Empat kalimat pembuka yang memulai setiap laporan
Kebanyakan percakapan dengan manajer tentang pekerjaan dimulai dengan salah satu dari beberapa baris. Anda mengumumkan laporan, meminta konsultasi, membagikan pembaruan, atau langsung melihat hasilnya. Masing-masing memiliki awalan go- atau o- kehormatan pada kata benda, karena laporan atau konsultasi ditujukan kepada manajer Anda.
Ketsuron kara mōshimasu to menggunakan mōsu, kata kerja sederhana untuk mengatakan. Ini adalah cara paling bersih untuk memberi sinyal bahwa Anda memulai dengan keuntungan, yang secara eksplisit diminta oleh banyak manajer Jepang.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | Ada yang ingin saya laporkan. |
| ご相談したいのですが。 | Gosōdan shitai no desu ga. | Bolehkah saya berkonsultasi tentang sesuatu? |
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | Izinkan saya menyampaikan perkembangan terbaru. |
| 結論から申しますと、 | Ketsuron kara mōshimasu to, | Saya mulai dari kesimpulannya, |
Melapor dalam tiga tingkat kesopanan
Laporan yang sama terdengar berbeda bagi rekan satu tim, manajer Anda, dan eksekutif senior. Dengan rekan satu tim, bersikap sopan atau bahkan santai adalah hal yang normal. Dengan manajer langsung Anda, kebanyakan orang menggunakan bahasa Jepang yang sopan dengan bentuk yang rendah hati untuk tindakan mereka sendiri. Dengan seorang manajer yang naik dua tingkat, atau dalam lingkungan formal, bentuk-bentuk sederhana menjadi lebih penuh.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| あれ、終わったよ。 | Are, owatta yo. | Hal itu sudah selesai. (santai, kepada rekan satu tim) |
| 例の資料、完成しました。 | Rei no shiryō, kansei shimashita. | Bahannya sudah selesai. (sopan) |
| ご依頼の資料が完成いたしましたので、ご報告いたします。 | Goirai no shiryō ga kansei itashimashita node, gohōkoku itashimasu. | Saya melaporkan bahwa materi yang Anda minta sudah selesai. (keigo) |
| ちょっと相談していい？ | Chotto sōdan shite ii? | Bisakah saya meminta saran Anda? (santai) |
| 少し相談してもいいですか。 | Sukoshi sōdan shite mo ii desu ka. | Bisakah saya meminta saran Anda? (sopan) |
| 少しご相談してもよろしいでしょうか。 | Sukoshi gosōdan shite mo yoroshii deshō ka. | Bolehkah saya berkonsultasi dengan Anda sebentar? (keigo) |
| ちょっと遅れそう。 | Chotto okuresō. | Ini akan sedikit terlambat. (santai) |
| 少し遅れそうです。 | Sukoshi okuresō desu. | Sepertinya ini akan sedikit terlambat. (sopan) |
| 申し訳ございません。納期が遅れる見込みです。 | Mōshiwake gozaimasen. Nōki ga okureru mikomi desu. | saya sangat menyesal; pengirimannya diperkirakan terlambat. (keigo) |
Kesimpulan dulu, lalu alasan, lalu langkah berikutnya
Banyak pelajar memulai sebuah laporan dengan latar belakang, seperti yang mungkin terjadi dalam sebuah cerita. Manajer Jepang, seperti manajer di mana pun, biasanya menginginkan hasil terlebih dahulu. Bentuk yang dapat diandalkan adalah: topik, kesimpulan, alasan, langkah selanjutnya. Jika laporan memerlukan keputusan, tambahkan langkah sōdan di akhir: apa yang Anda perlukan dari manajer Anda.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 青山電機の件でご報告があります。 | Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Saya punya laporan tentang Aoyama masalah Listrik. |
| 結論から申しますと、予定どおり金曜日に納品できます。 | Ketsuron kara mōshimasu to, yotei dōri kin'yōbi ni nōhin dekimasu. | Singkatnya, kami dapat mengirimkan pada hari Jumat sesuai rencana. |
