Bakit iba ang gumagana ng nakasulat na reklamo
Ang isang reklamo na ginawa nang personal ay umaasa sa tono ng boses at sa reaksyon ng ibang tao. Ang isang nakasulat na reklamo ay walang alinman, kaya ang lahat ay nakasalalay sa mga salita: ang mga katotohanan ay dapat kumpleto at ang kahilingan ay dapat na hindi mapag-aalinlanganan.
Lumilikha din ng talaan ang pagsulat. Kung magpapatuloy ang problema, ang mga petsa at detalye sa iyong unang email ang siyang nagpapangyari sa pangalawang hakbang.
Ang istraktura ng isang reklamo
Karamihan sa mga epektibong reklamo ay sumusunod sa parehong pagkakasunud-sunod. Ang bawat bahagi ay karaniwang isa o dalawang pangungusap.
| Bahagi | Ano ang isasama | Bakit ito mahalaga |
|---|---|---|
| linya ng paksa | Ang paksa at isang identifier tulad ng isang order number | Hayaan ang tamang tao na mahanap ito nang mabilis |
| Pagbati at pagkakakilanlan | Ang iyong pangalan at ang iyong relasyon sa kanila | Kailangan nilang hanapin ang iyong account o kontrata |
| Ang mga katotohanan | Ano ang nangyari, kapag, sa pagkakasunud-sunod | Binibigyang-daan silang suriin nang hindi humihiling sa iyo |
| Ang epekto | Ano ang ibig sabihin ng problema para sa iyo | Ipinapaliwanag kung bakit kailangan ng aksyon |
| Ang kahilingan | Isang partikular na aksyon na gusto mo | Ginagawang malinaw ang susunod na hakbang |
| Petsa ng pagsagot | Kapag gusto mo ng sagot | Pinipigilan ang bagay mula sa pag-anod |
| Pagsasara | Isang magalang na pagsasara at ang iyong mga detalye sa pakikipag-ugnayan | Pinapanatili ang tono kooperatiba |
Pagbubukas at pagtukoy sa bagay
Magsimula sa pamamagitan ng pagpapadali sa paghahanap ng iyong kaso. Para sa isang kumpanya, ibigay ang order o numero ng customer. Para sa isang kumpanya ng pamamahala, ibigay ang property at room number.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 注文番号123456の件でご連絡いたしました。 | Chūmon bangō ichi-ni-san-yon-go-roku no ken de go-renraku itashimashita. | Sumulat ako tungkol sa numero ng order 123456. |
| さくらマンション203号室の田中です。 | Sakura Manshon nimaru-san gōshitsu no Tanaka desu. | Ito si Tanaka sa room 203 ng Sakura Mansion. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Salamat sa iyong patuloy na serbisyo. |
| 商品の不具合について | Shōhin no fuguai ni tsuite | Tungkol sa isang depekto sa isang produkto: isang linya ng paksa |
Pagsasabi ng mga katotohanan nang walang sinisisi
Ilarawan kung ano ang nangyari bilang isang pagkakasunod-sunod ng mga katotohanan. Iwasan ang mga salitang nagbibigay ng sisi o nagpapahayag ng galit; ang mga katotohanan ay nagdadala ng bigat. Maglakip ng mga larawan o dokumento kung saan nakakatulong ang mga ito, at sabihin ito.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 9月10日に届いた商品が破損しておりました。 | Kugatsu tōka ni todoita shōhin ga hason shite orimashita. | Nasira ang item na inihatid noong Setyembre 10. |
| 説明書のとおりに使用しましたが、電源が入りません。 | Setsumeisho no tōri ni shiyō shimashita ga, dengen ga hairimasen. | Ginamit ko ito ayon sa mga tagubilin, ngunit hindi ito mag-on. |
| 先週から、エアコンが動かない状態です。 | Senshū kara, eakon ga ugokanai jōtai desu. | Ang air conditioner ay hindi gumagana mula noong nakaraang linggo. |
