Empat frasa yang perlu diketahui sebelum membuka email
Keempat ekspresi ini muncul di sejumlah besar email internal di Jepang. Yang pertama membuka pesan, yang terakhir biasanya menyembunyikan permintaan sebenarnya. Jika Anda langsung mengenalinya, Anda dapat menghabiskan energi membaca Anda pada detailnya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お疲れ様です。 | Otsukaresama desu. | Halo (sapaan antarrekan kerja) |
| 打ち合わせ | uchiawase | rapat kerja, diskusi |
| 資料 | shiryō | dokumen, materi |
| ご確認ください。 | Gokakunin kudasai. | Tolong dicek ya. |
Emailnya, bagian 1: salam dan perubahan
Sato dari tim penjualan menulis kepada rekan kerja, Yamamoto, sore hari sebelum pertemuan dengan klien. Bacalah bahasa Jepangnya terlebih dahulu dan cobalah untuk menemukan fakta terpenting sebelum Anda melihat terjemahannya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 件名：明日の打ち合わせについて | Kenmei: ashita no uchiawase ni tsuite | Perihal: Tentang pertemuan besok |
| 山本さん | Yamamoto san | Yamamoto-san, |
| お疲れ様です。営業部の佐藤です。 | Otsukaresama desu. Eigyōbu no Satō desu. | Halo, ini Sato dari Penjualan. |
| 昨日は会議の準備を手伝っていただき、ありがとうございました。 | Kinō wa kaigi no junbi o tetsudatte itadaki, arigatō gozaimashita. | Terima kasih telah membantu saya mempersiapkan pertemuan kemarin. |
| 明日の打ち合わせについて、ご連絡いたします。 | Ashita no uchiawase ni tsuite, gorenraku itashimasu. | Saya menulis tentang pertemuan besok. |
| お客様のご都合により、開始時間が午前十時から午後二時に変更になりました。 | Okyakusama no gotsugō ni yori, kaishi jikan ga gozen jūji kara gogo niji ni henkō ni narimashita. | Karena jadwal klien, waktu mulai diubah dari jam 10 pagi menjadi jam 2 siang. |
| 場所は前回と同じ、三階の第二会議室です。 | Basho wa zenkai to onaji, sangai no daini kaigishitsu desu. | Tempatnya sama seperti terakhir kali: Ruang Rapat 2 di lantai tiga. |
| なお、会議室は午前中、別の部署に予約されているため、早めに入ることはできません。 | Nao, kaigishitsu wa gozenchū, betsu no busho ni yoyaku sarete iru tame, hayame ni hairu koto wa dekimasen. | Harap dicatat bahwa departemen lain telah memesan kamar untuk pagi hari, jadi kami tidak bisa masuk lebih awal. |
Emailnya, bagian 2: lampiran, permintaan, dan penutup
Babak kedua berisi karya nyata. Cari tahu apa yang diminta Yamamoto, apa yang ditawarkan Sato, dan siapa lagi yang akan datang ke pertemuan tersebut.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 当日使う資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけると助かります。 | Tōjitsu tsukau shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni gokakunin itadakeru to tasukarimasu. | Saya telah melampirkan dokumen untuk hari itu, jadi akan membantu jika Anda dapat memeriksanya terlebih dahulu. |
| 特に、五ページの売上の数字は、先月のデータで作成しております。 | Toku ni, go pēji no uriage no sūji wa, sengetsu no dēta de sakusei shite orimasu. | Secara khusus, angka penjualan di halaman 5 didasarkan pada data bulan lalu. |
| 最新の数字が必要であれば、本日中に修正いたします。 | Saishin no sūji ga hitsuyō de areba, honjitsu-chū ni shūsei itashimasu. | Jika angka terbaru diperlukan, saya akan memperbaruinya paling lambat hari ini. |
| 当日は先方の部長もいらっしゃる予定です。 | Tōjitsu wa senpō no buchō mo irassharu yotei desu. | Manajer departemen klien juga diharapkan hadir. |
| 鈴木部長によると、話の中心は来年の新商品になるそうです。 | Suzuki buchō ni yoru to, hanashi no chūshin wa rainen no shinshōhin ni naru sō desu. | Menurut manajer kami, Suzuki, diskusi akan fokus pada produk baru tahun depan. |
