Les quatre services en un coup d'œil
Le courrier recommandé est un courrier ordinaire avec un service supplémentaire ajouté. Vous payez les frais de port normaux plus les frais de service et vous recevez un reçu avec un numéro de suivi, le otoiawase bangō. Ce sont les quatre mots imprimés sur le menu du comptoir qui comptent le plus.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 簡易書留でお願いします | Kan'i kakitome de onegai shimasu | En recommandé simple, s'il vous plaît |
| 一般書留 | ippan kakitome | recommandé ordinaire |
| 現金書留 | genkin kakitome | recommandé espèces |
| 特定記録 | tokutei kiroku | simple suivi (dans la boîte aux lettres) |
Lequel choisir
Choisissez parmi deux questions : l'objet a-t-il une valeur que vous souhaiteriez compenser et le destinataire doit-il signer pour l'obtenir ? Le tableau décrit le modèle habituel ; les limites et les frais d'indemnisation sont indiqués sur le site de Japan Post.
| Service | Comment il est livré | Compensation | Utilisation typique |
|---|---|---|---|
| Ippan kakitome (ordinaire) | En personne, signature ou cachet | Supérieur, jusqu'à une valeur déclarée | Objets de valeur, contrats, articles nécessitant une preuve de livraison |
| Kan'i kakitome (simple) | En personne, signature ou cachet | Limite inférieure fixe | Documents, billets, candidatures |
| Genkin kakitome (espèces) | En personne, signature ou cachet | Jusqu'au montant en espèces déclaré | Envoi d'argent liquide ou de cadeaux |
| Tokutei kiroku (enregistrement uniquement) | Dans la boîte aux lettres, livraison enregistrée | Aucun | Documents qui nécessitent uniquement un enregistrement |
Deux modules complémentaires valent la peine d'être connus. Haitatsu shōmei, preuve de livraison, donne à l'expéditeur une carte postale confirmant la date de livraison, et naiyō shōmei, contenu certifié, prouve ce que dit une lettre et quand elle a été envoyée ; il est utilisé pour les mises en demeure telles que les résiliations de contrats. Les deux sont ajoutés au courrier recommandé ordinaire. Honnin gentei uketori, la livraison au destinataire uniquement, est quelque chose que vous rencontrez en tant que destinataire : les sociétés émettrices de cartes l'utilisent pour que vous seul, avec la bonne pièce d'identité, puissiez recevoir l'article.
Letter Pack Plus, l'enveloppe rouge prépayée, est également remise en personne avec une signature ou un cachet, mais il ne s'agit pas d'un courrier recommandé et ne comporte aucune compensation.
Envoyer un recommandé au guichet
Les envois recommandés ne peuvent pas aller dans une boîte aux lettres : apportez-les à un guichet postal. Écrivez les adresses comme d'habitude ; le compteur ajoute l'étiquette et le numéro de suivi. Pour de l'argent liquide, achetez l'enveloppe d'argent liquide au comptoir, mettez l'argent à l'intérieur, scellez-la et inscrivez le montant sur l'enveloppe.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| これを書留で送りたいです。 | Kore o kakitome de okuritai desu. | Je voudrais envoyer ceci par courrier recommandé. |
| 簡易書留と一般書留、どちらになさいますか。 | Kan'i kakitome to ippan kakitome, dochira ni nasaimasu ka. | Employé : Enregistré simple ou ordinaire ? |
| 中身は書類です。 | Nakami wa shorui desu. | Le contenu est des documents. |
| 現金書留の封筒をください。 | Genkin kakitome no fūtō o kudasai. | Une enveloppe en espèces, s'il vous plaît. |
| いつ届きますか。 | Itsu todokimasu ka. | Quand arrivera-t-il ? |
| こちらが控えです。 | Kochira ga hikae desu. | Employé : Voici votre copie du reçu. |
Conservez le reçu, le hikae ou le uketorishō, jusqu'à ce que l'article soit arrivé. Son numéro permet de suivre l'article en ligne et est nécessaire pour toute réclamation.
Recevoir un recommandé
Le transporteur sonne chez vous et vous remet l'article, ou à quelqu'un à l'adresse, en demandant une signature ou un sceau personnel. Si vous avez un sceau, un hanko, vous pouvez l'utiliser ; une signature, c'est bien. Pour les articles réservés au destinataire, le transporteur vérifie votre pièce d'identité et le nom doit correspondre exactement.
Le courrier recommandé n'est ni déposé dans la boîte aux lettres ni à la porte et la livraison en lieu sûr ne s'y applique pas. C’est pourquoi une grande partie de ces informations finissent par être des erreurs.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 書留です。 | Kakitome desu. | Transporteur : Courrier recommandé pour vous. |
| こちらにサインかハンコをお願いします。 | Kochira ni sain ka hanko o onegai shimasu. | Transporteur : Veuillez signer ou tamponner ici. |
| サインでいいですか。 | Sain de ii desu ka. | Vous : Une signature est-elle OK ? |
| 本人限定受取郵便 | honnin gentei uketori yūbin | courrier réservé au destinataire (pièce d'identité requise) |
L'avis de passage d'un recommandé
Si vous êtes absent, vous recevez un bordereau de livraison manquée, le fuzai renraku hyō, dans votre boîte aux lettres. Il indique le type d'article, le numéro de suivi et le dernier jour où la poste le conservera. Vous pouvez réserver une nouvelle livraison en ligne, par application ou par téléphone, ou bien la récupérer au guichet du bureau de poste indiqué sur le bordereau.
