โครงสร้างที่ได้มาตรฐาน
รายงานการประชุมเป็นไปตามรูปแบบทั่วไปที่แทบไม่แตกต่างกันระหว่างบริษัท ซึ่งหมายความว่าเอกสารส่วนใหญ่สามารถจัดเตรียมได้ก่อนเริ่มการประชุม
การกรอกส่วนหัวไว้ล่วงหน้าจะทำให้คุณมีอิสระที่จะมีสมาธิกับสองสิ่งที่จำเป็นต้องฟังจริงๆ นั่นก็คือ การตัดสินใจและการกระทำ
| สนาม | ญี่ปุ่น | อะไรเข้าไปอยู่ในนั้น |
|---|---|---|
| ชื่อ | 議事録 | ชื่อเอกสาร |
| วันที่และเวลา | วัน | วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด |
| สถานที่ | 場所 | ห้องหรือออนไลน์ |
| ผู้เข้าร่วม | 出席者 | ชื่อหน่วยงานบางครั้ง |
| กำหนดการ | 議題 | ประเด็นที่หารือกัน |
| การตัดสินใจ | 決定事項 | สิ่งที่ตกลงกันไว้ |
| การดำเนินการ | 宿題事項 | ใครทำอะไร เมื่อไหร่. |
สองแถวสุดท้ายเป็นจุดของเอกสาร เหนือสิ่งอื่นใดคือการบริหารงานที่สามารถกรอกข้อมูลล่วงหน้าได้
การบันทึกการตัดสินใจ
เส้นการตัดสินใจควรระบุสิ่งที่ได้ตกลงกันไว้และไม่มีอะไรอื่นใด ต่อต้านการล่อลวงให้บันทึกว่าใครโต้แย้งเพื่ออะไร ซึ่งไม่ค่อยเป็นที่ต้องการและอาจทำให้เกิดปัญหาได้ในภายหลัง
การใช้ถ้อยคำที่ลงท้ายด้วยคำนามถือเป็นมาตรฐานที่นี่ และทำให้รายการสั้น ประโยคสุภาพแบบเต็มจะทำให้นาทียาวขึ้นโดยไม่ทำให้ชัดเจนขึ้น
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | ได้รับการอนุมัติการแนะนำระบบใหม่แล้ว |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | ข้อเสนองบประมาณยกยอดไปครั้งต่อไป |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | ตกลงที่จะใช้ตัวเลือก A |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | นโยบายปัจจุบันยังคงดำเนินต่อไป |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | ข้อสรุปถูกเลื่อนออกไป |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | รายละเอียดให้พิจารณาแยกกัน |
การบันทึกการกระทำ
การกระทำต้องมีสามสิ่ง: อะไร ใคร และเมื่อใด การดำเนินการโดยไม่มีเจ้าของหรือกำหนดเวลาไม่ถือว่าเป็นการกระทำ และนาทีที่ละเว้นถือเป็นข้อร้องเรียนที่พบบ่อยที่สุด
หากไม่ได้ระบุกำหนดเวลาในการประชุม ให้ถามก่อนเขียนรายงานการประชุมแทนที่จะปล่อยว่างไว้
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | ทานากะ: เตรียมอุปกรณ์ภายในวันศุกร์หน้า |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | แต่ละคน: ส่งมุมมองภายในสัปดาห์นี้ |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | ยอดขาย: ยืนยันตัวเลข |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | เตรียมข้อเสนอสามข้อในครั้งต่อไป |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | เจ้าของยังไม่ได้ตัดสินใจ |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | กำหนดเวลาจะแจ้งให้ทราบ |
สองรายการสุดท้ายเป็นรายการที่ถูกต้องตามกฎหมายเมื่อไม่มีการตัดสินใจใดๆ การบันทึกว่าเจ้าของไม่แน่ใจจะมีประโยชน์มากกว่าการละสายออกไป
สิ่งที่จะทิ้งไป
นาทีจะมีประโยชน์มากกว่าเมื่อสั้นลง ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือการถอดความการอภิปราย ซึ่งก่อให้เกิดเอกสารที่ไม่มีใครอ่าน และสามารถสร้างปัญหาได้หากมีการระบุความคิดเห็น
ละทิ้งข้อโต้แย้งและเก็บผลลัพธ์ไว้ เว้นแต่จะมีเหตุผลเฉพาะเจาะจงในการบันทึกว่าการตัดสินใจบรรลุผลอย่างไร
- ผู้ใดไม่เห็นด้วยกับสิ่งใดเว้นแต่จะต้องบันทึกไว้
- การพูดคุยกลับไปกลับมา
- การตีความของคุณเองถึงสิ่งที่ใครบางคนหมายถึง
- การพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ และการพูดนอกเรื่อง
- อะไรก็ตามที่คุณไม่แน่ใจว่าคุณได้ยินถูกต้อง ถามแทน
การนาทีเป็นภาษาที่สอง
การใช้เวลาไม่กี่นาทีในขณะที่เรียนภาษาญี่ปุ่นฟังดูเป็นไปไม่ได้และจัดการได้ เพราะคุณไม่จำเป็นต้องทำตามทุกอย่าง คุณต้องมีการตัดสินใจและการกระทำซึ่งมีวลีที่คาดเดาได้
การฟังเครื่องหมายเหล่านั้นแทนที่จะฟังเนื้อหาเป็นเทคนิคที่ช่วยให้ได้ผล
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | ดังนั้นบนพื้นฐานนั้น (การตัดสินใจกำลังลงจอด) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบ? (การกระทำ) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | กำหนดเวลาคือวันศุกร์หน้า |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | โดยการประชุมครั้งต่อไป |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | เรื่องนี้ขอเลื่อนออกไป |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | เป็นอันเสร็จสิ้นการประชุม |
หมุนเวียนและแก้ไข
ส่งนาทีในวันเดียวกัน การแก้ไขทำได้ง่ายในขณะที่ผู้คนจำได้และทำไม่ได้ในอีกหนึ่งสัปดาห์ต่อมา และการเผยแพร่ตั้งแต่เนิ่นๆ ยังช่วยให้คุณทราบว่าคุณเข้าใจการประชุมถูกต้องหรือไม่
การเชิญชวนให้มีการแก้ไขอย่างชัดเจนถือเป็นเรื่องปกติ และช่วยลดความกดดันในเอกสารที่เขียนเป็นภาษาที่สอง
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | ฉันกำลังส่งนาที |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | โปรดตรวจสอบพวกเขา |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | โปรดชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดใด ๆ |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | ฉันกำลังส่งเวอร์ชันที่แก้ไขแล้วอีกครั้ง |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | มีส่วนที่ผมจับไม่ได้ |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | ฉันจะขอบคุณสำหรับการเพิ่มเติมใด ๆ |
พูดชัดแจ้งว่าจับอะไรไม่ได้ก็ดีกว่าคาดเดา เพื่อนร่วมงานเติมช่องว่างทันทีและบันทึกก็ถูกต้องแม่นยำ