| そのため、新商品のパンフレットも十部ほど用意しておきます。 | Sono tame, shinshōhin no panfuretto mo jūbu hodo yōi shite okimasu. | Jadi saya juga akan menyiapkan sekitar sepuluh eksemplar brosur produk baru. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni oshirase kudasai. | Jika ada yang tidak jelas, silakan beri tahu saya. |
| お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。 | Oisogashii tokoro osoreirimasu ga, dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Maaf merepotkan Anda saat Anda sedang sibuk, dan terima kasih sebelumnya. |
| 営業部 佐藤 | Eigyōbu Satō | Sato, Departemen Penjualan |
Catatan kosakata
Kebanyakan di antaranya adalah kata-kata bisnis yang akan Anda temui berulang kali. Beberapa memiliki padanan sehari-hari, yang diberikan dalam gloss sehingga Anda dapat melihat perubahannya di register.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 件名 | kenmei | subjek (email) |
| 営業部 | eigyōbu | departemen penjualan |
| 都合 | tsugō | kenyamanan, jadwal (ご都合 sopan) |
| 変更になる | henkō ni naru | untuk diubah (formal untuk 変わる) |
| 部署 | busho | departemen, bagian |
| 添付する | tenpu suru | untuk melampirkan (file) |
| 事前に | jizen ni | terlebih dahulu (formal untuk 前もって) |
| 本日中に | honjitsu-chū ni | pada akhir hari ini (formal untuk 今日中に) |
| 先方 | senpō | pihak lain, sisi klien |
| 部 | bu | konter untuk salinan dokumen |
| 不明な点 | fumei na ten | poin yang tidak jelas, pertanyaan |
当日 (tōjitsu) berarti pada hari itu sendiri, dan 前回 (zenkai) berarti terakhir kali. Keduanya lebih umum digunakan dalam tulisan dibandingkan percakapan biasa, di mana orang mengucapkan その日 dan この前.
Catatan tata bahasa: membaca keigo dan pola-pola N3
1. Bentuk-bentuk yang sederhana atas perbuatan penulis sendiri. ご連絡いたします (saya akan menghubungi Anda), 添付いたしました (saya lampirkan), 作成しております (sudah dibuat oleh saya) dan 修正いたします (saya akan memperbaikinya) semuanya turunkan penulisnya. Aturan singkatnya: いたします dan おります hampir selalu menggambarkan apa yang dilakukan penulis atau pihak penulis.
2. Bentuk penghormatan terhadap tindakan orang lain. いらっしゃる adalah bentuk hormat dari 来る, digunakan untuk manajer klien. ご確認いただける dan 手伝っていただき menggunakan いただく, menerima bantuan, sehingga tindakan rekan kerja diperlakukan dengan hormat. Jika sebuah kalimat memiliki いただく, tindakan tersebut menjadi milik pembaca.
3. 〜ば sebagai 〜であれば. Dengan kata benda dan kata sifat な, kondisi ば adalah であれば: 必要であれば, jika diperlukan. Ini sedikit lebih formal daripada 必要なら dan sangat umum dalam penulisan bisnis.
4. 〜によると〜そうです dan pasif. Sato melaporkan kata-kata manajer dengan によると dan そうです, cara yang jelas dan profesional untuk menyampaikan informasi. Pasif 予約されている (telah dipesan) berfokus pada ruangan, bukan pada siapa yang memesannya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 資料をお送りいたします。 | Shiryō o ookuri itashimasu. | Pola 1: Saya akan mengirimkan dokumennya kepada Anda. (rendah hati) |
| 社長がいらっしゃいました。 | Shachō ga irasshaimashita. | Pola 2: Presiden perusahaan telah tiba. (hormat) |
| ご質問があれば、お知らせください。 | Goshitsumon ga areba, oshirase kudasai. | Pola 3: Jika Anda memiliki pertanyaan, beri tahu saya. |
| 課長によると、会議は延期になるそうです。 | Kachō ni yoru to, kaigi wa enki ni naru sō desu. | Pola 4: Menurut kepala seksi, rapat akan ditunda. |
Tiga kesalahan umum saat membaca email kerja
Pembelajar di N3 biasanya memahami kata-kata dalam email seperti ini tetapi salah membaca siapa melakukan apa, atau melewatkan permintaan. Ketiga jebakan ini menyebabkan sebagian besar kebingungan.
