La forme d'un premier e-mail
Un e-mail japonais poli adressé à un inconnu est une séquence fixe, et le lecteur attend chaque partie à sa place. Remplissez la séquence et le résultat est poli même si la grammaire à l'intérieur de chaque ligne est simple. Sautez une partie, en particulier la ligne d'objet ou l'introduction, et l'e-mail semble abrupt, quelle que soit la qualité de la grammaire.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete gorenraku itashimasu. | Je vous contacte pour la première fois. |
| 件名 | kenmei | objet du message |
| 〜と申します。 | ... to mōshimasu. | Je m'appelle ... (forme humble) |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Merci d'avance. (formule de fin) |
- Ligne d'objet : ce que vous voulez, dans une phrase nominale.
- Destinataire : le nom ou le rôle avec sama, sur sa propre ligne.
- Introduction : premier contact, votre nom et en une phrase qui vous êtes.
- Demande : une chose, demandée doucement, avec les détails nécessaires (date, numéro, article).
- Clôture : une ligne de remerciement par avance.
- Signature : nom complet, katakana pour un nom étranger, coordonnées le cas échéant.
Des objets qui donnent envie d'ouvrir le message
La ligne d'objet d'un e-mail japonais est une étiquette, pas une phrase : le sujet suivi du type de message. Les magasins et les bureaux trient leur boîte de réception selon ces étiquettes, et un sujet vague comme bonjour ou question peut attendre des jours. Mettez le sujet en premier et le type de demande après, et ajoutez une date s'il y en a une.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お問い合わせ | otoiawase | enquête |
| 営業時間についてのお問い合わせ | Eigyō jikan ni tsuite no otoiawase | Objet : Demande sur les heures d'ouverture |
| 予約のお願い | Yoyaku no onegai | Objet : Demande de réservation |
| 見学のお願い | Kengaku no onegai | Objet : Demande de visite |
| 予約変更のご相談 | Yoyaku henkō no gosōdan | Objet : À propos de la modification d'une réservation |
| 商品の在庫について | Shōhin no zaiko ni tsuite | Objet : A propos du stock d'un article |
L'ouverture : à qui vous écrivez et qui vous êtes
La première ligne est le destinataire. Une personne connue obtient son nom de famille plus sama ; une personne inconnue dans une entreprise ou un bureau obtient gotantōsha-sama, responsable ; un magasin ou un bureau dans son ensemble reçoit son nom plus onchū. Présentez-vous ensuite en une seule ligne : qu'il s'agit de votre premier contact, votre nom avec l'humble à mōshimasu, et si utile une phrase disant qui vous êtes, comme un étudiant du Canada ou un invité arrivant le mois prochain.
Une phrase à laisser de côté : osewa ni natte orimasu. Il ouvre la plupart des e-mails professionnels au Japon, mais cela signifie merci pour votre soutien continu et implique que vous traitez déjà les uns avec les autres. Dans un premier e-mail adressé à un inconnu, cela se lit bizarrement, comme si vous aviez oublié que vous ne vous êtes jamais rencontré.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| ご担当者様 | Gotantōsha-sama | Au responsable |
| 山田様 | Yamada-sama | Cher Monsieur/Madame Yamada |
| さくら書店 御中 | Sakura Shoten onchū | À Sakura Librairie (une organisation) |
| 初めてご連絡いたします。スミスと申します。 | Hajimete gorenraku itashimasu. Sumisu to mōshimasu. | Premier contact ; je m'appelle Smith. |
| カナダの大学で日本語を勉強している学生です。 | Kanada no daigaku de nihongo o benkyō shite iru gakusei desu. | Je suis un étudiant qui étudie le japonais dans une université au Canada. |
| お世話になっております。 | Osewa ni natte orimasu. | Merci pour votre aide continue. (contacts existants uniquement) |
La demande : demandez, ne donnez pas d'ordres
