Vier zinnen bij elke kantoorreceptie
Eén lijn is van u en drie van de receptioniste. Samen vormen ze de kern van de meeste bedrijfsbezoeken, of er nu een persoon, een telefoon of een tablet aanwezig is bij de receptie.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 三時にお約束しております。 | Sanji ni oyakusoku shite orimasu. | Ik heb om drie uur een afspraak. |
| お名前を頂戴できますか。 | Onamae o chōdai dekimasu ka. | Medewerker: Mag ik uw naam? |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō omachi kudasaimase. | Medewerker: Een ogenblikje, alstublieft. |
| 入館証をお渡しします。 | Nyūkanshō o owatashi shimasu. | Medewerker: Hier is uw bezoekerspas. |
Het script: een afspraak om drie uur
Mevrouw Lee van Sakura Trading, een fictief bedrijf, arriveert voor een ontmoeting met de heer Satō op de verkoopafdeling. De receptioniste volgt een typische routine en meneer Satō komt haar ophalen. Lees het script één keer, herlees vervolgens de regels van de receptioniste en verander ze in gewoon Japans.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| いらっしゃいませ。 | Irasshaimase. | Receptioniste: Welkom. |
| お世話になっております。さくら商事のリーと申します。 | Osewa ni natte orimasu. Sakura shōji no Rī to mōshimasu. | Jij: Bedankt voor je steun. Ik ben Lee van Sakura Handelen. |
| 営業部の佐藤様と、三時にお約束をしております。 | Eigyōbu no Satō sama to, sanji ni oyakusoku o shite orimasu. | Jij: Ik heb een afspraak om drie uur met de heer Satō van Sales. |
| さくら商事のリー様ですね。お待ちしておりました。 | Sakura shōji no Rī sama desu ne. Omachi shite orimashita. | Receptioniste: mevrouw Lee van Sakura Trading. We hadden je verwacht. |
| 恐れ入りますが、こちらにお名前とご所属をご記入いただけますか。 | Osoreirimasu ga, kochira ni onamae to goshozoku o gokinyū itadakemasu ka. | Receptioniste: Sorry dat ik u stoor, kunt u hier uw naam en bedrijf schrijven? |
| はい、わかりました。 | Hai, wakarimashita. | Jij: Ja, natuurlijk. |
| ありがとうございます。ただいま佐藤に確認いたしますので、少々お待ちくださいませ。 | Arigatō gozaimasu. Tadaima Satō ni kakunin itashimasu node, shōshō omachi kudasaimase. | Receptioniste: Dank u. Ik ga het nu navragen bij Satō, dus wacht even. |
| 受付です。さくら商事のリー様がお見えです。 | Uketsuke desu. Sakura shōji no Rī sama ga omie desu. | Receptioniste (aan de telefoon): Receptie hier. Mevrouw Lee van Sakura Trading is gearriveerd. |
| お待たせいたしました。佐藤はすぐに参ります。 | Omatase itashimashita. Satō wa sugu ni mairimasu. | Receptioniste: Bedankt voor het wachten. Satō komt meteen naar beneden. |
| こちら、入館証です。お帰りの際にご返却ください。 | Kochira, nyūkanshō desu. Okaeri no sai ni gohenkyaku kudasai. | Receptioniste: Hier is uw bezoekerspas. Geef het alstublieft terug als u weggaat. |
| あちらのソファにおかけになってお待ちください。 | Achira no sofa ni okake ni natte omachi kudasai. | Receptioniste: Ga daar alstublieft op de bank zitten. |
| ありがとうございます。 | Arigatō gozaimasu. | Jij: Dank je. |
| リーさん、お待たせしました。本日はお越しいただき、ありがとうございます。 | Rī san, omatase shimashita. Honjitsu wa okoshi itadaki, arigatō gozaimasu. | Dhr. Satō: Mevrouw Lee, sorry dat ik u heb laten wachten. Bedankt dat je vandaag bent gekomen. |
| こちらこそ、お時間をいただき、ありがとうございます。 | Kochira koso, ojikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Jij: Bedankt voor je tijd. |
| では、会議室へご案内します。 | Dewa, kaigishitsu e goannai shimasu. | De heer Satō: Ik zal u naar de vergaderruimte wijzen. |
Waar je op moet letten bij het luisteren
Receptionisten spreken de meest gepolijste zaken keigo die u waarschijnlijk zult horen, maar de inhoud is eenvoudig. Elke regel vraagt je om iets te doen (schrijven, wachten, zitten, de pas teruggeven) of vertelt je wat er gebeurt (ik zal controleren, hij komt eraan). Luister naar het werkwoord aan het einde en je weet welk.