| 理由は二つあります。 | Riyū wa futatsu arimasu. | Ada dua alasan. |
| 今後は、木曜日に最終確認を行う予定です。 | Kongo wa, mokuyōbi ni saishū kakunin o okonau yotei desu. | Selanjutnya, kami berencana melakukan pemeriksaan terakhir pada hari Kamis. |
Hōkoku dan renraku: perkembangan dan informasi
Hōkoku melaporkan pekerjaan Anda sendiri: kemajuan, hasil, masalah. Renraku menyampaikan fakta yang dibutuhkan orang lain, seperti pesan klien atau perubahan jadwal. Di renraku Anda sering menyampaikan apa yang dikatakan orang lain, dan di bagian akhir to no koto desu, saya diberitahu, menandainya sebagai informasi mereka, bukan opini Anda.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 進捗をご報告します。現在、七割ほど完成しております。 | Shinchoku o gohōkoku shimasu. Genzai, nanawari hodo kansei shite orimasu. | Laporan kemajuan: sudah sekitar tujuh puluh persen selesai. |
| 先方から返事がありまして、来週の月曜日なら可能とのことです。 | Senpō kara henji ga arimashite, raishū no getsuyōbi nara kanō to no koto desu. | Klien menjawab; mereka bilang Senin depan mungkin. |
| 念のため、お知らせしておきます。 | Nen no tame, oshirase shite okimasu. | Asal kamu tahu. |
| 明日は午後から外出いたします。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu itashimasu. | Saya akan keluar kantor mulai besok siang. |
Sōdan: berkonsultasi sebelum memutuskan
Konsultasi tidak memberikan masalah kepada manajer Anda. Cara terbaiknya adalah ketika Anda membawa situasi, dua atau tiga pilihan dan preferensi Anda sendiri, lalu menanyakan pandangan mereka. Menanyakan dochira ga yoroshii deshō ka, mana yang lebih baik, mengundang keputusan tanpa membuat manajer Anda berpikir panjang.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、十分ほどお時間をいただけますか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, juppun hodo ojikan o itadakemasu ka. | Saya ingin saran Anda; bisakah aku punya waktu sekitar sepuluh menit? |
| 二つの案で迷っております。 | Futatsu no an de mayotte orimasu. | Saya terbelah antara dua pilihan. |
| 私としては、一つ目の案がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, hitotsume no an ga yoi to kangaete orimasu. | Secara pribadi, menurut saya opsi pertama lebih baik. |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka. | Mana yang Anda pilih? |
Dialog contoh: pengiriman akan terlambat
Lee mengetahui bahwa pengiriman ke Aoyama Electric akan terlambat tiga hari. Lee melaporkannya pada hari yang sama, sebelum memberi tahu kliennya, dan memberikan dua pilihan. Manajer menjawab dalam bahasa Jepang santai, yang merupakan hal normal ke bawah. Lee menggunakan bahasa Jepang yang sopan dengan bentuk yang rendah hati.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 部長、今少しよろしいでしょうか。青山電機の件でご報告があります。 | Buchō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Kamu: Apakah kamu punya waktu sebentar? Saya punya laporan tentang Aoyama Listrik. |
| うん、どうした？ | Un, dō shita? | Manajer: Tentu, apa itu? |
| 結論から申しますと、納品が三日遅れる見込みです。 | Ketsuron kara mōshimasu to, nōhin ga mikka okureru mikomi desu. | Anda: Singkatnya, pengiriman mungkin akan terlambat tiga hari. |
| え、何があったの？ | E, nani ga atta no? | Manajer: Apa yang terjadi? |
| 昨日、先方から仕様の変更がありまして、その対応に時間がかかっております。 | Kinō, senpō kara shiyō no henkō ga arimashite, sono taiō ni jikan ga kakatte orimasu. | Anda: Klien mengubah spesifikasi kemarin, dan perubahan tersebut memerlukan waktu. |