Pour le récupérer, munissez-vous du bordereau et de la pièce d'identité, ainsi que de votre sceau si vous en utilisez un. Si quelqu'un d'autre le récupère pour vous, vérifiez sur le bordereau ce dont il a besoin, qui comprend généralement votre autorisation et sa pièce d'identité ; les articles réservés au destinataire ne peuvent généralement pas être récupérés par quelqu'un d'autre.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 不在連絡票 | fuzai renraku hyō | bon de livraison manqué |
| 保管期限 | hokan kigen | le dernier jour il sera conservé |
| 再配達 | sai haitatsu | relivraison |
| 不在票の書留を受け取りに来ました。 | Fuzaihyō no kakitome o uketori ni kimashita. | Vous : Je viens pour un courrier recommandé, voici le bordereau. |
| 身分証明書はお持ちですか。 | Mibun shōmeisho wa omochi desu ka. | Employé : Avez-vous une pièce d’identité ? |
| はい、在留カードです。 | Hai, zairyū kādo desu. | Vous : Oui, ma carte de séjour. |
Envoyer des documents importants : un choix pratique
Lorsqu'un bureau, une école ou une entreprise vous demande d'envoyer des documents, lisez d'abord leurs instructions ; beaucoup disent quel service utiliser. S'ils disent uniquement par courrier, une valeur par défaut raisonnable est un simple envoi recommandé pour les originaux que vous ne pouvez pas remplacer facilement, et un enregistrement uniquement pour les copies. Pour une annulation de contrat ou une plainte formelle, demandez à l'autre partie ou à un service de conseil si un courrier à contenu certifié est attendu.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 簡易書留で送ってください | kan'i kakitome de okutte kudasai | Mode d'emploi : envoi par simple recommandé |
| 書留でなくても大丈夫ですか。 | Kakitome de nakute mo daijōbu desu ka. | Est-ce que ça va s'il n'est pas enregistré ? |
| 配達証明もつけてください。 | Haitatsu shōmei mo tsukete kudasai. | Veuillez également ajouter une preuve de livraison. |
| 追跡番号を教えてください。 | Tsuiseki bangō o oshiete kudasai. | S'il vous plaît dites-moi le numéro de suivi. |
Demander une nouvelle livraison par téléphone
Le bordereau donne un site Internet, un code QR et un numéro de téléphone. La ligne téléphonique automatique vous demande de saisir au clavier le numéro d'article et le numéro de suivi du bordereau, puis une date et une plage horaire. Si vous préférez parler à une personne, appelez le bureau de poste de livraison indiqué sur le bordereau pendant ses heures d'ouverture ; la conversation suit un modèle fixe.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 再配達をお願いしたいのですが。 | Sai haitatsu o onegai shitai no desu ga. | Vous : J'aimerais organiser une nouvelle livraison. |
| お問い合わせ番号をお願いします。 | Otoiawase bangō o onegai shimasu. | Employé : Votre numéro de suivi, s'il vous plaît. |
| 明日の夜、十九時から二十一時でお願いします。 | Ashita no yoru, jūkuji kara nijūichiji de onegai shimasu. | Vous : Demain soir, de 19h à 21h, s'il vous plaît. |
| かしこまりました。お名前をお願いします。 | Kashikomarimashita. Onamae o onegai shimasu. | Employé : Certainement. Votre nom, s'il vous plaît. |
Les erreurs courantes avec le recommandé
- Dépôt d'un envoi recommandé dans une boîte aux lettres. Il doit être remis à un guichet ; un cachet à lui seul ne suffit pas à le faire enregistrer.
- Mettre de l'argent liquide dans une enveloppe ordinaire. Utilisez l'enveloppe de trésorerie ; les autres services ne sont pas destinés à l'argent.
- Ignorer un faux pas. Après la période de conservation, l'article retourne à l'expéditeur et la société émettrice de la carte peut annuler la carte qu'elle a envoyée.
- Jeter le reçu. Sans le numéro, le suivi et les réclamations deviennent difficiles.
- Je m'attends à ce que Letter Pack Plus soit assuré. Il est remis en personne, mais il n'est pas enregistré.
Entraînez-vous au guichet, pas seulement aux mots
Les mots sont faciles à memorise et faciles à figer. Ouvrez AI Sensei sur le sujet de la poste et demandez à Hana-sensei de jouer le guichetier. Envoyez un document par simple courrier recommandé, demandez quand il arrivera et ajoutez un justificatif de livraison ; puis changez de rôle pour que le Sensei joue le rôle de porteur à votre porte. Le compte rendu de séance répertorie les phrases à peaufiner.
Pour le côté lecture, demandez Mocchi : interrogez-moi sur les mots figurant sur un bon de livraison japonais et sur les noms des services de courrier recommandé. Mocchi explique chaque réponse et garde une trace de celles qui vous manquent.