ทั้งสี่ส่วน
คำขอโทษอย่างเป็นทางการมีโครงสร้าง และแต่ละส่วนก็ทำหน้าที่ต่างกัน โดยปกติแล้วผู้เรียนจะเขียนส่วนแรกได้ดีและสองส่วนสุดท้ายจะเขียนได้เบา ซึ่งทำให้ได้ตัวอักษรที่ฟังดูจริงใจและไม่ถูกใจใครเลย
ผู้อ่านกำลังมองหาส่วนที่สี่ คุณจะทำอย่างไรเพื่อไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้นอีกคือคำถามที่จดหมายมีอยู่ให้ตอบ
| ส่วนหนึ่ง | ญี่ปุ่น | วัตถุประสงค์ |
|---|---|---|
| ขอโทษ | お詫び | ระบุให้ชัดเจนก่อน |
| ข้อเท็จจริง | 経緯 | เกิดอะไรขึ้นจริง ๆ |
| สาเหตุ | 原因 | ทำไมมันถึงเกิดขึ้น |
| การป้องกัน | 再発防止策 | อะไรจะเปลี่ยนไป |
| ปิดการขอโทษ | 重ねてお詫び | ทำซ้ำสั้นๆ |
คำขอโทษปรากฏขึ้นสองครั้ง ครั้งแรกที่จุดเริ่มต้นและอีกครั้งที่ปิด การทำซ้ำนั้นเป็นเรื่องปกติและคาดหวัง
เปิดมาด้วยความขอโทษ.
จดหมายเปิดขึ้นพร้อมคำขอโทษ ไม่ใช่พื้นหลัง การทำให้ผู้อ่านพยายามอธิบายก่อนที่จะถึงคำขอโทษถือเป็นการอ่านที่ไม่ดี
การลงทะเบียนนั้นหนักกว่าการติดต่อทางธุรกิจทั่วไป โดยมีรูปแบบเรียบง่ายที่ใช้ตลอด
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| このたびは、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 | Kono tabi wa, gomeiwaku o okake shi, makoto ni mōshiwake gozaimasen. | ฉันขอโทษจริงๆสำหรับปัญหาที่เกิดขึ้น |
| 深くお詫び申し上げます。 | Fukaku owabi mōshiagemasu. | ฉันขอโทษอย่างสุดซึ้ง |
| 多大なるご迷惑をおかけいたしました。 | Tadai naru gomeiwaku o okake itashimashita. | เราได้ก่อความเดือดร้อนแก่ท่านมากมาย |
| 弁解の余地もございません。 | Benkai no yochi mo gozaimasen. | ไม่มีที่ว่างสำหรับข้อแก้ตัว |
| 心よりお詫び申し上げます。 | Kokoro yori owabi mōshiagemasu. | ฉันขอโทษจากใจ |
| ご不安をおかけしましたこと、お詫びいたします。 | Fuan o okake shimashita koto, owabi itashimasu. | ฉันขอโทษสำหรับความกังวลที่เกิดขึ้น |
ข้อเท็จจริงโดยไม่ต้องปกป้อง
เรื่องราวของสิ่งที่เกิดขึ้นควรเป็นข้อเท็จจริง ลำดับเหตุการณ์ และโดยย่อ นี่คือส่วนที่คำขอโทษผิดพลาดได้ง่ายที่สุด เนื่องจากคำอธิบายและคำแก้ต่างมีลักษณะคล้ายกันในหน้านั้น
การทดสอบคือประโยคจะบอกผู้อ่านว่าเกิดอะไรขึ้น หรือบอกว่าเหตุใดจึงไม่ใช่ความผิดของคุณ ชนิดที่สองควรถูกลบออก
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 経緯をご説明いたします。 | Keii o gosetsumei itashimasu. | ฉันจะอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้น |
| 三月十日、納品に遅れが生じました。 | Sangatsu tōka, nōhin ni okure ga shōjimashita. | เมื่อวันที่ 10 มีนาคม เกิดความล่าช้าในการจัดส่ง |
| 確認が不十分でございました。 | Kakunin ga fujūbun de gozaimashita. | การตรวจสอบของเราไม่เพียงพอ |
| 社内の連携が取れておりませんでした。 | Shanai no renkei ga torete orimasen deshita. | ขาดการประสานงานภายใน |
| 私の確認不足によるものです。 | Watashi no kakunin busoku ni yoru mono desu. | นี่เป็นเพราะการตรวจสอบของฉันไม่เพียงพอ |
| 結果として、ご迷惑をおかけしました。 | Kekka to shite, gomeiwaku o okake shimashita. | ด้วยเหตุนี้เราจึงสร้างปัญหาให้กับคุณ |