- Memperlakukan setiap formula sebagai konten. いつもお世話になっております, お疲れ様です dan よろしくお願いいたします hampir tidak membawa informasi. Lewati saja pada bacaan pertama dan cari angka, tempat, dan kata kerja tindakan.
- Permintaan tidak ada karena tidak memiliki ください. ご確認いただけると助かります dan ご在宅をお願いいたします adalah permintaan yang sekuat perintah apa pun. Jika sebuah kalimat menyebutkan betapa sesuatu akan membantu, kalimat tersebut meminta Anda melakukannya.
- Mencampuradukkan aktor. ご連絡いたします (rendah hati) adalah sesuatu yang penulis lakukan; ご確認いただける (menerima bantuan) adalah sesuatu yang dilakukan pembaca. Jika ragu, bentuk sederhana menunjuk pada penulis dan いただく menunjuk pada Anda.
Kebiasaan yang berguna adalah menulis ringkasan satu baris dalam bahasa Inggris setelah membaca email kantor: apa yang berubah, apa yang harus Anda lakukan, dan kapan. Untuk email ini: rapat sekarang pukul 14.00, periksa lampiran hari ini, dan beri tahu Sato jika angkanya perlu diperbarui.
Pertanyaan pemahaman bacaan
Pertanyaan-pertanyaan ini menguji fakta, yang tidak boleh Anda lewatkan saat membaca email kantor yang sebenarnya. Jawablah dengan kalimat singkat yang sopan.
- Pertanyaan 1: Jam berapa rapat dimulai sekarang?
- Pertanyaan 2: Mengapa mereka tidak bisa masuk ke ruang pertemuan lebih awal?
- Pertanyaan 3: Apa yang akan dilakukan Sato jika angka terbaru diperlukan?
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 午後二時からです。 | Gogo niji kara desu. | Jawaban 1: Mulai jam 2 siang. |
| 午前中、別の部署に予約されているからです。 | Gozenchū, betsu no busho ni yoyaku sarete iru kara desu. | Jawaban 2: Karena departemen lain sudah memesannya untuk pagi hari. |
| 本日中に資料を修正します。 | Honjitsu-chū ni shiryō o shūsei shimasu. | Jawaban 3: Sato akan memperbarui dokumen pada akhir hari ini. |
Baca nyaring seperti yang akan dilakukan rekan kerja
Membaca email dengan lantang terdengar aneh, tetapi ini adalah cara tercepat untuk membuat rumus keigo otomatis. Kalimat ini juga keluar dari mulut orang-orang dalam rapat dan telepon.
- Baca seluruh email dalam hati satu kali dan catat waktu dan ruangan baru.
- Bacalah lima baris rumus dengan lantang hingga terasa halus: お疲れ様です, ご連絡いたします, ご確認いただけると助かります, ご不明な点がございましたら, よろしくお願いいたします.
- Bacalah bagian 2 dengan lantang dengan kecepatan yang tenang dan merata, seolah-olah Anda sedang membacanya secara langsung ke Yamamoto.
- Ucapkan tiga fakta dari ingatan dalam bahasa Jepang santai, lalu dalam bahasa Jepang sopan.
- Baca emailnya sekali lagi dan tentukan waktu Anda sendiri. Bertujuan untuk menjadi lebih cepat setiap hari selama seminggu tanpa kehilangan vokal panjang di 営業 (eigyō) dan 本日中 (honjitsu-chū).
Urai kalimat mana pun yang masih terasa samar
Jika satu kalimat masih menolak, tempelkan ke Mocchi setelah /explain. 最新の数字が必要であれば、本日中に修正いたします adalah tes yang bagus: Mocchi membaginya menjadi kondisi, waktu dan kata kerja sederhana, dan memberi tahu Anda siapa melakukan apa. Mocchi melacak keigo formulir yang terus Anda tanyakan, sehingga /review nanti dapat memunculkannya kembali ketika Anda mungkin akan melupakannya.
Untuk mendengar kesopanan yang sama dalam berbicara, buka AI Sensei, pilih Ibuki-sensei dan minta Ibuki-sensei untuk memutar Yamamoto. Ceritakan padanya tentang perubahan pertemuan tersebut dengan kata-kata Anda sendiri, dengan sopan, dan biarkan dia mengajukan pertanyaan tentang dokumen tersebut.