Viết để lưu hành
Sự thật rõ ràng về lời cầu hôn của Nhật Bản là nó diễn ra mà không có bạn. Nó được chuyển tiếp, in ra, thảo luận trong một cuộc họp mà bạn không tham gia và được quyết định bởi những người không có ngữ cảnh bên ngoài trang giấy.
Mọi thứ khác đều theo sau từ đó. Tài liệu phải tự trả lời những câu hỏi hiển nhiên vì không có ai có mặt để trả lời chúng và nó phải đủ ngắn để người đọc bận rộn có thể hoàn thành nó.
| Phần | tiếng Nhật | Câu trả lời |
|---|---|---|
| Lý lịch | 背景 | Tại sao bây giờ |
| Vấn đề | 課題 | Có chuyện gì vậy |
| Đề xuất | 提案内容 | Bạn muốn làm gì |
| Tác dụng | 期待効果 | Điều gì cải thiện |
| Trị giá | 費用 | Chi phí bao nhiêu |
| Lịch trình | スケジュール | Đến khi nào |
| Rủi ro | リスク | Điều gì có thể xảy ra sai sót |
Ba yếu tố cuối cùng làm cho đề xuất có thể thực hiện được. Nếu không có chi phí, lịch trình và rủi ro, người đọc không thể quyết định bất cứ điều gì và sẽ trì hoãn việc đó.
Dòng tóm tắt
Mở đầu bằng một câu nêu rõ những gì bạn đang đề xuất. Một độc giả không đọc gì khác sẽ biết người ta yêu cầu gì.
Viết dòng này trước tiên cũng là một bài kiểm tra hữu ích cho suy nghĩ của chính bạn: một đề xuất không thể tóm tắt trong một câu thường là chưa sẵn sàng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Tôi đề xuất giới thiệu hệ thống mới. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Tôi đề nghị sửa đổi quy trình làm việc. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | Đề xuất như sau. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Mục đích là rút ngắn thời gian làm việc. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Ba lựa chọn đã được so sánh. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | Tóm lại, phương án A được khuyến khích. |
Vấn đề trước giải pháp
Phần vấn đề có tác dụng thuyết phục. Một người đọc không chấp nhận rằng có một vấn đề tồn tại sẽ không chấp nhận đề xuất đó dù nó có tốt đến đâu và đây là phần mà người học có xu hướng viết quá ngắn gọn.
Định lượng bất cứ nơi nào có thể. Một vấn đề được nêu bằng một con số khó loại bỏ hơn nhiều so với một vấn đề được nêu dưới dạng một ấn tượng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Hiện nay cần khoảng hai mươi giờ một tháng. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Do làm thủ công nên dễ xảy ra lỗi. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Ba sự cố đã xảy ra vào năm ngoái. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | Gánh nặng đè lên người chịu trách nhiệm. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | Khi mọi thứ ổn định, không có sự cải thiện nào được mong đợi. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Một phản ứng là khẩn cấp. |
Ba cái đầu tiên được định lượng và phần còn lại thì không. Một đề xuất có những con số ở phần vấn đề sẽ có sức thuyết phục hơn rõ rệt.
Chi phí và lịch trình
Một đề xuất không có chi phí và tiến độ là một ý tưởng hơn là một đề xuất và nó sẽ bị trả lại hoặc trì hoãn. Những phần này cũng là nơi mà sự trung thực phải trả giá: một sự đánh giá thấp được phát hiện sau đó sẽ gây ra thiệt hại nhiều hơn những gì một con số trung thực lớn hơn có thể gây ra.
Khi một con số không chắc chắn, hãy coi đó là ước tính thay vì trình bày nó là chắc chắn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Chi phí ban đầu là khoảng năm trăm nghìn yên. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Chi phí vận hành hàng tháng phát sinh riêng. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Đây là ước tính và có thể thay đổi. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Việc giới thiệu dự kiến sẽ mất ba tháng. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | Giai đoạn đầu tiên bắt đầu vào tháng tới. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | Hiệu quả đối với công việc hiện tại còn hạn chế. |
Đặt tên phản đối
Mọi đề xuất đều có sự phản đối rõ ràng và người đọc sẽ nghĩ về điều đó dù bạn có đề cập đến nó hay không. Đặt tên và trả lời nó là một thế mạnh; bỏ qua nó có vẻ ngây thơ hoặc lảng tránh.
Đây cũng là nơi mà một đề xuất giành được sự tin tưởng, vì một người viết đã đoán trước được khó khăn sẽ có nhiều khả năng nghĩ đến phần còn lại hơn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Những mối quan tâm sau đây có thể được nêu ra. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Gánh nặng tạm thời tăng lên trong quá trình giới thiệu. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Điều này được giải quyết bằng cách giới thiệu theo từng giai đoạn. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Rủi ro được coi là hạn chế. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Một giải pháp thay thế đã được xem xét nhưng chi phí cao hơn. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Nếu quan ngại được nêu lên, nó sẽ được sửa đổi. |
Đề cập rằng bạn đã cân nhắc một giải pháp thay thế và lý do tại sao bạn từ chối nó là một trong những điều mạnh mẽ nhất mà một đề xuất ngắn gọn có thể bao gồm.
Trước khi lưu hành
Kiểm tra tài liệu với người đọc sẽ xem nó mà không có bạn. Họ có thể biết những gì đang được đề xuất, chi phí là bao nhiêu, khi nào nó xảy ra và những gì có thể xảy ra sai sót, chỉ từ trang đó?
Tính nhất quán về văn phong ở đây cũng quan trọng như trong các báo cáo: các đề xuất sử dụng văn phong đơn giản và kết hợp các phần kết lịch sự để đánh dấu tài liệu là một thông điệp chứ không phải một tài liệu.
- Dòng đầu tiên nêu đề xuất.
- Phần vấn đề chứa ít nhất một số.
- Chi phí được chia thành ban đầu và liên tục.
- Một lịch trình với ngày bắt đầu được bao gồm.
- Sự phản đối rõ ràng được đặt tên và trả lời.
- Phong cách nhất quán và đơn giản xuyên suốt.