โปรดสังเกตว่าสิ่งเหล่านี้ยอมรับความรับผิดชอบมากกว่าการแจกจ่าย การตั้งชื่อเพื่อนร่วมงานหรือซัพพลายเออร์เป็นสาเหตุไม่ได้รับการตอบรับที่ถูกต้องแม้ว่าจะถูกต้องก็ตาม
การป้องกันซึ่งแบกรับน้ำหนัก
นี่คือส่วนที่ผู้อ่านต้องการและเป็นส่วนที่สร้างความแตกต่างระหว่างคำขอโทษที่ปิดประเด็นและส่วนที่ปิดไม่ได้
มาตรการควรเป็นรูปธรรมและตรวจสอบได้ คำสัญญาว่าจะระมัดระวังมากขึ้นไม่ใช่มาตรการ กระบวนการที่เปลี่ยนไปคือ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 再発防止策を以下のとおり定めました。 | Saihatsu bōshi-saku o ika no tōri sadamemashita. | เราได้กำหนดมาตรการป้องกันดังต่อไปนี้ |
| 確認手順を二重化いたします。 | Kakunin tejun o nijūka itashimasu. | เราจะตรวจสอบอีกครั้งในแต่ละขั้นตอน |
| 担当者を二名体制といたします。 | Tantōsha o nimei taisei to itashimasu. | เราจะมอบหมายงานให้คนสองคน |
| チェックリストを新たに作成しました。 | Chekkurisuto o arata ni sakusei shimashita. | เราได้สร้างรายการตรวจสอบใหม่แล้ว |
| 社内で共有し、周知いたしました。 | Shanai de kyōyū shi, shūchi itashimashita. | เราได้แบ่งปันและสื่อสารเรื่องนี้เป็นการภายใน |
| 今後このようなことがないよう努めます。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō tsutomemasu. | เราจะดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นอีก |
เขียนหรือพูด
คำขอโทษส่วนใหญ่จะพูดออกมาทันที คำขอโทษเป็นลายลักษณ์อักษรจะตามมาในกรณีที่เป็นเรื่องร้ายแรง ลูกค้าได้รับผลกระทบ หรือต้องการบันทึกมาตรการ
สำหรับเรื่องร้ายแรง มักจะพูดคำสั่งก่อนแล้วจึงเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรในภายหลัง เนื่องจากการขอโทษเป็นลายลักษณ์อักษรที่มาถึงก่อนการติดต่อใดๆ ถือเป็นการหลีกเลี่ยง
| สถานการณ์ | พูดแล้ว | เขียนไว้ |
|---|---|---|
| ข้อผิดพลาดภายในเล็กน้อย | ใช่ | เลขที่ |
| พลาดกำหนดเวลาภายใน | ใช่ | บางครั้ง |
| ลูกค้าได้รับผลกระทบ | ใช่ก่อน | ใช่แล้ว หลังจากนั้น |
| เกิดความสูญเสียทางการเงิน | ใช่ก่อน | ใช่ เป็นทางการ |
| ปัญหาซ้ำซาก | ใช่ | ใช่ครับ มีมาตรการ |
หากต้องการทั้งสองอย่าง ให้พูดก่อน จดหมายที่มาถึงก่อนการติดต่อของมนุษย์จะถูกอ่านว่าเป็นการซ่อนเร้นมากกว่าการขอโทษ
เวลาและโทนเสียง
ความรวดเร็วมีความสำคัญมากกว่าการขัดเกลา คำขอโทษที่ส่งในวันเดียวกันด้วยภาษาญี่ปุ่นที่ไม่สมบูรณ์นั้นได้รับการตอบรับดีกว่าคำขอโทษที่จัดทำขึ้นอย่างดีซึ่งส่งมาในสัปดาห์ต่อมา
โทนเสียงควรเรียบง่ายมากกว่าดราม่า การแสดงความรู้สึกเสียใจที่ละเอียดเกินไปสามารถอ่านได้ว่าเป็นการแสดง และวลีทั่วไปมีอยู่อย่างแม่นยำเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องประดิษฐ์ภาษาขึ้นมาสำหรับสิ่งนี้
- ส่งวันเดียวกันหากเป็นไปได้
- ใช้วลีธรรมดาๆ แทนที่จะคิดค้นวลีของคุณเอง
- เก็บไว้ในหน้าเดียว ความยาวไม่ใช่ความจริงใจ
- รวมมาตรการที่เป็นรูปธรรมอย่างน้อยหนึ่งรายการ
- ให้เพื่อนร่วมงานตรวจสอบหากเรื่องนี้ร้ายแรงหรือไม่