เขียนเพื่อเผยแพร่
ข้อเท็จจริงที่กำหนดเกี่ยวกับข้อเสนอของญี่ปุ่นคือการเดินทางโดยไม่มีคุณ ข้อมูลดังกล่าวจะได้รับการส่งต่อ พิมพ์ อภิปรายในการประชุมที่คุณไม่ได้เข้าร่วม และตัดสินใจโดยบุคคลที่ไม่มีบริบทนอกเหนือจากเพจ
ทุกสิ่งทุกอย่างเป็นไปตามนั้น เอกสารจะต้องตอบคำถามที่ชัดเจน เนื่องจากไม่มีใครตอบคำถามเหล่านั้น และจะต้องสั้นพอที่จะให้ผู้อ่านที่มีงานยุ่งอ่านจบ
| ส่วน | ญี่ปุ่น | คำตอบ |
|---|---|---|
| พื้นหลัง | 背景 | ทำไมตอนนี้ |
| ปัญหา | 課題 | มีอะไรผิดปกติ |
| ข้อเสนอ | 提案内容 | สิ่งที่คุณต้องการจะทำ |
| ผล | 期待効果 | อะไรทำให้ดีขึ้น. |
| ค่าใช้จ่าย | 費用 | มีค่าใช้จ่ายเท่าไร |
| กำหนดการ | スケジュール | โดยเมื่อไร |
| ความเสี่ยง | ลิสก์ | อะไรอาจผิดพลาดได้ |
สามรายการสุดท้ายคือสิ่งที่ทำให้ข้อเสนอสามารถดำเนินการได้ หากไม่มีต้นทุน กำหนดการ และความเสี่ยง ผู้อ่านไม่สามารถตัดสินใจอะไรได้เลยและจะเลื่อนออกไป
เส้นสรุป
เปิดด้วยหนึ่งประโยคที่ระบุว่าคุณกำลังเสนออะไร ผู้อ่านที่ไม่ได้อ่านอะไรเลยควรรู้ว่ากำลังถามอะไร
การเขียนบรรทัดนี้ก่อนเป็นการทดสอบความคิดของคุณเองที่มีประโยชน์ กล่าวคือ ข้อเสนอที่ไม่สามารถสรุปเป็นประโยคได้มักจะยังไม่พร้อม
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | ฉันเสนอการแนะนำระบบใหม่ |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | ฉันเสนอให้แก้ไขขั้นตอนการทำงาน |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | ข้อเสนอมีดังนี้ |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | มีวัตถุประสงค์เพื่อลดระยะเวลาการทำงาน |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | มีการเปรียบเทียบสามตัวเลือก |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | โดยสรุป แนะนำให้ใช้ตัวเลือก A |
ปัญหาก่อนแก้
ส่วนปัญหาทำหน้าที่โน้มน้าวใจ ผู้อ่านที่ไม่ยอมรับว่ามีปัญหาจะไม่ยอมรับข้อเสนอไม่ว่าจะดีแค่ไหน และนี่คือส่วนที่ผู้เรียนมักจะเขียนสั้นเกินไป
หาปริมาณทุกที่ที่เป็นไปได้ ปัญหาที่ระบุด้วยตัวเลขนั้นยากต่อการมองข้ามมากกว่าปัญหาที่ระบุว่าเป็นความประทับใจ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | ปัจจุบันต้องใช้เวลาประมาณยี่สิบชั่วโมงต่อเดือน |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | เนื่องจากเป็นแบบ manual จึงเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | ปีที่แล้วมีเหตุการณ์สามเหตุการณ์เกิดขึ้น |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | ภาระของผู้รับผิดชอบก็หนักหนา |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | เมื่อสิ่งต่างๆ ดำเนินไป คาดว่าจะไม่มีการปรับปรุงใดๆ |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | การตอบสนองเป็นเรื่องเร่งด่วน |
สามตัวแรกเป็นปริมาณและส่วนที่เหลือไม่ใช่ ข้อเสนอที่มีตัวเลขอยู่ในส่วนของปัญหาจะโน้มน้าวใจได้มากกว่าอย่างเห็นได้ชัด
