Vier Wendungen, die Sie kennen sollten, bevor Sie die E-Mail öffnen
Diese vier Ausdrücke tauchen in einer großen Anzahl interner E-Mails in Japan auf. Der erste öffnet die Nachricht, der letzte verbirgt meist die eigentliche Anfrage. Wenn Sie sie sofort erkennen, können Sie Ihre Leseenergie stattdessen auf die Details verwenden.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| お疲れ様です。 | Otsukaresama desu. | Hallo (Gruß unter Kollegen) |
| 打ち合わせ | uchiawase | eine Besprechung im Büro |
| 資料 | shiryō | Dokumente, Materialien |
| ご確認ください。 | Gokakunin kudasai. | Bitte prüfen Sie es. |
Die E-Mail, Teil 1: Begrüßung und die Änderung
Sato aus dem Vertriebsteam schreibt an einen Kollegen, Yamamoto, am Nachmittag vor einem Treffen mit einem Kunden. Lesen Sie zuerst das Japanische und versuchen Sie, die wichtigste Tatsache herauszufinden, bevor Sie sich die Übersetzung ansehen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 件名：明日の打ち合わせについて | Kenmei: ashita no uchiawase ni tsuite | Betreff: Über das morgige Treffen |
| 山本さん | Yamamoto san | Yamamoto-san, |
| お疲れ様です。営業部の佐藤です。 | Otsukaresama desu. Eigyōbu no Satō desu. | Hallo, das ist Sato aus dem Vertrieb. |
| 昨日は会議の準備を手伝っていただき、ありがとうございました。 | Kinō wa kaigi no junbi o tetsudatte itadaki, arigatō gozaimashita. | Vielen Dank, dass Sie mir bei der Vorbereitung auf das Treffen gestern geholfen haben. |
| 明日の打ち合わせについて、ご連絡いたします。 | Ashita no uchiawase ni tsuite, gorenraku itashimasu. | Ich schreibe über das morgige Treffen. |
| お客様のご都合により、開始時間が午前十時から午後二時に変更になりました。 | Okyakusama no gotsugō ni yori, kaishi jikan ga gozen jūji kara gogo niji ni henkō ni narimashita. | Aufgrund des Zeitplans des Kunden hat sich die Startzeit von 10.00 Uhr auf 14.00 Uhr geändert. |
| 場所は前回と同じ、三階の第二会議室です。 | Basho wa zenkai to onaji, sangai no daini kaigishitsu desu. | Der Ort ist derselbe wie beim letzten Mal: Besprechungsraum 2 im dritten Stock. |
| なお、会議室は午前中、別の部署に予約されているため、早めに入ることはできません。 | Nao, kaigishitsu wa gozenchū, betsu no busho ni yoyaku sarete iru tame, hayame ni hairu koto wa dekimasen. | Bitte beachten Sie, dass das Zimmer für den Vormittag von einer anderen Abteilung gebucht wurde und wir daher nicht früher einreisen können. |
Die E-Mail, Teil 2: der Anhang, die Anfrage und der Abschluss
Die zweite Hälfte enthält die eigentliche Arbeit. Achten Sie darauf, worum Yamamoto gebeten wird, was Sato anbietet und wer sonst noch zum Meeting kommt.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 当日使う資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけると助かります。 | Tōjitsu tsukau shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni gokakunin itadakeru to tasukarimasu. | Ich habe die Unterlagen für diesen Tag beigefügt, daher wäre es hilfreich, wenn Sie sie vorher überprüfen könnten. |
| 特に、五ページの売上の数字は、先月のデータで作成しております。 | Toku ni, go pēji no uriage no sūji wa, sengetsu no dēta de sakusei shite orimasu. | Insbesondere die Verkaufszahlen auf Seite 5 basieren auf den Daten des Vormonats. |
| 最新の数字が必要であれば、本日中に修正いたします。 | Saishin no sūji ga hitsuyō de areba, honjitsu-chū ni shūsei itashimasu. | Wenn die neuesten Zahlen benötigt werden, werde ich sie bis Ende des Tages aktualisieren. |
| 当日は先方の部長もいらっしゃる予定です。 | Tōjitsu wa senpō no buchō mo irassharu yotei desu. | Die Anwesenheit des Abteilungsleiters des Kunden wird ebenfalls erwartet. |
| 鈴木部長によると、話の中心は来年の新商品になるそうです。 | Suzuki buchō ni yoru to, hanashi no chūshin wa rainen no shinshōhin ni naru sō desu. | Laut unserem Manager Suzuki wird sich die Diskussion auf die neuen Produkte des nächsten Jahres konzentrieren. |