| 夜11時以降も、上の階からの物音が続いております。 | Yoru jūichi-ji ikō mo, ue no kai kara no monooto ga tsuzuite orimasu. | Nagpapatuloy ang ingay mula sa sahig sa itaas kahit pagkalipas ng 11 ng gabi. |
| 写真を添付いたしますので、ご確認ください。 | Shashin o tenpu itashimasu node, go-kakunin kudasai. | May kalakip akong mga larawan; mangyaring tingnan. |
Gumagawa ng malinaw na kahilingan
Ang kahilingan ay ang pinakamahalagang pangungusap. Humingi ng isang kongkretong aksyon, tulad ng isang palitan, isang refund, isang pagbisita sa pagkumpuni o isang paunawa sa ibang mga residente, at humingi ng tugon sa isang tiyak na petsa.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 交換または返金をお願いできますでしょうか。 | Kōkan mata wa henkin o onegai dekimasu deshō ka. | Maaari mo bang ayusin ang isang palitan o isang refund? |
| 修理の手配をお願いいたします。 | Shūri no tehai o onegai itashimasu. | Mangyaring ayusin para sa pagkukumpuni. |
| 9月20日までにご回答いただけますと幸いです。 | Kugatsu hatsuka made ni go-kaitō itadakemasu to saiwai desu. | Magpapasalamat ako para sa isang tugon bago ang Setyembre 20. |
| 至急ご対応いただけますよう、お願い申し上げます。 | Shikyū go-taiō itadakemasu yō, onegai mōshiagemasu. | Hinihiling ko na harapin mo ito nang madalian. |
Matatag nang hindi bastos
Kung ang unang mensahe ay hindi gumagawa ng tugon, ang pangalawa ay dapat na mas maikli at mas tiyak, na tumutukoy sa una ayon sa petsa. Ang katatagan ay nagmumula sa sanggunian at sa deadline.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 誠に恐縮ですが、 | Makoto ni kyōshuku desu ga, | Ikinalulungkot kong sabihin ito, ngunit |
| 9月5日にご連絡いたしましたが、まだご回答をいただいておりません。 | Kugatsu itsuka ni go-renraku itashimashita ga, mada go-kaitō o itadaite orimasen. | Nakipag-ugnayan ako sa iyo noong Setyembre 5 ngunit hindi pa nakakatanggap ng tugon. |
| 改めてご対応をお願い申し上げます。 | Aratamete go-taiō o onegai mōshiagemasu. | Muli kong hinihiling na harapin mo ito. |
| 大変困っております。 | Taihen komatte orimasu. | Ito ay nagdudulot sa akin ng malaking kahirapan. |
Iwasan ang malalaking titik, paulit-ulit na tandang padamdam, mga salitang gaya ng saiaku na ang ibig sabihin ay pinakamasama, at mga pagbabanta. Ginagawa nitong mas madali para sa mambabasa na ituring ang iyong mensahe bilang emosyonal kaysa sa katotohanan.
Kapag walang nagbago
Kung hindi naresolba ng isang kumpanya ang problema, makipag-ugnayan sa customer center nito sa pamamagitan ng ibang channel at banggitin ang iyong mga nakaraang mensahe. Para sa isang problema sa pag-upa, tingnan ang iyong kontrata para sa punong tanggapan ng kumpanya ng pamamahala o ang contact ng may-ari. Para sa mga problema ng consumer na walang solusyon, ang mga local consumer affairs centers ay nagbibigay ng libreng payo, na maaaring maabot sa pamamagitan ng national hotline 188.
Ang mga reklamo ay madalas na nagpapatuloy sa pamamagitan ng telepono, at ang mga pasalitang bersyon ng mga pariralang ito ay nagkakahalaga ng pagsasanay. Ang misyon ng Return Defective Headphones ng Unihongo ay eksaktong nag-eensayo ng ganitong uri ng pag-uusap, at ang Handle a Customer Complaint ay nagpapakita ng parehong palitan mula sa kabilang panig ng counter.