De opbouw van een eerste e-mail
Een beleefde Japanse e-mail aan een vreemde heeft een vaste volgorde, en een lezer verwacht dat elk onderdeel op zijn plaats staat. Vul de reeks in en het resultaat is beleefd, ook al is de grammatica binnen elke regel eenvoudig. Sla een deel over, vooral de onderwerpregel of de inleiding, en de e-mail voelt abrupt aan, hoe goed de grammatica ook is.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete gorenraku itashimasu. | Ik neem voor het eerst contact met u op. |
| 件名 | kenmei | onderwerpregel |
| 〜と申します。 | ... to mōshimasu. | Mijn naam is ... (nederig) |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Alvast bedankt. (afsluiting) |
- Onderwerpregel: wat je wilt, in een zelfstandig naamwoord.
- Ontvanger: de naam of rol met sama, op een eigen regel.
- Introductie: eerste contact, je naam en in één zin wie je bent.
- Verzoek: één ding, zachtjes gevraagd, met de benodigde details (datum, nummer, item).
- Afsluiting: een bedankje vooraf.
- Handtekening: volledige naam, katakana voor een buitenlandse naam, contactgegevens indien relevant.
Onderwerpregels die geopend worden
De onderwerpregel in een Japanse e-mail is een label en geen zin: het onderwerp gevolgd door het soort bericht. Winkels en kantoren sorteren hun inbox op deze labels, en een vaag onderwerp zoals hallo of vraag kan dagen wachten. Zet het onderwerp eerst en het verzoektype erna, en voeg een datum toe als die er is.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お問い合わせ | otoiawase | navraag |
| 営業時間についてのお問い合わせ | Eigyō jikan ni tsuite no otoiawase | Betreft: Inlichtingen over openingstijden |
| 予約のお願い | Yoyaku no onegai | Betreft: Reserveringsaanvraag |
| 見学のお願い | Kengaku no onegai | Betreft: Verzoek om bezoek |
| 予約変更のご相談 | Yoyaku henkō no gosōdan | Onderwerp: Over het wijzigen van een boeking |
| 商品の在庫について | Shōhin no zaiko ni tsuite | Onderwerp: Over de voorraad van een artikel |
De opening: aan wie je schrijft en wie je bent
De eerste regel is de ontvanger. Een bekende persoon krijgt zijn achternaam plus sama; een onbekende persoon bij een bedrijf of kantoor krijgt gotantōsha-sama, verantwoordelijke persoon; een winkel of kantoor als geheel krijgt de naam plus onchū. Stel jezelf dan in één regel voor: dat dit je eerste contact is, je naam met de bescheiden tot mōshimasu, en indien nuttig een zin die zegt wie je bent, zoals een student uit Canada of een gast die volgende maand arriveert.
Eén zin om weg te laten: osewa ni natte orimasu. Het opent de meeste zakelijke e-mails in Japan, maar het betekent bedankt voor uw voortdurende steun en impliceert dat u al met elkaar omgaat. In een eerste e-mail aan een vreemde leest het vreemd, alsof je vergeten bent dat je elkaar nooit hebt ontmoet.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| ご担当者様 | Gotantōsha-sama | Aan de verantwoordelijke persoon |
| 山田様 | Yamada-sama | Geachte heer/mevrouw Yamada |
| さくら書店 御中 | Sakura Shoten onchū | Naar Sakura Boekwinkel (een organisatie) |
| 初めてご連絡いたします。スミスと申します。 | Hajimete gorenraku itashimasu. Sumisu to mōshimasu. | Eerste contact; mijn naam is Smit. |
| カナダの大学で日本語を勉強している学生です。 | Kanada no daigaku de nihongo o benkyō shite iru gakusei desu. | Ik ben een student die Japans studeert aan een universiteit in Canada. |
| お世話になっております。 | Osewa ni natte orimasu. | Bedankt voor uw voortdurende hulp. (alleen bestaande contacten) |
Het verzoek: vraag, geef geen opdracht
