Tại sao điện thoại là phần khó khăn
Một cuộc gọi điện thoại sẽ loại bỏ tất cả khả năng đọc môi, cử chỉ và bối cảnh chung cùng một lúc, sau đó giới hạn băng tần âm thanh, điều này làm hỏng sự phân biệt độ dài mà người Nhật sử dụng để phân tách các từ. Người bản ngữ hầu như không chú ý vì khả năng dự đoán sẽ lấp đầy khoảng trống; người học vẫn dựa vào tín hiệu âm thanh sẽ mất đi một phần lớn tín hiệu đó.
Điểm bù đắp là phía nói đã được viết kịch bản hoàn toàn. Bởi vì kịch bản không bao giờ thay đổi nên nó có thể được luyện tập đến mức không cần chú ý chút nào và toàn bộ sự chú ý của bạn có thể đổ dồn vào việc lắng nghe.
Đó là chiến lược cho công việc này: chuẩn bị quá kỹ cho một nửa mà bạn kiểm soát để nửa đó không thể quản lý được.
Mở cuộc gọi
Việc mở đầu là cố định và được nói hàng trăm lần. Trong cuộc gọi kinh doanh moshi moshi không được sử dụng; bạn cho biết tên công ty và tên của bạn, sau đó lấy tên người gọi.
Việc biết tên và công ty của người gọi ngay từ đầu rất quan trọng vì việc hỏi lại sau sẽ khó xử hơn nhiều.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。サポートセンターの田中でございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Sapōto sentā no Tanaka de gozaimasu. | Cảm ơn bạn đã gọi. Đây là Tanaka ở trung tâm hỗ trợ. |
| 恐れ入りますが、お名前を伺えますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, onamae o ukagaemasu deshō ka. | Tôi có thể hỏi tên bạn được không? |
| ご用件を伺えますでしょうか。 | Goyōken o ukagaemasu deshō ka. | Tôi có thể hỏi điều này liên quan gì không? |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō omachi kudasaimase. | Xin vui lòng giữ một lát. |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Cảm ơn bạn đã chờ đợi. |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | Đường dây có vẻ mờ nhạt. |
Cụm từ cuối cùng là cách thông thường, lịch sự để nói rằng bạn không thể nghe thấy. Nó xác định vấn đề ở đường dây chứ không phải ở một trong hai người.
Lấy thông tin chi tiết một cách chính xác
Tên, số và ngày tháng là những nơi gây ra sai sót và kỷ luật là phải xác nhận lại mọi thứ. Việc lặp lại từng chữ số là một thông lệ tiêu chuẩn và không bao giờ được coi là một vấn đề về ngôn ngữ.
Tên là khó nhất vì cách đọc tên tiếng Nhật thường khó đoán ngay cả đối với người bản xứ. Việc hỏi tên được viết hoặc đọc như thế nào là hoàn toàn thông thường.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 復唱いたします。 | Fukushō itashimasu. | Tôi sẽ lặp lại điều đó. |
| お電話番号を確認させていただきます。 | Odenwa bangō o kakunin sasete itadakimasu. | Hãy để tôi xác nhận số điện thoại của bạn. |
| 零九零の、一二三四の、五六七八でよろしいでしょうか。 | Zero-kyū-zero no, ichi-ni-san-yon no, go-roku-nana-hachi de yoroshii deshō ka. | 090-1234-5678 có đúng không? |
| お名前の漢字を伺えますでしょうか。 | Onamae no kanji o ukagaemasu deshō ka. | Tôi có thể hỏi các nhân vật trong tên của bạn? |
| 恐れ入りますが、もう一度お願いいたします。 | Osoreirimasu ga, mō ichido onegai itashimasu. | Tôi xin lỗi, một lần nữa xin vui lòng. |
| ゆっくりお願いできますでしょうか。 | Yukkuri onegai dekimasu deshō ka. | Làm ơn nói chậm lại được không? |
Người gọi khó khăn
Một người gọi điện đang tức giận muốn được lắng nghe trước khi họ muốn có giải pháp và sai lầm phổ biến là bắt đầu giải thích hoặc bảo vệ ngay lập tức, điều này được coi là tranh cãi và kéo dài cuộc gọi.
