Bốn cụm từ cần biết trước khi mở email
Bốn biểu thức này xuất hiện trong một số lượng lớn email nội bộ ở Nhật Bản. Cái đầu tiên mở tin nhắn, cái cuối cùng thường ẩn yêu cầu thực tế. Nếu bạn nhận ra chúng ngay lập tức, thay vào đó bạn có thể dành năng lượng đọc của mình vào các chi tiết.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お疲れ様です。 | Otsukaresama desu. | Xin chào (chào đồng nghiệp) |
| 打ち合わせ | uchiawase | cuộc họp công việc, buổi trao đổi |
| 資料 | shiryō | tài liệu, tư liệu |
| ご確認ください。 | Gokakunin kudasai. | Xin hãy kiểm tra giúp. |
Email, phần 1: lời chào và thay đổi
Sato từ nhóm bán hàng viết thư cho đồng nghiệp, Yamamoto, vào buổi chiều trước cuộc gặp với khách hàng. Hãy đọc tiếng Nhật trước và cố gắng tìm ra thông tin quan trọng nhất trước khi bạn xem bản dịch.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 件名：明日の打ち合わせについて | Kenmei: ashita no uchiawase ni tsuite | Chủ đề: Về cuộc gặp ngày mai |
| 山本さん | Yamamoto san | Yamamoto-san, |
| お疲れ様です。営業部の佐藤です。 | Otsukaresama desu. Eigyōbu no Satō desu. | Xin chào, đây là Sato từ bộ phận Bán hàng. |
| 昨日は会議の準備を手伝っていただき、ありがとうございました。 | Kinō wa kaigi no junbi o tetsudatte itadaki, arigatō gozaimashita. | Cảm ơn bạn đã giúp tôi chuẩn bị cho cuộc họp ngày hôm qua. |
| 明日の打ち合わせについて、ご連絡いたします。 | Ashita no uchiawase ni tsuite, gorenraku itashimasu. | Tôi đang viết về cuộc họp ngày mai. |
| お客様のご都合により、開始時間が午前十時から午後二時に変更になりました。 | Okyakusama no gotsugō ni yori, kaishi jikan ga gozen jūji kara gogo niji ni henkō ni narimashita. | Do lịch trình của khách hàng nên thời gian bắt đầu thay đổi từ 10 giờ sáng thành 2 giờ chiều. |
| 場所は前回と同じ、三階の第二会議室です。 | Basho wa zenkai to onaji, sangai no daini kaigishitsu desu. | Địa điểm vẫn như lần trước: Phòng họp số 2 trên tầng ba. |
| なお、会議室は午前中、別の部署に予約されているため、早めに入ることはできません。 | Nao, kaigishitsu wa gozenchū, betsu no busho ni yoyaku sarete iru tame, hayame ni hairu koto wa dekimasen. | Xin lưu ý bộ phận khác đã đặt phòng buổi sáng nên không thể về sớm được. |
Email, phần 2: tệp đính kèm, lời đề nghị và lời kết
Nửa sau chứa tác phẩm thực sự. Hãy tìm xem Yamamoto được yêu cầu làm gì, Sato đề nghị làm gì và ai sẽ đến cuộc họp.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 当日使う資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけると助かります。 | Tōjitsu tsukau shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni gokakunin itadakeru to tasukarimasu. | Tôi đã đính kèm các tài liệu trong ngày, vì vậy sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể kiểm tra chúng trước. |
| 特に、五ページの売上の数字は、先月のデータで作成しております。 | Toku ni, go pēji no uriage no sūji wa, sengetsu no dēta de sakusei shite orimasu. | Đặc biệt, số liệu bán hàng ở trang 5 được dựa trên số liệu của tháng trước. |
| 最新の数字が必要であれば、本日中に修正いたします。 | Saishin no sūji ga hitsuyō de areba, honjitsu-chū ni shūsei itashimasu. | Nếu cần số liệu mới nhất, tôi sẽ cập nhật chúng vào cuối ngày hôm nay. |
| 当日は先方の部長もいらっしゃる予定です。 | Tōjitsu wa senpō no buchō mo irassharu yotei desu. | Người quản lý bộ phận của khách hàng cũng dự kiến sẽ tham dự. |
| 鈴木部長によると、話の中心は来年の新商品になるそうです。 | Suzuki buchō ni yoru to, hanashi no chūshin wa rainen no shinshōhin ni naru sō desu. | Theo người quản lý của chúng tôi, Suzuki, cuộc thảo luận sẽ tập trung vào các sản phẩm mới của năm tới. |