Het verzoek bestaat uit één zin, maximaal twee, en de vorm is belangrijker dan de woordenschat. Shite kudasai, zoals leerboeken dat graag doen, is een instructie en klinkt voor een vreemde op schrift bot. De zachte vormen eindigen met een vraag: ik zou graag willen, zou het mogelijk zijn; Kunt u mij dit laten weten? Voeg de feiten toe die de lezer moet beantwoorden, een datum, een aantal mensen, een itemnaam, in dezelfde zin of de volgende.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 予約をしたいのですが、可能でしょうか。 | Yoyaku o shitai no desu ga, kanō deshō ka. | Ik wil graag reserveren; zou dat mogelijk zijn? |
| 営業時間を教えていただけますでしょうか。 | Eigyō jikan o oshiete itadakemasu deshō ka. | Kunt u mij uw openingstijden doorgeven? |
| お忙しいところ恐れ入りますが | Oisogashii tokoro osoreirimasu ga | Sorry dat ik u lastig val als u het druk heeft, maar... |
| この商品の在庫はありますでしょうか。 | Kono shōhin no zaiko wa arimasu deshō ka. | Winkel: Heeft u dit artikel op voorraad? |
| チェックインの時間を変更したいのですが。 | Chekkuin no jikan o henkō shitai no desu ga. | Gastheer: Ik wil mijn inchecktijd wijzigen. |
| 見学は可能でしょうか。 | Kengaku wa kanō deshō ka. | School: Is het mogelijk om op bezoek te komen? |
| 十一月三日、二名で考えております。 | Jūichigatsu mikka, nimei de kangaete orimasu. | Ik heb 3 november in gedachten, twee mensen. |
Desu ga aan het einde van een zin is de verzachter: het loopt weg en laat de beslissing aan de lezer over. Deshō ka is een zachtere desu ka. Samen doen ze een verzoek waar een Japanse lezer gemakkelijk ja of nee op kan zeggen, en dat is het hele punt.
De afsluiting en de ondertekening
Elke Japanse e-mail eindigt met een verzoekregel, zelfs als er niets meer te vragen valt; het is het geschreven equivalent van een boog. De standaard is yoroshiku onegai itashimasu, met een wasverzachter ervoor. Dan een lege regel en uw handtekening: volledige naam, de katakana-spelling van een buitenlandse naam zodat de lezer deze kan uitspreken, en contactgegevens waar relevant. Veel schrijvers voegen ijō (dat is alles) toe vóór het afsluiten van langere e-mails; in een e-mail van zes regels is dit optioneel.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | Otesū o okake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Sorry voor de problemen; alvast bedankt. |
| ご返信をお待ちしております。 | Gohenshin o omachi shite orimasu. | Ik kijk uit naar uw antwoord. |
| 以上、よろしくお願いいたします。 | Ijō, yoroshiku onegai itashimasu. | Dat is alles; alvast bedankt. |
| アンナ・スミス | Anna Sumisu | Anna Smith (handtekening in katakana) |
| 電話番号 | denwa bangō | telefoonnummer |
Drie eerste e-mails: een winkel, een gastheer, een schoolkantoor
Het frame is hetzelfde; alleen het onderwerp, de zelfbeschrijving en het verzoek veranderen. Hier ziet u hoe elke versie verschilt, zodat u de uwe kunt samenstellen uit de bovenstaande regels.
| Deel | Winkel | Gastheer van een pension | Schoolkantoor |
|---|---|---|---|
| Onderwerp | Artikelnaam + ni tsuite | Yoyaku henkō no gosōdan | Kengaku no onegai |
| Ontvanger | Winkelnaam + onchū | Naam van host + sama | Gotantōsha-sama |
| Wie je bent | Hajimete gorenraku itashimasu + naam | Naam + de boekingsdatum | Naam + student, land, niveau |
| Verzoek | Voorraad, verzending naar het buitenland, een item vasthouden | Eerder of later inchecken, bagage | Een bezoek, een startdatum van de cursus, de aanmelding |
| Details | Artikelnaam, kleur, maat | Boekingsnaam, data, tijd | Voorkeursdata, aantal personen |
| Sluiten | Yoroshiku onegai itashimasu | Dezelfde | Hetzelfde, met ijō in een langere e-mail |
Voor de gastheer bespaart een vermelding van de boeking in de eerste regel een zoekopdracht: naam, data en de boekingssite als die er is. Voor de school helpt één regel over uw niveau hen om in het juiste register te antwoorden en soms in het Engels.
