Quatre phrases à n'importe quel accueil d'entreprise
Une ligne est la vôtre et trois sont celles de la réceptionniste. Ensemble, ils constituent le cœur de la plupart des visites d'entreprise, que l'accueil soit accompagné d'une personne, d'un téléphone ou d'une tablette.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 三時にお約束しております。 | Sanji ni oyakusoku shite orimasu. | J'ai rendez-vous à trois heures. |
| お名前を頂戴できますか。 | Onamae o chōdai dekimasu ka. | Accueil : Puis-je avoir votre nom ? |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō omachi kudasaimase. | Accueil : Un instant, s'il vous plaît. |
| 入館証をお渡しします。 | Nyūkanshō o owatashi shimasu. | Accueil : Voici votre badge visiteur. |
Le script : une réunion à quinze heures
Mme Lee de Sakura Trading, une entreprise fictive, arrive pour une réunion avec M. Satō du service commercial. La réceptionniste suit une routine typique et M. Satō descend la chercher. Lisez le script une fois, puis relisez les lignes de la réceptionniste et transformez-les en japonais simple.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| いらっしゃいませ。 | Irasshaimase. | Réceptionniste : Bienvenue. |
| お世話になっております。さくら商事のリーと申します。 | Osewa ni natte orimasu. Sakura shōji no Rī to mōshimasu. | Vous : Merci pour votre soutien. Je m'appelle Lee de Sakura Trading. |
| 営業部の佐藤様と、三時にお約束をしております。 | Eigyōbu no Satō sama to, sanji ni oyakusoku o shite orimasu. | Vous : J'ai rendez-vous à 15 heures avec M. Satō du service commercial. |
| さくら商事のリー様ですね。お待ちしておりました。 | Sakura shōji no Rī sama desu ne. Omachi shite orimashita. | Réceptionniste : Mme Lee de Sakura Trading. Nous vous attendions. |
| 恐れ入りますが、こちらにお名前とご所属をご記入いただけますか。 | Osoreirimasu ga, kochira ni onamae to goshozoku o gokinyū itadakemasu ka. | Réceptionniste : Désolé de vous déranger, pourriez-vous écrire votre nom et celui de votre entreprise ici ? |
| はい、わかりました。 | Hai, wakarimashita. | Vous : Oui, bien sûr. |
| ありがとうございます。ただいま佐藤に確認いたしますので、少々お待ちくださいませ。 | Arigatō gozaimasu. Tadaima Satō ni kakunin itashimasu node, shōshō omachi kudasaimase. | Réceptionniste : Merci. Je vais vérifier avec Satō maintenant, alors s'il vous plaît, attendez un instant. |
| 受付です。さくら商事のリー様がお見えです。 | Uketsuke desu. Sakura shōji no Rī sama ga omie desu. | Réceptionniste (au téléphone) : Réception ici. Mme Lee de Sakura Trading est arrivée. |
| お待たせいたしました。佐藤はすぐに参ります。 | Omatase itashimashita. Satō wa sugu ni mairimasu. | Réceptionniste : Merci d’avoir attendu. Satō sera tout de suite en bas. |
| こちら、入館証です。お帰りの際にご返却ください。 | Kochira, nyūkanshō desu. Okaeri no sai ni gohenkyaku kudasai. | Réceptionniste : Voici votre pass visiteur. Merci de le restituer à votre départ. |
| あちらのソファにおかけになってお待ちください。 | Achira no sofa ni okake ni natte omachi kudasai. | Réceptionniste : Veuillez vous asseoir sur le canapé là-bas. |
| ありがとうございます。 | Arigatō gozaimasu. | Vous : Merci. |
| リーさん、お待たせしました。本日はお越しいただき、ありがとうございます。 | Rī san, omatase shimashita. Honjitsu wa okoshi itadaki, arigatō gozaimasu. | M. Satō : Mme Lee, désolé de vous faire attendre. Merci d'être venu aujourd'hui. |
| こちらこそ、お時間をいただき、ありがとうございます。 | Kochira koso, ojikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Vous : Merci pour votre temps. |
| では、会議室へご案内します。 | Dewa, kaigishitsu e goannai shimasu. | M. Satō : Laissez-moi vous montrer la salle de réunion. |
Ce qu'il faut écouter
Les réceptionnistes parlent des affaires les plus raffinées keigo que vous êtes susceptible d'entendre, mais le contenu est simple. Chaque ligne vous demande soit de faire quelque chose (écrire, attendre, vous asseoir, rendre le laissez-passer), soit vous indique ce qui se passe (je vais vérifier, il arrive). Écoutez le verbe à la fin et vous saurez lequel.