| 先方にはもう伝えた？ | Senpō ni wa mō tsutaeta? | Manajer: Apakah Anda sudah memberi tahu mereka? |
| まだです。お伝えする前に、部長にご相談したいと思いまして。 | Mada desu. Otsutae suru mae ni, buchō ni gosōdan shitai to omoimashite. | Anda: Belum. Saya ingin berkonsultasi dengan Anda terlebih dahulu. |
| 対応案は二つございます。人を一人増やすか、先方に分割納品をお願いするかです。 | Taiōan wa futatsu gozaimasu. Hito o hitori fuyasu ka, senpō ni bunkatsu nōhin o onegai suru ka desu. | Anda: Ada dua pilihan: menambahkan satu orang, atau meminta klien untuk pengiriman terpisah. |
| 私としては、分割納品がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, bunkatsu nōhin ga yoi to kangaete orimasu. | Anda: Menurut saya pengiriman terpisah lebih baik. |
| わかった。分割納品で行こう。先方には今日中に連絡して。 | Wakatta. Bunkatsu nōhin de ikō. Senpō ni wa kyōjū ni renraku shite. | Manajer: Oke, mari kita bagi. Hubungi mereka hari ini. |
| 承知しました。連絡しましたら、またご報告いたします。 | Shōchi shimashita. Renraku shimashitara, mata gohōkoku itashimasu. | Anda: Mengerti. Saya akan melaporkan kembali setelah saya menghubungi mereka. |
Jawaban dan kebiasaan yang tidak disukai banyak atasan
Laporan bisa salah dalam pembukaan, pesanan atau balasannya. Ini adalah kebiasaan yang paling sering muncul dalam pelatihan di tempat kerja di Jepang, serta alternatif yang lebih aman. Tempat kerja berbeda-beda, jadi perhatikan apa yang dikatakan rekan kerja Anda kepada manajer Anda.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 了解です。 | Ryōkai desu. | Mengerti. (banyak yang menganggapnya terlalu santai) |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Dipahami. (aman untuk manajer) |
| ご苦労さまです。 | Gokurōsama desu. | Terima kasih atas pekerjaan Anda. (biasanya untuk junior) |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Terima kasih atas pekerjaan Anda. (aman ke atas) |
| ご報告させていただきます。 | Gohōkoku sasete itadakimasu. | Izinkan saya melaporkan. (baik sekali, berat jika diulang) |
- Menunggu untuk ditanya. Laporan singkat sebelum manajer Anda bertanya adalah bagian dari kebiasaan; Sikap diam terhadap suatu masalah cenderung membuat para manajer lebih khawatir daripada masalah itu sendiri.
- Dimulai dengan latar belakang sepuluh detik. Ucapkan hasilnya terlebih dahulu; detail penawaran jika diminta.
- Membawa kabar buruk tanpa rencana. Bahkan satu pilihan kasar pun menunjukkan bahwa Anda berada di puncaknya.
- Melaporkan perkataan klien sebagai pandangan Anda sendiri. Tambahkan to no koto desu untuk menandainya sebagai informasi mereka.
Ubah pekerjaan minggu ini menjadi laporan
Berikan Mocchi fakta mentah tentang sesuatu yang sedang Anda kerjakan dan tanyakan: ubah ini menjadi laporan kesimpulan-pertama untuk manajer saya, kemudian menjadi sōdan dengan dua opsi, dan jelaskan keigo. Mocchi membentuk kedua versi, menjelaskan mengapa ia memilih masing-masing bentuk sederhana, dan mengingat detail proyek, sehingga Anda dapat kembali lagi nanti dan meminta pembaruan berikutnya dalam konteks yang sama.
Untuk pihak yang berbicara, mintalah Ibuki-sensei di AI Sensei untuk bertindak sebagai manajer Anda. Berikan laporan keterlambatan pengiriman dari posting ini, lalu laporan asli Anda sendiri. Minta Sensei untuk menyela dengan pertanyaan, seperti yang dilakukan manajer yang sibuk, dan periksa laporan sesi untuk mengetahui titik-titik di mana kesimpulan Anda terlambat.