Het antwoord dat je kunt krijgen
Antwoorden van winkels en kantoren zijn beleefd en formeel, waardoor ze makkelijker te lezen zijn dan ze eruitzien. De eerste regel bedankt u voor uw vraag, de laatste regel is een afsluiting en het eigenlijke antwoord bevindt zich in het midden. Een ja bevat vaak kanō of dekimasu; een nee wordt verpakt in osoreirimasu ga (het spijt ons maar) en eindigt op kanemasu (we kunnen het niet). Datums, tijden en prijzen vallen visueel op, dus scan ze eerst.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お問い合わせいただきありがとうございます。 | Otoiawase itadaki arigatō gozaimasu. | Bedankt voor uw vraag. |
| ご予約につきましては、可能でございます。 | Goyoyaku ni tsukimashite wa, kanō de gozaimasu. | Wat betreft de reservering, het is mogelijk. |
| 恐れ入りますが、当日の変更はいたしかねます。 | Osoreirimasu ga, tōjitsu no henkō wa itashikanemasu. | Het spijt ons, maar wijzigingen op dezelfde dag zijn niet mogelijk. |
| ご希望の日時をお知らせください。 | Gokibō no nichiji o oshirase kudasai. | Laat ons gerust uw voorkeursdatum en -tijd weten. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni otoiawase kudasai. | Mocht er iets onduidelijk zijn, vraag het gerust. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Afsluiting: Met vriendelijke groeten. (heel formeel) |
Als het antwoord een vraag stelt, beantwoord deze dan in hetzelfde kader, maar korter: de ontvanger, een bedankje voor het antwoord (gohenshin arigatō gozaimasu), het antwoord, de afsluiting. In de tweede e-mail wordt osewa ni natte orimasu correct, omdat je nu met elkaar omgaat.
Fouten waardoor een eerste e-mail bruusk overkomt
- Geen onderwerpregel, of een onderwerp zoals hallo. Geef het verzoek een naam.
- Openen met osewa ni natte orimasu voor een vreemde. Gebruik hajimete gorenraku itashimasu.
- San in plaats van sama schriftelijk naar een winkel of kantoor. Sama is de schriftelijke standaard voor klanten en vreemden.
- Shite kudasai voor het verzoek. Schakel over naar shitai no desuga of itadakemasu deshō ka.
- Twee of drie verzoeken in één e-mail plaatsen. Eén verzoek, één e-mail, totdat je de lezer kent.
- Alleen ondertekenen in Latijnse letters. Voeg katakana toe zodat de lezer je naam kan uitspreken.
- Emoji, uitroeptekens en informele eindes zoals ne. Bewaar ze voor vrienden.
Een tweede paar ogen voordat je op verzenden drukt
Het enige dat een eerste e-mail nodig heeft en wat een leerboek niet kan bieden, is een controle van de voltooide tekst. Plak de jouwe op Mocchi, de studieassistent van Unihongo, met /correct en vraag om elke correctie met een korte reden; vraag vervolgens of een regel als een instructie leest in plaats van als een verzoek. Mocchi houdt bij welke formulieren je mist, zodat de tweede e-mailcontrole sneller verloopt en het patroon van je fouten zichtbaar wordt. Wanneer het antwoord binnenkomt, /explain vraag dan welke regels vaste zinnen zijn en welke het antwoord bevatten.
Als de e-mail over een reservering gaat die u vervolgens met uw stem bevestigt, is de telefonische reserveringsmissie in AI Sensei de logische volgende stap; veel winkels antwoorden met bel alstublieft. Een gratis account op unihongo.com/login is voldoende voor zowel de controle als de belrepetitie.