Le détail le plus intéressant est uchi-soto. A vous, la visiteuse, la réceptionniste dit 佐藤に確認いたします et 佐藤はすぐに参ります : non さん, et des verbes humbles, car Monsieur Satō est à ses côtés. Lorsqu'elle parle de vous, elle utilise 様 et des verbes honorifiques : リー様がお見えです. La visiteuse fait le contraire : 佐藤様, et humble 申します pour elle-même.
| Vous entendez | Japonais simple | De qui s'agit-il |
|---|---|---|
| お待ちしておりました | 待っていました | L'entreprise (humble) |
| ご記入いただけますか | 書いてもらえますか | Vous (demande honorifique) |
| 確認いたします | 確認します | La réceptionniste (humble) |
| お見えです | 来ました | Vous (honorifique) |
| 参ります | 来ます | Satō, un initié (humble) |
| おかけになって | 座って | Vous (honorifique) |
- 恐れ入りますが adoucit une demande, comme si je suis désolé de vous déranger, mais. Il vous indique qu'une demande arrive.
- くださいませ est un ください légèrement plus formel, typique des réceptionnistes et des grands magasins.
- お帰りの際に signifie quand vous partez. 際 est un mot formel désignant le temps ou l'occasion, courant dans les signes et le discours de service.
- Dans un discours rapide, お世話になっております ressemble souvent à une phrase douce, le す final étant presque silencieux.
Erreurs courantes des visiteurs
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 少し早く着いてしまいました。 | Sukoshi hayaku tsuite shimaimashita. | Vous : Je suis arrivé un peu en avance. |
| お約束はしていないのですが、 | Oyakusoku wa shite inai no desu ga, | Vous : je n'ai pas de rendez-vous, mais... |
| こちら、お返しします。 | Kochira, okaeshi shimasu. | Vous : je vous renvoie ceci. (rendant le laissez-passer) |
- Dire 佐藤さんに会いに来ました. C'est entendu, mais 佐藤様とお約束をしております semble plus approprié lors d'une réception d'entreprise.
- Utiliser さん pour vous-même ou votre propre collègue. Présentez-vous avec 申します et faites référence à votre propre patron sans さん lorsque vous parlez à l'autre entreprise.
- Arriver trop tôt. De nombreuses personnes visent à arriver à la réception environ cinq minutes avant le rendez-vous ; beaucoup plus tôt peut mettre la pression sur votre interlocuteur. Les coutumes varient selon les entreprises.
- Oublier le pass visiteur. Le rendre fait partie du départ ; de nombreux bâtiments ne vous laisseront pas franchir les portes sans cela.
Une routine d'écoute en trois passages
- Pass 1, les actions : écouter sans le texte et lister tout ce qu'on demande au visiteur de faire, dans l'ordre : écrire, attendre, prendre le pass, s'asseoir.
- Pass 2, le keigo : réécoutez et, après chaque ligne du réceptionniste, dites s'il s'agit de l'entreprise, du visiteur ou de Monsieur Satō.
- Passez 3, les détails : lisez et marquez 佐藤 avec et sans 様. Expliquez-vous pourquoi chaque version est utilisée.
- Plus tard, jouez uniquement les lignes de la réceptionniste et répondez avec votre propre nom, entreprise et rendez-vous.
Un collègue ou un tuteur ayant travaillé dans une entreprise japonaise est idéal pour lire la partie réceptionniste, car le rythme des affaires keigo est difficile à simuler. Si vous l'enregistrez vous-même, gardez-le lent, uniforme et lumineux.
Faites attention au moment de l'appel téléphonique au milieu du script. La réceptionniste s'adresse à une collègue, pas à vous, et son registre change légèrement : 受付です est court et clair. Apprendre à remarquer quand un interlocuteur se détourne de vous et arrête de vous parler est une véritable compétence d'écoute dans les bureaux et les magasins.
Shadowing de votre phrase d'ouverture
Votre introduction est constituée de trois blocs courts : le message d'accueil, votre nom, le rendez-vous. Répétez en shadowing chaque bloc séparément, puis ensemble, avec une petite pause entre eux. Il doit paraître calme et régulier, et non précipité : les réceptionnistes l’entendent plusieurs fois par jour, et une version claire et sans hâte leur permet d’agir plus facilement.
Observez les voyelles longues : 営業部 en a deux (eigyōbu) et 佐藤 est Satō, pas Sato. 少々, que vous entendrez constamment, est shōshō avec deux voyelles longues ; les apprenants le raccourcissent souvent à shosho.
Une fois votre ouverture fluide, observez l'accueil de M. Satō et votre réponse par paire : 本日はお越しいただき、ありがとうございます suivi de こちらこそ、お時間をいただき、ありがとうございます. Cet échange de remerciements a lieu à presque toutes les visites d'affaires, et la réponse こちらこそ devrait venir sans hésitation. Un petit salut, comme vous le dites, est naturel, et c'est souvent le salut qui donne le rythme des mots.
Rendez le keigo transparent
Collez la ligne ただいま佐藤に確認いたしますので、少々お待ちくださいませ dans le chat Mocchi avec /explain. Mocchi le divise en plusieurs parties, montre la forme simple de chaque verbe et explique pourquoi le réceptionniste abandonne さん ; puis il garde la trace du keigo que vous trouvez difficile pour un /review ultérieur.
Pour l'entendre rapidement, demandez à AI Sensei de jouer un réceptionniste d'entreprise, avec Ibuki-sensei dans le rôle, et demandez au Sensei d'ajouter une surprise : votre interlocuteur est en autre réunion.