Trình tự hiệu quả là: xin lỗi về tình huống đó, để họ nói xong mà không ngắt lời, xác nhận những gì bạn đã hiểu, sau đó hành động. Xác nhận lại là điều thuyết phục họ rằng họ đã được lắng nghe.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ご不便をおかけし、申し訳ございません。 | Gofuben o okake shi, mōshiwake gozaimasen. | Tôi xin lỗi vì sự bất tiện này. |
| 最後まで伺います。 | Saigo made ukagaimasu. | Tôi sẽ nghe bạn nói. |
| 確認させていただきます。……ということでよろしいでしょうか。 | Kakunin sasete itadakimasu. ...to iu koto de yoroshii deshō ka. | Hãy để tôi xác nhận: có phải là...? |
| おっしゃる通りでございます。 | Ossharu tōri de gozaimasu. | Bạn nói khá đúng. |
| すぐに確認いたします。 | Sugu ni kakunin itashimasu. | Tôi sẽ kiểm tra ngay lập tức. |
| 私では判断できかねます。 | Watashi de wa handan dekikanemasu. | Tôi không thể tự mình quyết định điều đó. |
Nói rằng bạn không thể quyết định điều gì đó không phải là điểm yếu. Nó chính xác, nó bảo vệ cả hai bạn và là con đường chính xác để giải quyết.
Leo thang và đóng cửa
Nâng cấp là câu trả lời chính xác cho bất kỳ điều gì liên quan đến tiền bạc, một quyết định ngoài thẩm quyền của bạn hoặc người gọi yêu cầu gặp người giám sát. Nó có cụm từ cố định và được mong đợi.
Phần kết thúc cũng được viết theo kịch bản và cần phải thực hiện chính xác vì đó là điều cuối cùng người gọi nghe được.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 担当者におつなぎいたします。 | Tantōsha ni otsunagi itashimasu. | Tôi sẽ kết nối bạn với người phụ trách. |
| 折り返しご連絡させていただきます。 | Orikaeshi gorenraku sasete itadakimasu. | Chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn. |
| 本日中にご連絡いたします。 | Honjitsu-chū ni gorenraku itashimasu. | Chúng tôi sẽ liên lạc với bạn trong ngày hôm nay. |
| ほかにご不明な点はございますか。 | Hoka ni gofumei na ten wa gozaimasu ka. | Còn có điều gì chưa rõ ràng nữa không? |
| お電話ありがとうございました。 | Odenwa arigatō gozaimashita. | Cảm ơn bạn đã gọi. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Tạm biệt. |
Chuẩn bị một nửa bạn điều khiển
Chiến lược cho công việc này là chuẩn bị kỹ càng kịch bản để việc nói không tốn kém gì, bạn chỉ tập trung vào việc lắng nghe. Kịch bản ngắn và hoàn toàn cố định, điều đó có thể đạt được.
Thực hành lớn tiếng với AI Sensei trong lớp học 3D sống động của Unihongo là buổi diễn tập gần nhất có sẵn vì nó được nói và không có kịch bản ở giữa, đó chính xác là nơi cuộc gọi thực sự bắt đầu từ kịch bản.
Phòng thí nghiệm phát âm ở đây quan trọng hơn hầu hết các công việc. Đường dây điện thoại làm giảm sự khác biệt về độ dài phân biệt bốn với bảy, do đó, các chữ số được tạo ra với độ dài rõ ràng sẽ tồn tại khi các chữ số cận biên phải được lặp lại và các chữ số lặp lại hầu hết là nguyên nhân gây ra sự cố trong cuộc gọi hỗ trợ.
Khả năng nghe được cải thiện nhờ âm lượng cuộc trò chuyện hơn là nhờ học tập. Nếu những cuộc gọi khó khăn, luyện nói nhiều hơn sẽ giúp ích nhiều hơn là có nhiều từ vựng hơn.