สรุปก่อน
แบบแผนที่สำคัญที่สุดคือข้อสรุปจะอยู่ด้านบนสุด ผู้อ่านควรทราบผลลัพธ์จากบรรทัดแรกและอ่านส่วนที่เหลือหากต้องการทราบรายละเอียดเท่านั้น
สิ่งนี้ขัดกับนิสัยการสร้างข้อโต้แย้งเพื่อไปสู่ข้อสรุป ซึ่งเป็นจำนวนคนที่ถูกสอนให้เขียน ในรายงานทางธุรกิจของญี่ปุ่น โครงสร้างดังกล่าวอ่านว่าเป็นการหลีกเลี่ยงหรือไม่เป็นระเบียบ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | ให้ได้ข้อสรุปก่อน |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | สรุปว่าแนะนำตัวได้ |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | รายละเอียดตามด้านล่างนี้ |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | การสอบสวนยืนยันว่าไม่มีปัญหาใดๆ |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | ปัจจุบันยังไม่สามารถตัดสินได้ |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | ข้อสรุปมีดังนี้ |
ส่วนมาตรฐาน
รายงานเป็นไปตามลำดับทั่วไป และการใช้รายงานจะทำให้ผู้อ่านรู้ว่าจะหาแต่ละรายการได้ที่ไหนโดยไม่ได้รับการบอกกล่าว
ไม่ใช่ทุกรายงานที่ต้องการทุกส่วน แต่ลำดับจะได้รับการแก้ไขเมื่อปรากฏขึ้น
| ส่วน | ญี่ปุ่น | ประกอบด้วย |
|---|---|---|
| บทสรุป | 結論 | ผลลัพธ์อันดับแรก |
| พื้นหลัง | 背景 | เหตุใดจึงมีการสอบสวนเรื่องนี้ |
| วิธี | 調査方法 | สิ่งที่ทำไปแล้ว |
| ผลการวิจัย | 調査結果 | ข้อเท็จจริงเท่านั้น |
| การวิเคราะห์ | 考察 | การตีความที่มีป้ายกำกับ |
| ข้อเสนอ | 提案 | อะไรจะเกิดขึ้นต่อไป |
ข้อค้นพบและการวิเคราะห์เป็นคนละส่วนด้วยเหตุผล การผสมผสานสิ่งเหล่านี้เข้าด้วยกันถือเป็นการวิพากษ์วิจารณ์รายงานที่เขียนโดยคนใหม่ที่พบบ่อยที่สุด
ข้อเท็จจริงและความคิดเห็นแยกออกจากกัน
การเขียนเชิงธุรกิจของญี่ปุ่นคาดหวังให้มีเส้นแบ่งที่ชัดเจนระหว่างสิ่งที่สังเกตและสิ่งที่ผู้เขียนสรุปจากสิ่งนั้น การทำเครื่องหมายบรรทัดนั้นอย่างชัดเจนไม่ใช่เรื่องอวดรู้ เป็นสิ่งที่ทำให้รายงานมีความน่าเชื่อถือ
วลีเครื่องหมายทำงานได้ดีและการใช้วลีเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอจะส่งสัญญาณว่าคุณเข้าใจแบบแผน
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | ตามความเป็นจริงแล้ว |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | ตามข้อมูลพบว่า |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | ข้างต้นเป็นข้อเท็จจริง |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | ต่อไปนี้เป็นความเห็นของผมเอง |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | ก็มีความคิดเช่นนั้น. (อนุมาน) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | สันนิษฐานกันว่า. (อ่อนแอกว่า) |
สองอันสุดท้ายคือการป้องกันความเสี่ยงมาตรฐานสำหรับการวิเคราะห์ พวกเขาทำเครื่องหมายข้อความเป็นการอนุมานมากกว่าการสังเกตโดยไม่ทำให้ข้อความนั้นอ่อนลง
สไตล์การเขียน
รายงานใช้รูปแบบการเขียนธรรมดามากกว่ารูปแบบการสนทนาที่สุภาพ การเขียนรายงานที่ลงท้ายด้วย desu และ masu จะอ่านเป็นข้อความแทนที่จะเป็นเอกสาร และเป็นหนึ่งในเครื่องหมายที่ชัดเจนที่สุดของนักเขียนที่ไม่มีประสบการณ์
ประโยคยังสั้นกว่าและคำนามหนักกว่าคำพูด ซึ่งสะดวกสำหรับผู้เรียน: ประโยคประกาศสั้น ๆ เป็นสิ่งที่ประเภทต้องการ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | ยืนยันปัญหาแล้ว (แบบรายงาน) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | เนื้อหาและรูปแบบข้อความเดียวกัน |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | จำเป็นต้องมีการตอบสนอง |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | ไม่ทราบสาเหตุ |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | มีพื้นที่สำหรับการปรับปรุง |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | การติดตามจะดำเนินต่อไป |
ตัวเลขและหลักฐาน
รายงานคาดว่าจะมีความเฉพาะเจาะจง ปริมาณที่คลุมเครือทำให้รายงานอ่อนแอลงอย่างมาก และการแทนที่ด้วยตัวเลขเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการปรับปรุง
ในกรณีที่ตัวเลขไม่แน่นอน ให้พูดอย่างชัดเจนแทนที่จะป้องกันความเสี่ยงทั้งประโยค
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | เพิ่มขึ้นร้อยละสิบห้าจากเดือนก่อนหน้า |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | มีรายงานสามฉบับ |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | นี่เป็นการประมาณการ |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | ตัวเลขเป็นเพียงการชั่วคราว |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | รายละเอียดเป็นไปตามเอกสารแนบ |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | แหล่งที่มามีการระบุไว้ในตอนท้าย |
ก่อนที่คุณจะส่งมัน
การตรวจสอบสองครั้งจะพบปัญหาส่วนใหญ่ ประการแรก บรรทัดแรกระบุถึงข้อสรุปหรือไม่? ประการที่สอง ผู้อ่านสามารถบอกได้ไหมว่าข้อความใดเป็นข้อเท็จจริง และข้อความใดเป็นของคุณ
ประการที่สามคือความสม่ำเสมอของสไตล์: รายงานที่เริ่มต้นในรูปแบบธรรมดาและเลื่อนไปสู่ตอนจบที่สุภาพถือเป็นเรื่องธรรมดาและเป็นรายงานที่ชัดเจนสำหรับผู้อ่านชาวญี่ปุ่น
- บรรทัดแรกระบุถึงข้อสรุป
- ข้อเท็จจริงและบทวิเคราะห์แยกส่วนหรือระบุไว้อย่างชัดเจน
- รูปแบบมีความสอดคล้องกันตลอดโดยไม่มีการลงท้ายแบบสุภาพปะปนกัน
- ทุกตัวเลขมีแหล่งที่มาหรือมีป้ายกำกับว่าเป็นค่าประมาณ
- มันพอดีกับหน้าเดียวเว้นแต่จะมีเหตุผลที่ไม่สามารถทำได้