| そのため、新商品のパンフレットも十部ほど用意しておきます。 | Sono tame, shinshōhin no panfuretto mo jūbu hodo yōi shite okimasu. | Deshalb werde ich auch etwa zehn Exemplare der neuen Produktbroschüre vorbereiten. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni oshirase kudasai. | Wenn etwas unklar ist, können Sie es mir gerne mitteilen. |
| お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。 | Oisogashii tokoro osoreirimasu ga, dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Es tut uns leid, Sie zu belästigen, wenn Sie beschäftigt sind, und vielen Dank im Voraus. |
| 営業部 佐藤 | Eigyōbu Satō | Sato, Vertriebsabteilung |
Vokabelhinweise
Die meisten davon sind Geschäftswörter, denen Sie immer wieder begegnen werden. Für einige gibt es ein alltägliches Äquivalent, das in der Glosse angegeben ist, sodass Sie die Registeränderung sehen können.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 件名 | kenmei | Betreff (einer E-Mail) |
| 営業部 | eigyōbu | Verkaufsabteilung |
| 都合 | tsugō | Bequemlichkeit, Zeitplan (ご都合 ist höflich) |
| 変更になる | henkō ni naru | geändert werden (formal für 変わる) |
| 部署 | busho | Abteilung, Abschnitt |
| 添付する | tenpu suru | (eine Datei) anhängen |
| 事前に | jizen ni | im Voraus (formell für 前もって) |
| 本日中に | honjitsu-chū ni | bis zum Ende des heutigen Tages (formell für 今日中に) |
| 先方 | senpō | die andere Partei, die Kundenseite |
| 部 | bu | Schalter für Kopien von Dokumenten |
| 不明な点 | fumei na ten | unklare Punkte, Fragen |
当日 (tōjitsu) bedeutet am Tag selbst und 前回 (zenkai) bedeutet letztes Mal. Beides kommt beim Schreiben viel häufiger vor als beim lockeren Sprechen, wo man その日 und この前 sagt.
Grammatikhinweise: keigo lesen und die N3-Muster
1. Bescheidene Formen für die eigenen Handlungen des Autors. ご連絡いたします (Ich werde mich mit Ihnen in Verbindung setzen), 添付いたしました (Ich habe es angehängt), 作成しております (es wurde von mir erstellt) und 修正いたします (Ich werde es reparieren) senken alle den Schreiber. Eine kurze Regel: いたします und おります beschreiben fast immer, was der Autor oder die Seite des Autors tut.
2. Respektvolle Formen gegenüber den Handlungen anderer Menschen. いらっしゃる ist die respektvolle Form von 来る, die für den Vorgesetzten des Kunden verwendet wird. ご確認いただける und 手伝っていただき verwenden いただく, um einen Gefallen zu erhalten, sodass die Handlungen des Kollegen mit Respekt behandelt werden. Wenn ein Satz いただく hat, gehört die Aktion dem Leser.
3. 〜ば als 〜であれば. Bei Substantiven und な-Adjektiven ist die ば-Bedingung であれば: 必要であれば, falls erforderlich. Es ist etwas formeller als 必要なら und kommt in der Geschäftsliteratur sehr häufig vor.
4. 〜によると〜そうです und das Passiv. Sato gibt die Worte des Managers mit によると und そうです wieder, die klare, professionelle Art der Informationsweitergabe. Das Passiv 予約されている (wurde gebucht) konzentriert sich auf das Zimmer, nicht darauf, wer es gebucht hat.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 資料をお送りいたします。 | Shiryō o ookuri itashimasu. | Muster 1: Ich schicke Ihnen die Unterlagen. (bescheiden) |
| 社長がいらっしゃいました。 | Shachō ga irasshaimashita. | Muster 2: Der Firmenpräsident ist angekommen. (respektvoll) |
| ご質問があれば、お知らせください。 | Goshitsumon ga areba, oshirase kudasai. | Muster 3: Wenn Sie Fragen haben, lassen Sie es mich bitte wissen. |
| 課長によると、会議は延期になるそうです。 | Kachō ni yoru to, kaigi wa enki ni naru sō desu. | Muster 4: Laut Sektionsleiter wird die Sitzung verschoben. |
Drei häufige Fehler beim Lesen geschäftlicher E-Mails
Lernende bei N3 verstehen normalerweise die Wörter in einer E-Mail wie dieser, verstehen aber falsch, wer was tut, oder verpassen die Anfrage. Diese drei Fallen sorgen für die meiste Verwirrung.