La demande comporte une phrase, deux au maximum, et la forme compte plus que le vocabulaire. Shite kudasai, que les manuels enseignent comme je vous prie de le faire, est une instruction et semble brutal lorsqu'il est écrit à un étranger. Les formes douces se terminent par une question : je voudrais, est-ce possible ; pourriez-vous me le faire savoir. Ajoutez les faits auxquels le lecteur doit répondre, une date, un nombre de personnes, le nom d'un élément, dans la même phrase ou dans la suivante.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 予約をしたいのですが、可能でしょうか。 | Yoyaku o shitai no desu ga, kanō deshō ka. | Je voudrais faire une réservation; est-ce que ce serait possible ? |
| 営業時間を教えていただけますでしょうか。 | Eigyō jikan o oshiete itadakemasu deshō ka. | Pourriez-vous me communiquer vos horaires d'ouverture ? |
| お忙しいところ恐れ入りますが | Oisogashii tokoro osoreirimasu ga | Désolé de vous déranger lorsque vous êtes occupé, mais... |
| この商品の在庫はありますでしょうか。 | Kono shōhin no zaiko wa arimasu deshō ka. | Boutique : Avez-vous cet article en stock ? |
| チェックインの時間を変更したいのですが。 | Chekkuin no jikan o henkō shitai no desu ga. | Hôte : Je souhaite modifier mon heure d'arrivée. |
| 見学は可能でしょうか。 | Kengaku wa kanō deshō ka. | Ecole : Serait-il possible de visiter ? |
| 十一月三日、二名で考えております。 | Jūichigatsu mikka, nimei de kangaete orimasu. | Je pense au 3 novembre, à deux personnes. |
Desu ga à la fin d'une phrase est l'adoucisseur : il s'arrête et laisse la décision au lecteur. Deshō ka est un desu ka plus doux. Ensemble, ils formulent une demande à laquelle un lecteur japonais trouve facile de dire oui ou non, et c'est là tout l'intérêt.
La formule de fin et la signature
Chaque e-mail japonais se termine par une ligne de demande, même s'il n'y a plus rien à demander ; c'est l'équivalent écrit d'un arc. La norme est yoroshiku onegai itashimasu, avec un adoucisseur devant. Puis une ligne vierge et votre signature : nom complet, orthographe katakana d'un nom étranger pour que le lecteur puisse le prononcer, et coordonnées le cas échéant. De nombreux écrivains ajoutent ijō (c'est tout) avant la clôture des e-mails plus longs ; dans un e-mail de six lignes, c'est facultatif.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | Otesū o okake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Désolé pour le problème ; merci d'avance. |
| ご返信をお待ちしております。 | Gohenshin o omachi shite orimasu. | J'attends avec impatience votre réponse. |
| 以上、よろしくお願いいたします。 | Ijō, yoroshiku onegai itashimasu. | C'est tout ; merci d'avance. |
| アンナ・スミス | Anna Sumisu | Anna Smith (signature en katakana) |
| 電話番号 | denwa bangō | numéro de téléphone |
Trois premiers e-mails : un commerce, un hôte, un secrétariat d'école
Le cadre est le même ; seuls le sujet, l'auto-description et la demande changent. Voici en quoi chaque version diffère, afin que vous puissiez assembler la vôtre à partir des lignes ci-dessus.
| Partie | Boutique | Hôte d'une maison d'hôtes | Bureau de l'école |
|---|---|---|---|
| Sujet | Nom de l'élément + ni tsuite | Yoyaku henkō no gosōdan | Kengaku no onegai |
| Destinataire | Nom de la boutique + onchū | Nom de l'hôte + sama | Gotantōsha-sama |
| Qui tu es | Hajimete gorenraku itashimasu + nom | Nom + la date de réservation | Nom + étudiant, pays, niveau |
| Demande | Stock, expédition à l'étranger, conservation d'un article | Enregistrement plus tôt ou plus tard, bagages | Une visite, une date de début de cours, la candidature |
| Détails | Nom de l'article, couleur, taille | Nom de la réservation, dates, heure | Dates souhaitées, nombre de personnes |
| Clôture | Yoroshiku onegai itashimasu | Même | Idem, avec ijō dans un e-mail plus long |
Pour l'hébergeur, une mention de la réservation en première ligne lui évite une recherche : nom, dates, et le site de réservation s'il existe. Pour l'école, une ligne sur votre niveau permet de répondre dans le bon registre et parfois en anglais.
