Conclusión primero
La convención más importante es que la conclusión está arriba. Un lector debe conocer el resultado desde la primera línea y leer el resto sólo si quiere conocer los detalles.
Esto va en contra del hábito de construir un argumento hacia una conclusión, que es la forma en que a muchas personas se les enseña a escribir. En un informe empresarial japonés, esa estructura se lee como evasiva o desorganizada.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | Para dar la conclusión primero. |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | En conclusión, la introducción es factible. |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | Los detalles siguen a continuación. |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | La investigación no confirmó ningún problema. |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | Por el momento no se puede emitir un juicio. |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | La conclusión es la siguiente. |
Las secciones estándar
Los informes siguen un orden convencional y usarlo significa que el lector sabe dónde encontrar cada cosa sin que se lo digan.
No todos los informes necesitan todas las secciones, pero el orden es fijo cuando aparecen.
| Sección | japonés | Contiene |
|---|---|---|
| Conclusión | 結論 | El resultado, primero |
| Fondo | 背景 | ¿Por qué se investigó esto? |
| Método | 調査方法 | que se hizo |
| Recomendaciones | 調査結果 | Solo hechos |
| Análisis | 考察 | Interpretación, etiquetada |
| Propuesta | 提案 | ¿Qué debería pasar a continuación? |
Los hallazgos y el análisis son secciones separadas por una razón. Mezclarlos es la crítica más común a un informe escrito por alguien nuevo.
Hecho y opinión, separados
Los escritos comerciales japoneses esperan una línea clara entre lo observado y lo que el escritor concluye a partir de ello. Marcar esa línea explícitamente no es pedantería; es lo que hace que un informe sea confiable.
Las frases marcadoras hacen el trabajo y usarlas consistentemente indica que entiendes la convención.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | Como una cuestión de hecho, |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | Según los datos, |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | Lo anterior son hechos. |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | La siguiente es mi propia opinión. |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | Se piensa eso. (inferencia) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | Se supone que eso. (más débil) |
Las dos últimas son las coberturas estándar para el análisis. Marcan una afirmación como una inferencia más que como una observación sin debilitarla.
El estilo escrito
Los informes utilizan un estilo escrito sencillo en lugar del estilo conversacional cortés. Escribir un informe con las terminaciones desu y masu se lee como un mensaje más que como un documento y es uno de los marcadores más claros de un escritor sin experiencia.
Las oraciones también son más cortas y tienen más sustantivos que en el habla, lo cual es conveniente para el alumno: las oraciones declarativas cortas son exactamente lo que quiere el género.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | Se confirmó un problema. (estilo de informe) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | Mismo contenido, estilo de mensaje. |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | Es necesaria una respuesta. |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | La causa es desconocida. |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | Hay margen de mejora. |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | El seguimiento continuará. |
Números y evidencia
Se espera que los informes sean específicos. Los cuantificadores vagos debilitan considerablemente un informe y reemplazarlos con cifras es la forma más rápida de mejorarlo.
Cuando una cifra sea incierta, dígalo explícitamente en lugar de cubrir toda la oración.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | Incrementó un quince por ciento respecto al mes anterior. |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | Hubo tres informes. |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | Esta es una estimación. |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | Las cifras son provisionales. |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | Los detalles son según el archivo adjunto. |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | Las fuentes se enumeran al final. |
antes de enviarlo
Dos controles detectan la mayoría de los problemas. Primero, ¿la línea inicial expresa la conclusión? En segundo lugar, ¿puede un lector decir qué afirmaciones son hechos y cuáles son las suyas?
El tercero es la coherencia del estilo: un informe que comienza con un estilo sencillo y deriva hacia finales corteses es un desliz común y obvio para un lector japonés.
- La primera línea establece la conclusión.
- Los hechos y el análisis están en secciones separadas o claramente marcados.
- El estilo es consistente en todas partes, sin finales corteses mezclados.
- Cada número tiene una fuente o está etiquetado como estimación.
- Cabe en una página a menos que haya una razón por la que no pueda hacerlo.