Escuchar es mejor que transcribir
El instinto en un segundo idioma es escribir tanto como sea posible, porque no confías en tu memoria. Es un oficio equivocado: escribir consume la atención que necesita la comprensión, por lo que las notas extensas normalmente significan que se entiende menos.
El mejor enfoque es decidir de antemano qué está capturando y dejar ir el resto. Para la mayoría de las reuniones, eso son decisiones, números, plazos y cualquier cosa dirigida a usted.
Katakana para la velocidad
El katakana es más rápido de escribir que el kanji y es inequívoco de leer, razón por la cual muchos japoneses que toman notas lo usan para acelerar, independientemente de en qué se escribiría normalmente la palabra.
Para el alumno, esto elimina un verdadero cuello de botella, ya que ya no tiene que recordar o producir un kanji mientras escucha.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| カクニン | kakunin | Confirmación, escrita rápido. |
| シメキリ | shimekiri | Fecha límite |
| タントウ | tantō | Persona responsable |
| ヨサン | yosan | Presupuesto |
| ケッテイ | kettei | Decisión |
| シュクダイ | shukudai | Elemento de acción |
Escribirlos en katakana es una taquigrafía reconocida más que un error. Las notas son para usted y la velocidad importa más que la ortografía.
Abreviaturas estándar
Los lugares de trabajo japoneses utilizan un conjunto de abreviaturas convencionales que aparecen en pizarras, notas y mensajes internos. Conocerlos significa que podrá leer las notas de sus colegas y escribir las suyas propias más rápido.
| Corto | Lleno | Significado |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | 打合 | Reunión |
| よろしくお願いします | よろ | Saludos, notas informales. |
| 確認 | 確 | Controlar |
| 至急 | 至急 | Urgente |
| 以上 | 以上 | Eso es todo, termina una lista |
| 各位 | 各位 | A todos los interesados |
Los dos últimos aparecen constantemente al final y al inicio de los avisos internos, y reconocerlos acelera considerablemente la lectura.
Símbolos en lugar de palabras
Las relaciones entre ideas se registran mucho más rápido como símbolos que como palabras, y sobreviven a la relectura de una manera que no lo hacen las oraciones a medio terminar.
Un conjunto pequeño y consistente es mejor que uno elaborado que debes recordar.
- Una flecha para una consecuencia o un siguiente paso.
- Un signo de interrogación para cualquier cosa que no hayas entendido, con espacio para completar.
- Un cuadro o estrella para cualquier cosa que se te asigne.
- Un círculo alrededor de cada fecha y número.
- Una línea al margen para cualquier cosa en la que debas actuar hoy.
Qué capturar palabra por palabra
Algunas cosas deben escribirse exactamente y no pueden reconstruirse después: números, fechas, nombres y cualquier cifra con consecuencias. En un segundo idioma, la memoria para estos es notablemente peor que en el primero, y la confianza en ellos está fuera de lugar.
Todo lo demás puede ser una palabra clave. La distinción entre qué capturar exactamente y qué resumir es el núcleo de un sistema viable.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 三月十日まで | sangatsu tōka made | Antes del 10 de marzo: escriba exactamente |
| 二十個 | nijukko | Veinte unidades: escribe exactamente |
| 田中さん担当 | Tanaka-san tantō | Tanaka responsable: escribe exactamente |
| 予算五十万 | yosan gojūman | Presupuesto quinientos mil: exactamente |
| 方針変更 | hōshin henkō | Cambio de política: una palabra clave es suficiente |
| 次回検討 | jikai kentō | Considere la próxima vez: una palabra clave es suficiente |
Llenando los huecos después
Las notas tomadas en un segundo idioma siempre están incompletas, y la diferencia entre notas útiles e inútiles es lo que sucede en los diez minutos posteriores a la reunión.
Complete los signos de interrogación mientras el contexto aún está en su cabeza. Una hora más tarde habrás olvidado de qué se trataba la brecha; un día después, las notas quedan inutilizables.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| すみません、一点確認させてください。 | Sumimasen, itten kakunin sasete kudasai. | Lo siento, ¿puedo confirmar un punto? |
| さきほどの数字をもう一度お願いします。 | Sakihodo no sūji o mō ichido onegai shimasu. | La figura de antes, una vez más por favor. |
| 締め切りは来週金曜でしたか。 | Shimekiri wa raishū kin'yō deshita ka. | ¿Era la fecha límite el próximo viernes? |
| メモを取りきれませんでした。 | Memo o torikiremasen deshita. | No pude entenderlo todo. |
| あとで議事録を確認します。 | Ato de gijiroku o kakunin shimasu. | Veré los minutos más tarde. |
| 共有いただけると助かります。 | Kyōyū itadakeru to tasukarimasu. | Sería útil si pudieras compartirlo. |
Hacer una pregunta aclaratoria inmediatamente después de una reunión es fácil y normal. Preguntar tres días después, cuando no puedes actuar, no es ninguna de las dos cosas.