La réponse que vous pourriez recevoir
Les réponses des magasins et des bureaux sont polies et formulées de manière formelle, ce qui les rend plus faciles à lire qu'elles n'en ont l'air. La première ligne vous remercie pour votre demande, la dernière ligne est une conclusion et la vraie réponse se trouve au milieu. Un oui contient souvent kanō ou dekimasu ; un non est entouré de osoreirimasu ga (nous sommes désolés mais) et se termine par kanemasu (nous ne pouvons pas). Les dates, les heures et les prix se démarquent visuellement, alors recherchez-les d'abord.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お問い合わせいただきありがとうございます。 | Otoiawase itadaki arigatō gozaimasu. | Merci pour votre demande. |
| ご予約につきましては、可能でございます。 | Goyoyaku ni tsukimashite wa, kanō de gozaimasu. | Quant à la réservation, c'est possible. |
| 恐れ入りますが、当日の変更はいたしかねます。 | Osoreirimasu ga, tōjitsu no henkō wa itashikanemasu. | Nous sommes désolés, mais les changements le jour même ne sont pas possibles. |
| ご希望の日時をお知らせください。 | Gokibō no nichiji o oshirase kudasai. | S'il vous plaît laissez-nous savoir votre date et heure préférées. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni otoiawase kudasai. | Si quelque chose n'est pas clair, n'hésitez pas à demander. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Clôture : Cordialement. (très formel) |
Si la réponse pose une question, répondez-y dans le même cadre mais plus court : le destinataire, un remerciement pour la réponse (gohenshin arigatō gozaimasu), la réponse, la conclusion. C'est dans le deuxième e-mail que osewa ni natte orimasu devient correct, car vous traitez désormais les uns avec les autres.
Les erreurs qui rendent un premier e-mail abrupt
- Pas de ligne d'objet, ni un sujet tel que bonjour. Nommez la demande.
- Ouverture avec osewa ni natte orimasu à un inconnu. Utilisez hajimete gorenraku itashimasu.
- San au lieu de sama en écrivant à un magasin ou un bureau. Sama est la valeur écrite par défaut pour les clients et les étrangers.
- Shite kudasai pour la demande. Passez à shitai no desu ga ou itadakemasu deshō ka.
- Mettre deux ou trois demandes dans un seul e-mail. Une demande, un email, jusqu'à connaître le lecteur.
- Signature en lettres latines uniquement. Ajoutez un katakana pour que le lecteur puisse prononcer votre nom.
- Emoji, points d'exclamation et terminaisons occasionnelles telles que ne. Gardez-les pour vos amis.
Un deuxième regard avant d'appuyer sur envoyer
La seule chose dont un premier e-mail a besoin et qu'un manuel ne peut pas fournir, c'est une vérification du texte final. Collez le vôtre dans Mocchi, l'assistant d'étude d'Unihongo, avec /correct et demandez chaque correction avec une courte raison ; demandez ensuite si une ligne se lit comme une instruction plutôt que comme une demande. Mocchi garde une trace des formulaires que vous manquez, de sorte que la vérification du deuxième e-mail est plus rapide et que le schéma de vos erreurs devient visible. Lorsque la réponse arrive, /explain demandez-lui quelles lignes sont des phrases définies et lesquelles portent la réponse.
Si l'e-mail concerne une réservation que vous confirmerez ensuite vocalement, la mission de réservation téléphonique en AI Sensei est la prochaine étape naturelle ; de nombreux magasins répondent en appelant s'il vous plaît. Un compte gratuit sur unihongo.com/login suffit à la fois pour le contrôle et pour la répétition téléphonique.