Bentuk sebuah email pertama
Email berbahasa Jepang yang sopan kepada orang asing memiliki urutan yang tetap, dan pembaca mengharapkan setiap bagian berada pada tempatnya. Isi urutannya dan hasilnya sopan meskipun tata bahasa di setiap barisnya sederhana. Lewati satu bagian, terutama baris subjek atau pendahuluan, dan email akan terasa tiba-tiba betapapun bagusnya tata bahasanya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete gorenraku itashimasu. | Saya menghubungi Anda untuk pertama kalinya. |
| 件名 | kenmei | baris subjek |
| 〜と申します。 | ... to mōshimasu. | Nama saya ... (merendah) |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Terima kasih sebelumnya. (penutup) |
- Baris subjek: apa yang Anda inginkan, dalam frasa kata benda.
- Penerima: nama atau peran dengan sama, pada barisnya sendiri.
- Pendahuluan: kontak pertama, nama Anda, dan dalam satu frasa siapa Anda.
- Permintaan: satu hal, ditanyakan dengan lembut, dengan rincian yang diperlukan (tanggal, nomor, barang).
- Penutup: kalimat terima kasih sebelumnya.
- Tanda tangan: nama lengkap, katakana untuk nama asing, rincian kontak jika relevan.
Subjek yang membuat email dibuka
Baris subjek dalam email Jepang adalah label, bukan kalimat: topik diikuti jenis pesan. Toko-toko dan kantor mengurutkan kotak masuk mereka berdasarkan label-label ini, dan subjek yang tidak jelas seperti halo atau pertanyaan dapat menunggu berhari-hari. Tempatkan topik terlebih dahulu dan jenis permintaan setelahnya, dan tambahkan tanggal jika ada.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お問い合わせ | otoiawase | pertanyaan |
| 営業時間についてのお問い合わせ | Eigyō jikan ni tsuite no otoiawase | Perihal: Pertanyaan tentang jam buka |
| 予約のお願い | Yoyaku no onegai | Perihal: Permintaan reservasi |
| 見学のお願い | Kengaku no onegai | Perihal: Permintaan untuk berkunjung |
| 予約変更のご相談 | Yoyaku henkō no gosōdan | Perihal: Tentang mengubah pemesanan |
| 商品の在庫について | Shōhin no zaiko ni tsuite | Perihal: Tentang stok suatu barang |
Pembuka: kepada siapa Anda menulis dan siapa Anda
Baris pertama adalah penerima. Orang yang dikenal mendapat nama belakangnya ditambah sama; orang tak dikenal di suatu perusahaan atau kantor mendapat gotantōsha-sama, penanggung jawab; sebuah toko atau kantor secara keseluruhan mendapat namanya plus onchū. Kemudian perkenalkan diri Anda dalam satu baris: ini adalah kontak pertama Anda, nama Anda dengan kata sederhana mōshimasu, dan jika berguna, frasa yang menyatakan siapa Anda, seperti pelajar dari Kanada atau tamu yang akan datang bulan depan.
