La estructura estándar
Las actas siguen un diseño convencional que apenas varía entre empresas, lo que significa que la mayor parte del documento se puede preparar antes de que comience la reunión.
Completar el encabezado con anticipación le deja libre para concentrarse en las dos cosas que realmente necesitan ser escuchadas: decisiones y acciones.
| Campo | japonés | ¿Qué pasa en él? |
|---|---|---|
| Título | 議事録 | El nombre del documento |
| Fecha y hora | 日時 | Fecha, inicio y fin |
| Lugar | 場所 | Sala o en línea |
| Asistentes | 出席者 | Nombres, a veces departamentos. |
| Orden del día | 議題 | Los temas discutidos |
| Decisiones | 決定事項 | lo que se acordó |
| Comportamiento | 宿題事項 | ¿Quién hace qué y cuándo? |
Las dos últimas filas son el punto del documento. Todo lo que está encima de ellos es administración que se puede completar de antemano.
Tomar decisiones
Una línea de decisión debe indicar lo que se acordó y nada más. Resista la tentación de registrar quién defendió qué, algo que rara vez se desea y que puede causar problemas más adelante.
La redacción de los sustantivos es estándar aquí y mantiene las entradas breves. Las oraciones completas y educadas alargan los minutos sin aclararlos.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Se aprueba la implantación del nuevo sistema. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | La propuesta de presupuesto se trasladó a la próxima vez. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Acordó adoptar la opción A. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | La política actual continúa. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | La conclusión se aplaza. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Detalles que se considerarán por separado. |
Acciones de grabación
Una acción necesita tres cosas: qué, quién y cuándo. Una acción sin dueño ni fecha límite no es una acción, y las actas que omiten cualquiera de los dos son la queja más común al respecto.
Si no se estableció una fecha límite en la reunión, pregunte antes de escribir el acta en lugar de dejarla en blanco.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: prepare los materiales para el próximo viernes. |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Cada persona: enviar vistas, dentro de esta semana |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Ventas: confirmar las cifras |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Prepare tres propuestas para la próxima vez. |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Propietario aún no decidido |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Se informará el plazo |
Las dos últimas son entradas legítimas cuando no se decidió nada. Registrar que un propietario está indeciso es más útil que dejar la línea fuera.
que dejar fuera
Los minutos son más útiles cuando son más cortos. El error más común es transcribir la discusión, lo que produce un documento que nadie lee y que puede crear dificultades si se atribuyen opiniones.
Omita el argumento y conserve el resultado, a menos que exista una razón específica para registrar cómo se llegó a una decisión.
- Quién no estuvo de acuerdo con qué, a menos que deba constar en acta.
- El ida y vuelta de una discusión.
- Tu propia interpretación de lo que alguien quiso decir.
- Charlas triviales y digresiones.
- Cualquier cosa que no esté seguro de haber escuchado correctamente; pregunta en su lugar.
Tomar minutos en un segundo idioma
Tomarse unos minutos mientras se sigue aprendiendo japonés parece imposible y es manejable, porque no es necesario seguirlo todo. Necesitas decisiones y acciones, que estén marcadas por frases predecibles.
Escuchar esos marcadores en lugar del contenido es la técnica que hace que funcione.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Entonces, sobre esa base. (una decisión está aterrizando) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | ¿Quién será el responsable? (una acción) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | La fecha límite es el próximo viernes. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Para la próxima reunión, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Este asunto queda aplazado. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Eso concluye la reunión. |
Circulando y corrigiendo
Envía actas el mismo día. Las correcciones son fáciles mientras la gente recuerda e imposibles una semana después, y circular temprano también es la forma de saber si entendiste correctamente la reunión.
Invitar a hacer correcciones explícitamente es normal y quita presión a un documento escrito en un segundo idioma.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Envío el acta. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Por favor revíselos. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Por favor señale cualquier error. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Estoy reenviando la versión corregida. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Hay partes que no pude captar. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Estaría agradecido por cualquier adición. |
Decir claramente que no pudiste captar algo es mejor que adivinar. Los colegas llenan el vacío rápidamente y el registro termina siendo preciso.