Vier Einstiege, mit denen jeder Bericht beginnt
Die meisten Gespräche mit einem Manager über die Arbeit beginnen mit einer von wenigen Zeilen. Sie kündigen einen Bericht an, bitten um Beratung, teilen ein Update oder springen direkt zum Ergebnis. Jedes hat das Ehrenpräfix go- oder o- am Substantiv, da sich der Bericht oder die Beratung an Ihren Vorgesetzten richtet.
Ketsuron kara mōshimasu to verwendet mōsu, das bescheidene Verb für sagen. Dies ist der sauberste Weg, um zu signalisieren, dass Sie mit dem Endergebnis beginnen, was viele japanische Manager ausdrücklich fordern.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | Ich habe etwas zu berichten. |
| ご相談したいのですが。 | Gosōdan shitai no desu ga. | Könnte ich Sie zu etwas beraten? |
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | Ich möchte Sie über den Stand informieren. |
| 結論から申しますと、 | Ketsuron kara mōshimasu to, | Zuerst das Ergebnis: |
Berichten in drei Höflichkeitsstufen
Derselbe Bericht klingt für einen Teamkollegen, Ihren Vorgesetzten und einen leitenden Angestellten unterschiedlich. Bei einem Teamkollegen ist schlichte Höflichkeit oder sogar Lässigkeit normal. Bei Ihrem direkten Vorgesetzten verwenden die meisten Menschen höfliches Japanisch mit bescheidenen Formen für ihre eigenen Handlungen. Wenn ein Manager zwei Ebenen höher steht oder sich in einem formellen Umfeld befindet, werden die bescheidenen Formen voller.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| あれ、終わったよ。 | Are, owatta yo. | Das Ding ist fertig. (gelegentlich, zu einem Teamkollegen) |
| 例の資料、完成しました。 | Rei no shiryō, kansei shimashita. | Die Materialien sind fertig. (höflich) |
| ご依頼の資料が完成いたしましたので、ご報告いたします。 | Goirai no shiryō ga kansei itashimashita node, gohōkoku itashimasu. | Ich melde, dass die von Ihnen angeforderten Materialien fertig sind. (keigo) |
| ちょっと相談していい？ | Chotto sōdan shite ii? | Darf ich Sie um Rat fragen? (locker) |
| 少し相談してもいいですか。 | Sukoshi sōdan shite mo ii desu ka. | Könnte ich Sie um Rat fragen? (höflich) |
| 少しご相談してもよろしいでしょうか。 | Sukoshi gosōdan shite mo yoroshii deshō ka. | Darf ich Sie kurz beraten? (keigo) |
| ちょっと遅れそう。 | Chotto okuresō. | Es wird etwas spät sein. (locker) |
| 少し遅れそうです。 | Sukoshi okuresō desu. | Es sieht so aus, als wäre es etwas spät. (höflich) |
| 申し訳ございません。納期が遅れる見込みです。 | Mōshiwake gozaimasen. Nōki ga okureru mikomi desu. | Es tut mir sehr leid; Es ist mit einer verspäteten Lieferung zu rechnen. (keigo) |
Zuerst das Ergebnis, dann der Grund, dann der nächste Schritt
Viele Lernende beginnen einen Bericht mit Hintergrundinformationen, wie es bei einer Geschichte der Fall wäre. Japanische Manager wollen, wie Manager überall sonst, normalerweise zuerst das Ergebnis. Eine verlässliche Form ist: Thema, Schlussfolgerung, Grund, nächster Schritt. Wenn für den Bericht eine Entscheidung erforderlich ist, fügen Sie am Ende den Schritt sōdan hinzu: was Sie von Ihrem Vorgesetzten benötigen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 青山電機の件でご報告があります。 | Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Ich habe einen Bericht zum Thema Aoyama Elektrik. |
| 結論から申しますと、予定どおり金曜日に納品できます。 | Ketsuron kara mōshimasu to, yotei dōri kin'yōbi ni nōhin dekimasu. | Kurzum: Wir können wie geplant am Freitag liefern. |
| 理由は二つあります。 | Riyū wa futatsu arimasu. | Es gibt zwei Gründe. |