Het meest interessante detail is uchi-soto. Tegen u, de bezoeker, zegt de receptioniste 佐藤に確認いたします en 佐藤はすぐに参ります: nee さん, en bescheiden werkwoorden, want meneer Satō staat aan haar kant. Als ze over jou spreekt, gebruikt ze 様 en erewerkwoorden: リー様がお見えです. De bezoeker doet het tegenovergestelde: 佐藤様, en nederig 申します voor zichzelf.
| Je hoort | Gewoon Japans | Over wie gaat het |
|---|---|---|
| お待ちしておりました | 待っていました | Het bedrijf (bescheiden) |
| ご記入いただけますか | 書いてもらえますか | Jij (eervol verzoek) |
| 確認いたします | 確認します | De receptioniste (bescheiden) |
| お見えです | 来ました | Jij (eervol) |
| 参ります | 来ます | Satō, een insider (bescheiden) |
| おかけになって | 座って | Jij (eervol) |
- 恐れ入りますが verzacht een verzoek, alsof het me spijt dat ik je lastig val, maar. Er wordt aangegeven dat er een verzoek aankomt.
- くださいませ is een iets formelere ください, typisch voor receptionisten en warenhuizen.
- お帰りの際に betekent wanneer u weggaat. 際 is een formeel woord voor tijd of gelegenheid, gebruikelijk in gebaren en diensttoespraken.
- Bij snelle spraak klinkt お世話になっております vaak als één vloeiende zin, terwijl de laatste す bijna stil is.
Veelgemaakte fouten van bezoekers
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 少し早く着いてしまいました。 | Sukoshi hayaku tsuite shimaimashita. | Jij: Ik ben een beetje vroeg aangekomen. |
| お約束はしていないのですが、 | Oyakusoku wa shite inai no desu ga, | Jij: Ik heb geen afspraak, maar... |
| こちら、お返しします。 | Kochira, okaeshi shimasu. | Jij: Ik stuur dit terug. (de pas teruggeven) |
- Zeggen 佐藤さんに会いに来ました. Dat wordt begrepen, maar 佐藤様とお約束をしております klinkt passender op een bedrijfsreceptie.
- Gebruik さん voor uzelf of uw eigen collega. Stel uzelf voor met 申します en verwijs naar uw eigen baas zonder さん als u met het andere bedrijf spreekt.
- Te vroeg aankomen. Veel mensen streven ernaar om ongeveer vijf minuten voor de afspraak bij de receptie aanwezig te zijn; veel eerder kan uw contact onder druk zetten. De douane verschilt per bedrijf.
- Bezoekerspas vergeten. Het retourneren hoort bij weggaan; bij veel gebouwen kun je zonder deze poort niet door de poort.
Een luisterroutine in drie rondes
- Ronde 1, de acties: luister zonder tekst en noteer alles wat de bezoeker moet doen, in volgorde: schrijven, wachten, pas aannemen, zitten.
- Ronde 2, de keigo: luister opnieuw en zeg na elke receptionisteregel of het over het bedrijf, de bezoeker of meneer Satō gaat.
- Ronde 3, de details: lees mee en markeer 佐藤 met en zonder 様. Leg voor jezelf uit waarom elke versie wordt gebruikt.
- Speel later alleen de receptionistelijnen af en antwoord met uw eigen naam, bedrijf en afspraak.
Een collega of docent die in een Japans bedrijf heeft gewerkt, is ideaal om het receptionistegedeelte te lezen, omdat het ritme van zakendoen keigo moeilijk te faken is. Als u het zelf opneemt, zorg er dan voor dat het langzaam, gelijkmatig en helder is.
Let op het moment van het telefoongesprek midden in het script. De receptioniste spreekt met een collega, niet met u, en haar register verandert enigszins: 受付です is kort en duidelijk. Leren opmerken wanneer een spreker zich van u afwendt en niet meer met u praat, is een echte luistervaardigheid in kantoren en winkels.
Je openingszin nazeggen (shadowing)
Je opener bestaat uit drie korte blokken: de begroeting, je naam, de afspraak. Schaduw elk blok afzonderlijk en vervolgens samen, met een kleine pauze ertussen. Het moet kalm en stabiel klinken, niet gehaast: receptionisten horen het vele malen per dag, en een duidelijke, ongehaaste versie is voor hen gemakkelijker om naar te handelen.
Let op de lange klinkers: 営業部 heeft er twee (eigyōbu), en 佐藤 is Satō, niet Sato. 少々, die je voortdurend zult horen, is shōshō met twee lange klinkers; leerlingen verkorten het vaak tot shosho.
Zodra je opener soepel is, schaduw je het welkom van meneer Satō en je antwoord als een paar: 本日はお越しいただき、ありがとうございます gevolgd door こちらこそ、お時間をいただき、ありがとうございます. Deze uitwisseling van dank vindt plaats bij bijna elk zakelijk bezoek, en het こちらこそ antwoord zou zonder aarzeling moeten komen. Een kleine buiging, zoals u dat zegt, is normaal, en de buiging bepaalt vaak het tempo van de woorden.
Maak de keigo doorzichtig
Plak de regel ただいま佐藤に確認いたしますので、少々お待ちくださいませ in de Mocchi chat met /explain. Mocchi verdeelt het in delen, toont de gewone vorm van elk werkwoord en legt uit waarom de receptioniste laat vallen さん; dan houdt het de keigo bij die je moeilijk vindt voor een later /review.
Om het snel te horen, vraagt u AI Sensei om een bedrijfsreceptionist te spelen, met Ibuki-sensei in de rol, en laat Sensei één verrassing toevoegen: uw contactpersoon zit in een andere vergadering.