| そのため、新商品のパンフレットも十部ほど用意しておきます。 | Sono tame, shinshōhin no panfuretto mo jūbu hodo yōi shite okimasu. | Vì vậy tôi cũng sẽ chuẩn bị khoảng mười bản giới thiệu sản phẩm mới. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni oshirase kudasai. | Nếu có điều gì chưa rõ ràng, xin vui lòng cho tôi biết. |
| お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。 | Oisogashii tokoro osoreirimasu ga, dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Xin lỗi đã làm phiền bạn khi bạn bận và cảm ơn bạn trước. |
| 営業部 佐藤 | Eigyōbu Satō | Sato, Phòng kinh doanh |
Ghi chú từ vựng
Hầu hết đây là những từ kinh doanh mà bạn sẽ gặp đi gặp lại. Một số có giá trị tương đương hàng ngày, được đưa ra dưới dạng chú giải để bạn có thể thấy sự thay đổi về mức độ trang trọng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 件名 | kenmei | chủ đề (của một email) |
| 営業部 | eigyōbu | bộ phận bán hàng |
| 都合 | tsugō | thuận tiện, lịch trình (ご都合 là lịch sự) |
| 変更になる | henkō ni naru | được thay đổi (chính thức cho 変わる) |
| 部署 | busho | khoa, bộ phận |
| 添付する | tenpu suru | để đính kèm (một tập tin) |
| 事前に | jizen ni | trước (chính thức cho 前もって) |
| 本日中に | honjitsu-chū ni | vào cuối ngày hôm nay (chính thức cho 今日中に) |
| 先方 | senpō | bên kia, phía khách hàng |
| 部 | bu | quầy sao chép tài liệu |
| 不明な点 | fumei na ten | những điểm, câu hỏi chưa rõ ràng |
当日 (tōjitsu) có nghĩa là vào ngày đó và 前回 (zenkai) có nghĩa là lần cuối cùng. Cả hai đều phổ biến hơn nhiều trong văn viết so với trong lời nói thông thường, khi người ta nói その日 và この前.
Ghi chú ngữ pháp: đọc hiểu keigo và các mẫu N3
1. Những dạng khiêm nhường cho hành động của chính nhà văn. ご連絡いたします (tôi sẽ liên hệ với bạn), 添付いたしました (tôi đính kèm), 作成しております (do tôi làm) và 修正いたします (tôi sẽ sửa) đều hạ thấp người viết. Một quy tắc nhanh: いたします và おります hầu như luôn mô tả những gì người viết hoặc phía người viết làm.
2. Hình thức tôn trọng hành động của người khác. いらっしゃる là dạng tôn kính của 来る, dùng cho người quản lý của khách hàng. ご確認いただける và 手伝っていただき sử dụng いただく, nhận được sự ưu ái nên hành động của đồng nghiệp được tôn trọng. Nếu câu có いただく thì hành động đó thuộc về người đọc.
3. 〜ば là 〜であれば. Với danh từ và tính từ な, điều kiện ば là であれば: 必要であれば, nếu cần thiết. Nó trang trọng hơn một chút so với 必要なら và rất phổ biến trong văn bản kinh doanh.
4. 〜によると〜そうです và thể bị động. Sato báo cáo lời người quản lý bằng によると và そうです, cách truyền đạt thông tin rõ ràng, chuyên nghiệp. Bị động 予約されている (đã được đặt) tập trung vào phòng chứ không phải ai đã đặt.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 資料をお送りいたします。 | Shiryō o ookuri itashimasu. | Mẫu 1: Tôi sẽ gửi tài liệu cho bạn. (khiêm tốn) |
| 社長がいらっしゃいました。 | Shachō ga irasshaimashita. | Mẫu 2: Chủ tịch công ty đã đến. (kính trọng) |
| ご質問があれば、お知らせください。 | Goshitsumon ga areba, oshirase kudasai. | Mẫu 3: Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng cho tôi biết. |
| 課長によると、会議は延期になるそうです。 | Kachō ni yoru to, kaigi wa enki ni naru sō desu. | Mẫu 4: Theo trưởng bộ phận, cuộc họp sẽ bị hoãn lại. |
Ba lỗi thường gặp khi đọc email công việc
Người học ở N3 thường hiểu những từ trong email như thế này nhưng lại đọc sai ai làm gì, hoặc bỏ sót yêu cầu. Ba cái bẫy này gây ra hầu hết sự nhầm lẫn.
