Escrito para circular
El hecho definitorio de una propuesta japonesa es que viaja sin ti. Se reenvía, se imprime, se discute en una reunión en la que no estás y lo deciden personas que no tienen contexto más allá de la página.
Todo lo demás se deriva de eso. El documento tiene que responder a las preguntas obvias por sí mismo, porque no hay nadie presente para responderlas, y tiene que ser lo suficientemente breve como para que un lector ocupado lo termine.
| Sección | japonés | Respuestas |
|---|---|---|
| Fondo | 背景 | ¿Por qué ahora? |
| Problema | 課題 | Lo que está mal |
| Propuesta | 提案内容 | lo que quieres hacer |
| Efecto | 期待効果 | que mejora |
| Costo | 費用 | lo que cuesta |
| Cronograma | スケジュール | para cuando |
| Riesgos | リスク | ¿Qué podría salir mal? |
Los últimos tres son los que hacen que una propuesta sea viable. Sin costo, cronograma y riesgo, un lector no puede decidir nada y simplemente lo pospondrá.
La línea de resumen
Comience con una oración que indique lo que está proponiendo. Un lector que no lee nada más debería saber lo que se le pide.
Escribir esta línea primero también es una prueba útil de tu propio pensamiento: una propuesta que no se puede resumir en una frase normalmente no está lista.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Propongo introducir el nuevo sistema. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Propongo revisar el flujo de trabajo. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | La propuesta es la siguiente. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | El objetivo es acortar el tiempo de trabajo. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Se compararon tres opciones. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | En conclusión, se recomienda la opción A. |
Problema antes de la solución
La sección de problemas hace el trabajo persuasivo. Un lector que no acepta que existe un problema no aceptará la propuesta por muy buena que sea, y esta es la sección que los alumnos tienden a escribir demasiado brevemente.
Cuantificar siempre que sea posible. Un problema expresado con un número es mucho más difícil de descartar que uno expresado como una impresión.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Actualmente se requieren unas veinte horas al mes. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Al ser manual, los errores ocurren fácilmente. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | El año pasado se produjeron tres incidentes. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | La carga para el responsable es pesada. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | Tal como están las cosas, no se espera ninguna mejora. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Es urgente una respuesta. |
Los tres primeros están cuantificados y el resto no. Una propuesta con números en la sección de problemas es notablemente más persuasiva.
Costo y horario
Una propuesta sin costo y cronograma es una idea más que una propuesta, y será devuelta o aplazada. En estas secciones también es donde la honestidad vale la pena: una subestimación descubierta más tarde daña más que una cifra honesta más grande.
Cuando una cifra sea incierta, etiquétela como una estimación en lugar de presentarla como firme.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | El coste inicial es de unos quinientos mil yenes. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Un costo de funcionamiento mensual surge por separado. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Esta es una estimación y puede variar. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Se espera que la introducción demore tres meses. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | La primera fase comienza el próximo mes. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | El efecto sobre el trabajo existente es limitado. |
Nombrar la objeción
Cada propuesta tiene una objeción obvia y el lector pensará en ella, la menciones o no. Nombrarlo y responderlo es una fortaleza; omitirlo parece ingenuo o evasivo.
Aquí es también donde una propuesta gana confianza, ya que un escritor que ha anticipado la dificultad es más probable que haya pensado detenidamente el resto.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Se pueden plantear las siguientes preocupaciones. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | La carga aumenta temporalmente durante la introducción. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Esto se aborda mediante una introducción gradual. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | El riesgo se considera limitado. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Se consideró una alternativa pero cuesta más. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Si surgen inquietudes, se revisará. |
Mencionar que consideró una alternativa y por qué la rechazó es una de las cosas más fuertes que puede incluir una propuesta breve.
antes de circular
Compara el documento con el lector que lo verá sin ti. ¿Pueden decir qué se propone, cuánto cuesta, cuándo sucede y qué podría salir mal, solo desde la página?
La coherencia del estilo es importante aquí, al igual que en los informes: las propuestas utilizan un estilo escrito sencillo y las terminaciones educadas mezcladas marcan el documento como un mensaje en lugar de un documento.
- La primera línea expresa la propuesta.
- La sección del problema contiene al menos un número.
- El costo se divide en inicial y continuo.
- Se incluye un cronograma con fecha de inicio.
- La objeción obvia es nombrada y contestada.
- El estilo es consistente y sencillo en todas partes.