ค่าใช้จ่ายและกำหนดการ
ข้อเสนอที่ไม่มีค่าใช้จ่ายและกำหนดเวลาถือเป็นแนวคิดมากกว่าข้อเสนอ และจะถูกส่งคืนหรือเลื่อนออกไป ส่วนเหล่านี้ยังเป็นส่วนที่ความซื่อสัตย์จ่ายอีกด้วย: การดูถูกดูแคลนที่ค้นพบในภายหลังสร้างความเสียหายมากกว่าที่บุคคลซื่อสัตย์ที่มีขนาดใหญ่กว่าจะได้รับ
ในกรณีที่ตัวเลขไม่แน่นอน ให้ระบุว่าเป็นตัวเลขประมาณการ แทนที่จะนำเสนอเป็นตัวเลขที่มั่นคง
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นประมาณห้าแสนเยน |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการรายเดือนเกิดขึ้นแยกกัน |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | นี่เป็นการประมาณการและอาจแตกต่างออกไป |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | การแนะนำคาดว่าจะใช้เวลาสามเดือน |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | ระยะแรกจะเริ่มในเดือนหน้า |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | ผลกระทบต่องานที่มีอยู่มีจำกัด |
การตั้งชื่อผู้คัดค้าน
ทุกข้อเสนอมีข้อโต้แย้งที่ชัดเจน และผู้อ่านจะพิจารณาว่าคุณจะพูดถึงหรือไม่ก็ตาม การตั้งชื่อและการตอบรับคือจุดแข็ง การละเว้นจะดูไร้เดียงสาหรือเป็นการหลีกเลี่ยง
นี่เป็นจุดที่ข้อเสนอได้รับความไว้วางใจ เนื่องจากนักเขียนที่คาดการณ์ถึงความยากลำบากมีแนวโน้มที่จะคิดส่วนที่เหลือมากกว่า
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | สามารถแจ้งข้อกังวลต่อไปนี้ได้ |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | ภาระเพิ่มขึ้นชั่วคราวระหว่างการแนะนำ |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | ปัญหานี้ได้รับการแก้ไขด้วยการแนะนำเป็นระยะ |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | ความเสี่ยงถือว่ามีจำกัด |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | พิจารณาทางเลือกอื่นแต่มีค่าใช้จ่ายสูงกว่า |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | หากมีการหยิบยกข้อกังวลก็จะได้รับการแก้ไข |
การกล่าวถึงว่าคุณได้พิจารณาทางเลือกอื่นแล้วและเหตุใดคุณจึงปฏิเสธทางเลือกนั้นถือเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ข้อเสนอสั้นๆ อาจรวมไว้ด้วย
ก่อนหมุนเวียน
ตรวจสอบเอกสารกับผู้อ่านที่จะมองเห็นโดยไม่มีคุณ พวกเขาสามารถบอกได้ไหมว่าอะไรที่กำลังเสนออยู่ ราคาเท่าไหร่ เกิดขึ้นเมื่อใด และมีอะไรผิดพลาดจากหน้านี้เพียงอย่างเดียว
ความสอดคล้องของสไตล์มีความสำคัญเช่นเดียวกับในรายงาน: ข้อเสนอใช้รูปแบบการเขียนธรรมดา และการลงท้ายแบบสุภาพผสมกันเพื่อทำเครื่องหมายเอกสารว่าเป็นข้อความแทนที่จะเป็นเอกสาร
- บรรทัดแรกระบุข้อเสนอ
- ส่วนของปัญหาประกอบด้วยตัวเลขอย่างน้อยหนึ่งตัว
- ค่าใช้จ่ายแบ่งออกเป็นเริ่มต้นและต่อเนื่อง
- มีกำหนดการพร้อมวันที่เริ่มต้นรวมอยู่ด้วย
- การคัดค้านที่ชัดเจนถูกตั้งชื่อและตอบ
- สไตล์มีความสม่ำเสมอและเรียบง่ายตลอด