kekhawatirannya dengan lembut, dan mengusulkan alternatif. Pelunak ka to omoimasu dan kamo shiremasen membuat kekhawatiran terdengar seperti kontribusi dan bukannya tantangan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| おっしゃることはよくわかります。 | Ossharu koto wa yoku wakarimasu. | Saya sepenuhnya memahami apa yang Anda katakan. |
| ただ、スケジュールの面で懸念があるかと思います。 | Tada, sukejūru no men de kenen ga aru ka to omoimasu. | Namun, mungkin ada kekhawatiran mengenai jadwalnya. |
| 別の案として、段階的に進めるのはいかがでしょうか。 | Betsu no an to shite, dankaiteki ni susumeru no wa ikaga deshō ka. | Sebagai alternatif, bagaimana jika dilakukan secara bertahap? |
Dialog contoh: menyampaikan kekhawatiran soal jadwal
Manajer Yamamoto memimpin rapat tim tentang jadwal baru. Lee berpendapat masa pengujiannya terlalu singkat. Perhatikan bagaimana Lee menyampaikan pendapatnya, pertama-tama menyetujuinya, mengemukakan kekhawatirannya dengan cara yang lebih lembut, mendukungnya dengan pengalaman, dan mengakhirinya dengan menawarkan diri untuk melakukan pekerjaan tersebut.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| では、新しいスケジュール案について、ご意見はありますか。 | Dewa, atarashii sukejūru an ni tsuite, goiken wa arimasu ka. | Manajer: Ada komentar tentang rancangan jadwal baru? |
| 一点よろしいでしょうか。 | Itten yoroshii deshō ka. | Anda: Bolehkah saya menyampaikan satu poin? |
| どうぞ。 | Dōzo. | Manajer: Silakan. |
| 基本的には賛成です。ただ、テスト期間が一週間というのは少し短いかと思います。 | Kihonteki ni wa sansei desu. Tada, tesuto kikan ga isshūkan to iu no wa sukoshi mijikai ka to omoimasu. | Anda: Saya pada dasarnya setuju, tetapi pengujian selama satu minggu mungkin terasa singkat. |
| なるほど。どのくらい必要だと思いますか。 | Naruhodo. Dono kurai hitsuyō da to omoimasu ka. | Manajer: Saya mengerti. Menurut Anda berapa lama yang kita perlukan? |
| 前回の経験から申しますと、二週間あると安心です。 | Zenkai no keiken kara mōshimasu to, nishūkan aru to anshin desu. | Anda: Dari sebelumnya, dua minggu akan lebih aman. |
| 確かに、前回は遅れが出ましたね。 | Tashika ni, zenkai wa okure ga demashita ne. | Rekan: Itu benar, kami mengalami penundaan terakhir kali. |
| もしよろしければ、テスト計画を私のほうでまとめます。 | Moshi yoroshikereba, tesuto keikaku o watakushi no hō de matomemasu. | Anda: Jika Anda mau, saya akan menyusun rencana pengujiannya. |
| ありがとう。では、来週の会議で共有してください。 | Arigatō. Dewa, raishū no kaigi de kyōyū shite kudasai. | Manajer: Terima kasih. Kalau begitu silakan dibagikan pada pertemuan minggu depan. |
| 承知いたしました。 | Shōchi itashimashita. | Anda: Tentu saja. |
Keigo yang salah tempat dan kesalahan rapat lainnya
Rapat memadukan orang-orang dari tingkatan yang berbeda, sehingga mudah untuk menunjukkan kata kerja yang rendah hati pada orang yang salah. Mōsu bersifat rendah hati: ini untuk apa yang Anda atau pihak Anda katakan, tidak pernah untuk apa yang dikatakan manajer atau klien Anda. Beberapa kata evaluasi juga terdengar aneh ketika diarahkan ke atas.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 部長が申されたとおり、 | Buchō ga mōsareta tōri, | Seperti yang dikatakan manajer (kata kerja sederhana untuk senior: salah) |
| 部長がおっしゃったとおり、 | Buchō ga osshatta tōri, | Seperti yang dikatakan manajer (benar dengan hormat) |
| 参考になりました。 | Sankō ni narimashita. | Itu berguna. (bisa terdengar evaluatif ke atas) |
| 大変勉強になりました。 | Taihen benkyō ni narimashita. | Saya belajar banyak. (lebih aman untuk manula) |
| 御社のご提案、ありがとうございます。 | Onsha no goteian, arigatō gozaimasu. | Terima kasih atas proposal perusahaan Anda. (lisan) |
| 弊社としては、前向きに考えております。 | Heisha to shite wa, maemuki ni kangaete orimasu. | Perusahaan kami mempertimbangkannya secara positif. |
- Naruhodo desu ne, diulangi kepada senior: banyak pendengar menganggapnya sedikit mengevaluasi. Sō desu ne atau ossharu tōri desu lebih aman.
- Ryōkai desu kepada klien atau manajer senior: shōchi itashimashita atau kashikomarimashita lebih aman.
- Mengatakan kisha dengan lantang: kisha adalah bentuk tertulis; dalam penggunaan ucapan onsha.
Menutup rapat dan mengonfirmasi tindak lanjut
Sebelum orang pergi, seseorang biasanya menegaskan apa yang telah diputuskan dan siapa melakukan apa. Menawarkan untuk melakukan hal itu sendiri adalah cara yang baik bagi anggota tim baru untuk berkontribusi. Akhiri dengan ucapan terima kasih kepada semua orang atas waktunya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 本日の決定事項を確認させてください。 | Honjitsu no kettei jikō o kakunin sasete kudasai. | Izinkan saya mengonfirmasi keputusan hari ini. |
| 次回までに、私が議事録をまとめてお送りします。 | Jikai made ni, watakushi ga gijiroku o matomete ookuri shimasu. | Sebelum waktu berikutnya, saya akan menulis notulensinya dan mengirimkannya. |
| 本日はありがとうございました。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. | Terima kasih semuanya untuk hari ini. |
Latih rapat Anda berikutnya
Ceritakan kepada Mocchi tentang pertemuan yang akan datang: topik, siapa yang akan hadir, dan poin yang ingin Anda sampaikan. Mintalah untuk menuliskan kontribusi Anda dua kali, sekali untuk rapat tim internal dan sekali untuk rapat dengan klien, dan untuk menjelaskan perbedaannya. Mocchi melacak tempat kerja dan peran Anda, sehingga latihan selanjutnya menggunakan konteks yang sama.
Kemudian berlatihlah berbicara secara real time. Di AI Sensei, minta Yamada-sensei untuk memimpin rapat dan menyajikan rencana dengan titik lemah. Ambil kesempatan, setujui suatu kondisi dan usulkan alternatif. Minta Sensei untuk bereaksi seperti manajer yang sedikit skeptis sehingga Anda harus mempertahankan ide Anda dengan sopan.