Satu frasa yang perlu ditinggalkan: osewa ni natte orimasu. Ini membuka sebagian besar email bisnis di Jepang, tapi itu berarti terima kasih atas dukungan Anda yang berkelanjutan dan menyiratkan bahwa Anda sudah berurusan satu sama lain. Dalam email pertama kepada orang asing, bunyinya aneh, seolah-olah Anda lupa bahwa Anda belum pernah bertemu.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| ご担当者様 | Gotantōsha-sama | Kepada orang yang bertanggung jawab |
| 山田様 | Yamada-sama | Tuan/Nyonya yang terhormat Yamada |
| さくら書店 御中 | Sakura Shoten onchū | Ke Sakura Toko Buku (sebuah organisasi) |
| 初めてご連絡いたします。スミスと申します。 | Hajimete gorenraku itashimasu. Sumisu to mōshimasu. | Kontak pertama; nama saya Smith. |
| カナダの大学で日本語を勉強している学生です。 | Kanada no daigaku de nihongo o benkyō shite iru gakusei desu. | Saya seorang mahasiswa yang belajar bahasa Jepang di sebuah universitas di Kanada. |
| お世話になっております。 | Osewa ni natte orimasu. | Terima kasih atas bantuan Anda yang berkelanjutan. (hanya kontak yang ada) |
Permintaan: memohon, bukan memerintah
Permintaannya terdiri dari satu kalimat, paling banyak dua kalimat, dan bentuknya lebih penting daripada kosakata. Shite kudasai, yang diajarkan dalam buku teks, merupakan instruksi dan terdengar blak-blakan jika dituliskan kepada orang asing. Bentuk lunak diakhiri dengan pertanyaan: Saya ingin, apakah mungkin; bisakah kamu memberitahuku. Tambahkan fakta yang perlu dijawab pembaca, tanggal, jumlah orang, nama item, dalam kalimat yang sama atau berikutnya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 予約をしたいのですが、可能でしょうか。 | Yoyaku o shitai no desu ga, kanō deshō ka. | Saya ingin melakukan reservasi; apakah itu mungkin? |
| 営業時間を教えていただけますでしょうか。 | Eigyō jikan o oshiete itadakemasu deshō ka. | Bisakah Anda memberi tahu saya jam buka Anda? |
| お忙しいところ恐れ入りますが | Oisogashii tokoro osoreirimasu ga | Maaf merepotkanmu ketika kamu sedang sibuk, tapi... |
| この商品の在庫はありますでしょうか。 | Kono shōhin no zaiko wa arimasu deshō ka. | Toko: Apakah Anda memiliki stok barang ini? |
| チェックインの時間を変更したいのですが。 | Chekkuin no jikan o henkō shitai no desu ga. | Tuan rumah: Saya ingin mengubah waktu check-in saya. |
| 見学は可能でしょうか。 | Kengaku wa kanō deshō ka. | Sekolah: Apakah mungkin untuk berkunjung? |
| 十一月三日、二名で考えております。 | Jūichigatsu mikka, nimei de kangaete orimasu. | Yang saya maksud adalah 3 November, dua orang. |
Desu ga di akhir kalimat adalah pelembut: ia berhenti dan menyerahkan keputusan kepada pembaca. Deshō ka lebih lembut desu ka. Bersama-sama mereka mengajukan permintaan agar pembaca Jepang dapat dengan mudah mengatakan ya atau tidak, dan itulah intinya.
Penutup dan tanda tangan
Setiap email Jepang diakhiri dengan baris permintaan, meskipun tidak ada lagi yang perlu diminta; itu setara dengan busur. Standarnya adalah yoroshiku onegai itashimasu, dengan pelembut di depannya. Kemudian baris kosong dan tanda tangan Anda: nama lengkap, ejaan katakana dari nama asing agar pembaca dapat mengucapkannya, dan detail kontak jika relevan. Banyak penulis menambahkan ijō (itu saja) sebelum menutup email yang lebih panjang; dalam email enam baris itu opsional.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | Otesū o okake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Maaf atas masalahnya; Terima kasih sebelumnya. |
| ご返信をお待ちしております。 | Gohenshin o omachi shite orimasu. | Saya menantikan balasan Anda. |
| 以上、よろしくお願いいたします。 | Ijō, yoroshiku onegai itashimasu. | Itu saja; Terima kasih sebelumnya. |
| アンナ・スミス | Anna Sumisu | Anna Smith (tanda tangan dalam katakana) |
| 電話番号 | denwa bangō | nomor telepon |
Tiga email pertama: toko, tuan rumah, kantor sekolah
Bingkainya sama; hanya subjek, deskripsi diri, dan permintaan yang berubah. Inilah perbedaan setiap versi, sehingga Anda dapat merakit versi Anda sendiri dari baris di atas.
| Bagian | Toko | Tuan rumah wisma | Kantor sekolah |
|---|---|---|---|
| Subjek | Nama barang + ni tsuite | Yoyaku henkō no gosōdan | Kengaku no onegai |
| Penerima | Nama toko + onchū | Nama tuan rumah + sama | Gotantōsha-sama |
| Siapa kamu | Hajimete gorenraku itashimasu + nama | Nama + tanggal pemesanan | Nama + siswa, negara, level |
| Meminta | Stok, pengiriman ke luar negeri, penyimpanan barang | Check-in lebih awal atau lebih lambat, bagasi | Kunjungan, tanggal mulai kursus, lamaran |
| Detail | Nama barang, warna, ukuran | Nama pemesanan, tanggal, waktu | Tanggal pilihan, jumlah orang |
| Penutupan | Yoroshiku onegai itashimasu | Sama | Sama halnya dengan ijō di email yang lebih panjang |
Bagi tuan rumah, penyebutan pemesanan di baris pertama akan menghemat pencarian mereka: nama, tanggal, dan situs pemesanan jika ada. Untuk sekolah, satu baris tentang level Anda membantu mereka menjawab dengan huruf yang benar dan terkadang dalam bahasa Inggris.