| 今後は、木曜日に最終確認を行う予定です。 | Kongo wa, mokuyōbi ni saishū kakunin o okonau yotei desu. | Als nächstes planen wir, am Donnerstag eine letzte Kontrolle durchzuführen. |
Hōkoku und renraku: Fortschritt und Information
Hōkoku berichtet über Ihre eigene Arbeit: Fortschritte, Ergebnisse, Probleme. Renraku gibt Fakten weiter, die andere benötigen, wie zum Beispiel die Nachricht eines Kunden oder eine Terminänderung. In renraku geben Sie oft weiter, was jemand anderes gesagt hat, und am Ende to no koto desu wird es, wie mir gesagt wurde, als dessen Information und nicht als Ihre Meinung gekennzeichnet.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 進捗をご報告します。現在、七割ほど完成しております。 | Shinchoku o gohōkoku shimasu. Genzai, nanawari hodo kansei shite orimasu. | Ein Fortschrittsbericht: Es ist zu etwa siebzig Prozent erledigt. |
| 先方から返事がありまして、来週の月曜日なら可能とのことです。 | Senpō kara henji ga arimashite, raishū no getsuyōbi nara kanō to no koto desu. | Der Kunde antwortete; Sie sagen, nächsten Montag sei möglich. |
| 念のため、お知らせしておきます。 | Nen no tame, oshirase shite okimasu. | Nur damit du es weißt. |
| 明日は午後から外出いたします。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu itashimasu. | Ich werde ab morgen Nachmittag nicht mehr im Büro sein. |
Sōdan: sich beraten, bevor man entscheidet
Eine Beratung stellt Ihren Vorgesetzten nicht vor ein Problem. Am besten geht es, wenn Sie die Situation, zwei oder drei Optionen und Ihre eigenen Vorlieben mitbringen und dann nach ihrer Meinung fragen. Wenn Sie dochira ga yoroshii deshō ka fragen, was besser wäre, wird eine Entscheidung getroffen, ohne dass Ihr Vorgesetzter die ganze Überlegung übernehmen muss.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、十分ほどお時間をいただけますか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, juppun hodo ojikan o itadakemasu ka. | Ich hätte gerne Ihren Rat; Könnte ich ungefähr zehn Minuten haben? |
| 二つの案で迷っております。 | Futatsu no an de mayotte orimasu. | Ich bin zwischen zwei Optionen hin- und hergerissen. |
| 私としては、一つ目の案がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, hitotsume no an ga yoi to kangaete orimasu. | Persönlich denke ich, dass die erste Option besser ist. |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka. | Was würden Sie bevorzugen? |
Musterdialog: Eine Lieferung kommt zu spät
Lee hat erfahren, dass eine Lieferung an Aoyama Electric drei Tage verspätet sein wird. Lee meldet es noch am selben Tag, bevor er es dem Kunden erzählt, und nennt zwei Optionen. Der Manager antwortet in lockerem Japanisch, was normal ist, wenn man nach unten geht. Lee verwendet durchgehend höfliches Japanisch mit bescheidenen Formen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 部長、今少しよろしいでしょうか。青山電機の件でご報告があります。 | Buchō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Sie: Haben Sie einen Moment Zeit? Ich habe einen Bericht über Aoyama Electric. |
| うん、どうした？ | Un, dō shita? | Manager: Klar, was ist das? |
| 結論から申しますと、納品が三日遅れる見込みです。 | Ketsuron kara mōshimasu to, nōhin ga mikka okureru mikomi desu. | Sie: Kurz gesagt, die Lieferung wird wahrscheinlich drei Tage verspätet sein. |
| え、何があったの？ | E, nani ga atta no? | Manager: Was ist passiert? |
| 昨日、先方から仕様の変更がありまして、その対応に時間がかかっております。 | Kinō, senpō kara shiyō no henkō ga arimashite, sono taiō ni jikan ga kakatte orimasu. | Sie: Der Kunde hat gestern die Spezifikationen geändert, und die Änderungen brauchen Zeit. |
| 先方にはもう伝えた？ | Senpō ni wa mō tsutaeta? | Manager: Haben Sie es ihnen schon gesagt? |