- Jede Formel als Inhalt behandeln. いつもお世話になっております, お疲れ様です und よろしくお願いいたします enthalten fast keine Informationen. Überspringen Sie sie beim ersten Lesen und suchen Sie nach Zahlen, Orten und Verben der Handlung.
- Die Anfrage fehlt, da sie keine ください enthält. ご確認いただけると助かります und ご在宅をお願いいたします sind Anfragen, die so fest sind wie jeder Befehl. Wenn in einem Satz erwähnt wird, wie sehr etwas helfen würde, fordert er Sie dazu auf, es zu tun.
- Den Schauspieler verwechseln. ご連絡いたします (bescheiden) ist etwas, was der Autor tut; ご確認いただける (einen Gefallen annehmen) ist etwas, was der Leser tut. Im Zweifelsfall zeigen die bescheidenen Formen auf den Autor und いただく auf Sie.
Eine nützliche Angewohnheit besteht darin, nach dem Lesen einer geschäftlichen E-Mail eine einzeilige Zusammenfassung auf Englisch zu schreiben: Was hat sich geändert, was müssen Sie tun und bis wann. Für diese E-Mail: Die Besprechung findet jetzt um 14:00 Uhr statt. Überprüfen Sie heute den Anhang und teilen Sie Sato mit, ob die Zahlen aktualisiert werden müssen.
Verständnisfragen
Diese Fragen prüfen die Fakten, die Sie beim Lesen einer echten Arbeits-E-Mail nicht verpassen dürfen. Antworten Sie mit einem kurzen, höflichen Satz.
- Frage 1: Um wie viel Uhr beginnt das Treffen jetzt?
- Frage 2: Warum können sie den Besprechungsraum nicht früher betreten?
- Frage 3: Was wird Sato tun, wenn die neuesten Zahlen benötigt werden?
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 午後二時からです。 | Gogo niji kara desu. | Antwort 1: Ab 14:00 Uhr |
| 午前中、別の部署に予約されているからです。 | Gozenchū, betsu no busho ni yoyaku sarete iru kara desu. | Antwort 2: Weil eine andere Abteilung es für den Vormittag gebucht hat. |
| 本日中に資料を修正します。 | Honjitsu-chū ni shiryō o shūsei shimasu. | Antwort 3: Sato wird die Dokumente bis Ende des Tages aktualisieren. |
Lesen Sie sie laut vor, wie es eine Kollegin tun würde
Eine E-Mail laut vorzulesen klingt seltsam, ist aber der schnellste Weg, keigo-Formeln automatisch zu erstellen. Diese Zeilen kommen auch in Besprechungen und am Telefon aus dem Mund.
- Lesen Sie die gesamte E-Mail einmal in Ruhe durch und notieren Sie sich die neue Zeit und den neuen Raum.
- Lesen Sie die fünf Formelzeilen laut vor, bis sie sich glatt anfühlen: お疲れ様です, ご連絡いたします, ご確認いただけると助かります, ご不明な点がございましたら, よろしくお願いいたします.
- Lesen Sie Teil 2 in einem ruhigen, gleichmäßigen Tempo vor, als ob Sie ihn Yamamoto persönlich vorlesen würden.
- Sagen Sie die drei Fakten aus dem Gedächtnis in lockerem Japanisch und dann in höflichem Japanisch.
- Lesen Sie die E-Mail noch einmal und nehmen Sie sich Zeit. Versuchen Sie, eine Woche lang jeden Tag schneller zu werden, ohne die langen Vokale in 営業 (eigyō) und 本日中 (honjitsu-chū) zu verlieren.
Entwirren Sie jede Zeile, die noch unklar ist
Wenn ein Satz immer noch nicht funktioniert, fügen Sie ihn nach /explain in Mocchi ein. 最新の数字が必要であれば、本日中に修正いたします ist ein guter Test: Mocchi unterteilt ihn in die Bedingung, die Zeit und das bescheidene Verb und sagt Ihnen, wer was tut. Mocchi verfolgt die keigo Formulare, nach denen Sie immer wieder fragen, damit ein späterer /review sie zurückholen kann, wenn Sie sie wahrscheinlich vergessen.
Um die gleiche Höflichkeit in der Sprache zu hören, öffnen Sie AI Sensei, wählen Sie Ibuki-sensei und bitten Sie Ibuki-sensei, Yamamoto abzuspielen. Erzählen Sie ihr höflich und in Ihren eigenen Worten von der Besprechungsänderung und lassen Sie sich von ihr Fragen zu den Dokumenten stellen.