Balasan yang mungkin Anda terima
Balasan dari toko dan kantor bersifat sopan dan formula, sehingga lebih mudah dibaca daripada kelihatannya. Baris pertama mengucapkan terima kasih atas pertanyaannya, baris terakhir adalah penutup, dan jawaban sebenarnya ada di tengah. Jawaban ya sering kali berisi kanō atau dekimasu; kata tidak dibungkus dengan osoreirimasu ga (kami minta maaf tetapi) dan diakhiri dengan kanemasu (kami tidak dapat). Tanggal, waktu, dan harga terlihat jelas secara visual, jadi pindai terlebih dahulu.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お問い合わせいただきありがとうございます。 | Otoiawase itadaki arigatō gozaimasu. | Terima kasih atas pertanyaan Anda. |
| ご予約につきましては、可能でございます。 | Goyoyaku ni tsukimashite wa, kanō de gozaimasu. | Untuk reservasi, bisa saja. |
| 恐れ入りますが、当日の変更はいたしかねます。 | Osoreirimasu ga, tōjitsu no henkō wa itashikanemasu. | Mohon maaf, perubahan pada hari yang sama tidak dapat dilakukan. |
| ご希望の日時をお知らせください。 | Gokibō no nichiji o oshirase kudasai. | Harap beri tahu kami tanggal dan waktu pilihan Anda. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni otoiawase kudasai. | Jika ada yang kurang jelas, silakan bertanya. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Penutup: Dengan hormat. (sangat formal) |
Jika balasan menanyakan pertanyaan, jawablah dalam bingkai yang sama tetapi lebih pendek: penerima, ucapan terima kasih atas balasannya (gohenshin arigatō gozaimasu), jawabannya, penutup. Email kedua adalah dimana osewa ni natte orimasu menjadi benar, karena Anda sekarang berurusan satu sama lain.
Kesalahan yang membuat email pertama terkesan tiba-tiba
- Tidak ada baris subjek, atau subjek seperti halo. Beri nama permintaan tersebut.
- Dibuka dengan osewa ni natte orimasu untuk orang asing. Gunakan hajimete gorenraku itashimasu.
- San bukannya sama secara tertulis ke toko atau kantor. Sama adalah default tertulis untuk pelanggan dan orang asing.
- Shite kudasai untuk permintaan tersebut. Beralih ke shitai no desu ga atau itadakemasu deshō ka.
- Menempatkan dua atau tiga permintaan dalam satu email. Satu permintaan, satu email, sampai Anda mengenal pembacanya.
- Penandatanganan hanya dengan huruf latin. Tambahkan katakana agar pembaca dapat menyebutkan nama Anda.
- Emoji, tanda seru, dan akhiran biasa seperti ne. Simpan untuk teman.
Sepasang mata kedua sebelum Anda menekan kirim
Satu hal yang dibutuhkan email pertama yang tidak dapat diberikan oleh buku teks adalah pemeriksaan teks yang sudah selesai. Tempelkan milik Anda ke Mocchi, asisten belajar Unihongo, dengan /correct dan mintalah setiap koreksi dengan alasan singkat; lalu tanyakan apakah ada baris yang dibaca sebagai instruksi dan bukan permintaan. Mocchi melacak formulir yang Anda lewatkan, sehingga pemeriksaan email kedua lebih cepat dan pola kesalahan Anda menjadi terlihat. Ketika balasannya tiba, /explain dan tanyakan baris mana yang merupakan rangkaian frasa dan mana yang memuat jawabannya.
Jika email tersebut tentang reservasi, Anda kemudian akan mengonfirmasinya melalui suara, misi reservasi telepon di AI Sensei adalah langkah alami berikutnya; banyak toko membalas dengan silakan hubungi. Akun gratis di unihongo.com/login sudah cukup untuk pemeriksaan dan latihan panggilan.