| まだです。お伝えする前に、部長にご相談したいと思いまして。 | Mada desu. Otsutae suru mae ni, buchō ni gosōdan shitai to omoimashite. | Sie: Noch nicht. Ich wollte mich zunächst mit Ihnen beraten. |
| 対応案は二つございます。人を一人増やすか、先方に分割納品をお願いするかです。 | Taiōan wa futatsu gozaimasu. Hito o hitori fuyasu ka, senpō ni bunkatsu nōhin o onegai suru ka desu. | Sie: Es gibt zwei Möglichkeiten: Sie können eine Person hinzufügen oder den Kunden um eine geteilte Lieferung bitten. |
| 私としては、分割納品がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, bunkatsu nōhin ga yoi to kangaete orimasu. | Sie: Ich denke, eine geteilte Lieferung ist besser. |
| わかった。分割納品で行こう。先方には今日中に連絡して。 | Wakatta. Bunkatsu nōhin de ikō. Senpō ni wa kyōjū ni renraku shite. | Manager: OK, teilen wir es auf. Kontaktieren Sie sie noch heute. |
| 承知しました。連絡しましたら、またご報告いたします。 | Shōchi shimashita. Renraku shimashitara, mata gohōkoku itashimasu. | Sie: Verstanden. Ich melde mich wieder, sobald ich sie kontaktiert habe. |
Antworten und Gewohnheiten, die viele Vorgesetzte nicht mögen
Meldungen können in der Eröffnung, der Bestellung oder der Antwort schiefgehen. Dies sind die Gewohnheiten, die in der japanischen Ausbildung am Arbeitsplatz am häufigsten vorkommen, zusammen mit sichereren Alternativen. Arbeitsplätze sind unterschiedlich, achten Sie also darauf, was Ihre Kollegen Ihrem Vorgesetzten sagen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 了解です。 | Ryōkai desu. | Habe es. (Viele finden es zu lässig nach oben) |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Verstanden. (sicher für einen Manager) |
| ご苦労さまです。 | Gokurōsama desu. | Vielen Dank für Ihre Arbeit. (normalerweise für Junioren) |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Vielen Dank für Ihre Arbeit. (sicher nach oben) |
| ご報告させていただきます。 | Gohōkoku sasete itadakimasu. | Erlauben Sie mir, zu berichten. (einmal gut, bei Wiederholung schwer) |
- Ich warte darauf, gefragt zu werden. Ein kurzer Bericht, bevor Ihr Vorgesetzter danach fragt, gehört zur Gewohnheit; Schweigen zu einem Problem bereitet Managern tendenziell mehr Sorgen als das Problem selbst.
- Beginnend mit zehn Sekunden Hintergrund. Sagen Sie zuerst das Ergebnis; Angebotsdetails auf Anfrage.
- Schlechte Nachrichten ohne Plan überbringen. Schon eine grobe Option zeigt, dass Sie den Überblick behalten.
- Geben Sie die Worte eines Kunden als Ihre eigene Meinung wieder. Fügen Sie to no koto desu hinzu, um es als ihre Information zu markieren.
Verwandeln Sie die Arbeit dieser Woche in einen Bericht
Nennen Sie Mocchi die Rohdaten von etwas, an dem Sie gerade arbeiten, und fragen Sie: Verwandeln Sie dies zunächst in einen Schlussfolgerungsbericht für meinen Vorgesetzten, dann in einen sōdan mit zwei Optionen und erläutern Sie die keigo. Mocchi formt beide Versionen, erklärt, warum die jeweilige bescheidene Form gewählt wurde, und merkt sich die Projektdetails, sodass Sie später zurückkommen und im selben Kontext nach dem nächsten Update fragen können.
Bitten Sie für die Sprecherseite Ibuki-sensei von AI Sensei, als Ihr Manager zu fungieren. Geben Sie den Bericht über die verspätete Lieferung aus diesem Beitrag weiter, dann einen echten von Ihnen. Bitten Sie Sensei, mit Fragen zu unterbrechen, wie es vielbeschäftigte Manager tun, und überprüfen Sie den Übungsbericht auf die Stellen, an denen Ihre Schlussfolgerung zu spät kam.