- Coi mọi công thức đều là nội dung. いつもお世話になっております, お疲れ様です và よろしくお願いいたします hầu như không mang thông tin gì. Bỏ qua chúng trong lần đọc đầu tiên và tìm kiếm các con số, địa điểm và động từ chỉ hành động.
- Thiếu yêu cầu vì nó không có ください. ご確認いただけると助かります và ご在宅をお願いいたします là những yêu cầu chắc chắn như bất kỳ mệnh lệnh nào. Nếu một câu đề cập đến việc điều gì đó sẽ giúp ích được bao nhiêu thì đó là yêu cầu bạn làm điều đó.
- Trộn diễn viên. ご連絡いたします (khiêm tốn) là việc người viết làm; ご確認いただける (nhận ân huệ) là việc người đọc làm. Khi nghi ngờ, các dạng khiêm nhường chỉ vào người viết và いただく chỉ vào bạn.
Một thói quen hữu ích là viết một bản tóm tắt một dòng bằng tiếng Anh sau khi đọc bất kỳ email công việc nào: những gì đã thay đổi, những gì bạn phải làm và khi nào. Đối với email này: cuộc họp hiện đang diễn ra lúc 2 giờ chiều, hãy kiểm tra tệp đính kèm ngay hôm nay và cho biết Sato nếu số liệu cần cập nhật.
Câu hỏi đọc hiểu
Những câu hỏi này kiểm tra sự thật, đó là điều bạn không được bỏ lỡ khi đọc một email công việc thực sự. Trả lời bằng một câu lịch sự ngắn gọn.
- Câu hỏi 1: Bây giờ cuộc họp bắt đầu lúc mấy giờ?
- Câu 2: Tại sao họ không thể vào phòng họp sớm?
- Câu hỏi 3: Sato sẽ làm gì nếu cần số liệu mới nhất?
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 午後二時からです。 | Gogo niji kara desu. | Trả lời 1: Từ 2 giờ chiều. |
| 午前中、別の部署に予約されているからです。 | Gozenchū, betsu no busho ni yoyaku sarete iru kara desu. | Trả lời 2: Vì bộ phận khác đã đặt buổi sáng rồi. |
| 本日中に資料を修正します。 | Honjitsu-chū ni shiryō o shūsei shimasu. | Trả lời 3: Sato sẽ cập nhật tài liệu vào cuối ngày hôm nay. |
Đọc thành tiếng như một đồng nghiệp
Đọc to một email nghe có vẻ kỳ quặc nhưng đó là cách nhanh nhất để tự động tạo công thức keigo. Những dòng này cũng được mọi người thốt ra trong các cuộc họp và trên điện thoại.
- Đọc thầm toàn bộ email một lần và ghi lại thời gian và phòng mới.
- Đọc to năm dòng công thức cho đến khi chúng trôi chảy: お疲れ様です, ご連絡いたします, ご確認いただけると助かります, ご不明な点がございましたら, よろしくお願いいたします.
- Đọc to phần 2 với tốc độ đều và bình tĩnh, như thể bạn đang đọc nó cho Yamamoto trực tiếp.
- Nói ba sự kiện trong trí nhớ bằng tiếng Nhật thân mật, sau đó bằng tiếng Nhật lịch sự.
- Đọc email một lần nữa và tự tính thời gian. Đặt mục tiêu nhanh hơn mỗi ngày trong một tuần mà không làm mất các nguyên âm dài trong 営業 (eigyō) và 本日中 (honjitsu-chū).
Gỡ rối những dòng bạn vẫn thấy mơ hồ
Nếu một câu vẫn còn phản đối, hãy dán nó vào Mocchi sau /explain. 最新の数字が必要であれば、本日中に修正いたします là một bài kiểm tra tốt: Mocchi chia nó thành điều kiện, thời gian và động từ khiêm nhường, đồng thời cho bạn biết ai làm gì. Mocchi theo dõi các biểu mẫu keigo mà bạn liên tục hỏi, để /review sau có thể mang chúng trở lại khi bạn có thể quên chúng.
Để nghe phép lịch sự tương tự trong lời nói, hãy mở AI Sensei, chọn Ibuki-sensei và yêu cầu Ibuki-sensei chơi Yamamoto. Hãy nói với cô ấy về sự thay đổi trong cuộc họp bằng lời nói của bạn một cách lịch sự và để cô ấy đặt câu hỏi cho bạn về các tài liệu.