Bốn câu đảm đương phần lớn các cuộc gọi công việc
Hầu hết các cuộc gọi đến tại văn phòng Nhật Bản đều đi theo cùng một con đường: bạn chào hỏi, xác định công ty, tìm hiểu người gọi muốn và bạn chuyển cuộc gọi hoặc bạn giải thích rằng người đó không có mặt và nhận tin nhắn. Bốn dòng thực hiện hầu hết công việc và mỗi dòng trong số đó đều đã là keigo, vì vậy bạn không cần phải xây dựng chúng từ các quy tắc ngữ pháp dưới áp lực.
Nhiều văn phòng cũng có một thói quen đáng học tập: nếu điện thoại đổ chuông hơn ba lần trước khi bạn nhấc máy, hãy bắt đầu bằng omatase itashimashita, xin lỗi vì đã để bạn phải đợi. Nghe có vẻ nhỏ nhưng người gọi sẽ nhận thấy điều đó.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. | Cảm ơn quý khách đã gọi. |
| 少々お待ちください。 | Shōshō omachi kudasai. | Xin quý khách vui lòng chờ một lát. |
| ただいま席を外しております。 | Tadaima seki o hazushite orimasu. | Hiện anh ấy không có ở bàn làm việc. |
| 折り返しお電話いたします。 | Orikaeshi odenwa itashimasu. | Chúng tôi sẽ gọi lại cho quý khách. (khiêm nhường) |
| はい、さくら商事でございます。 | Hai, Sakura Shōji de gozaimasu. | Có, Sakura Nói giao dịch. (chính thức) |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Xin lỗi đã để bạn chờ đợi. |
Cùng một yêu cầu ở ba mức độ trang trọng
Người học thường biết dạng thông thường và dạng desu/masu của câu nhưng lại bị đơ khi cần phiên bản trên điện thoại. Nhìn ba cái cạnh nhau sẽ giúp ích: ý nghĩa vẫn như cũ, chỉ có khoảng cách là thay đổi. Dòng thông thường là dành cho bạn bè và gia đình. Bạn biết đấy, cách nói lịch sự đơn giản là đúng tiếng Nhật và ổn với đồng nghiệp, nhưng trên đường dây của công ty với người gọi bên ngoài thì nghe có vẻ hơi trần trụi. Dòng keigo là những gì người gọi mong đợi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ちょっと待って。 | Chotto matte. | Đợi đã. (thân mật) |
| 少し待ってください。 | Sukoshi matte kudasai. | Xin vui lòng chờ một chút. (lịch sự) |
| 少々お待ちいただけますか。 | Shōshō omachi itadakemasu ka. | Bạn có thể giữ một lát được không? (keigo) |
| 誰？ | Dare? | Đó là ai? (thân mật) |
| お名前は何ですか。 | Onamae wa nan desu ka. | Tên bạn là gì? (lịch sự nhưng thẳng thắn) |
| 失礼ですが、どちら様でしょうか。 | Shitsurei desu ga, dochira sama deshō ka. | Tôi có thể hỏi ai đang gọi không? (keigo) |
| 伝えておくね。 | Tsutaete oku ne. | Tôi sẽ nói với họ. (thân mật) |
| 伝えておきます。 | Tsutaete okimasu. | Tôi sẽ nói với họ. (lịch sự) |
| 申し伝えます。 | Mōshitsutaemasu. | Tôi sẽ chuyển nó đi. (khiêm tốn) |
| Mức độ trang trọng | Ai nghe thấy nó trên điện thoại cơ quan | Nó báo hiệu điều gì |
|---|---|---|
| Bình thường | Không có ai trong đường dây của công ty; chỉ gọi điện riêng tư với bạn bè | Sự gần gũi; trên đường làm việc nghe có vẻ bất cẩn |
| Đơn giản là lịch sự (desu/masu) | Một đồng nghiệp gọi từ tầng khác | Đúng và thân thiện, nhưng mỏng đối với người gọi bên ngoài |
| Keigo (kính trọng + khiêm tốn) | Khách hàng, khách hàng, nhà cung cấp, bất kỳ ai ở bên ngoài | Rằng bạn đang nói cho công ty |
Cuộc gọi mẫu: người họ cần tìm đang ra ngoài
Đây là cuộc gọi phổ biến nhất mà nhân viên cấp dưới xử lý. Người gọi muốn gặp đồng nghiệp Tanaka của bạn, người đang họp. Hãy lưu ý ba điều: người gọi sử dụng Tanaka-sama và các động từ tôn kính, bạn sử dụng động từ Tanaka đơn giản và khiêm tốn, và bạn lặp lại số điện thoại trước khi kết thúc cuộc gọi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。さくら商事営業部、リーでございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Sakura Shōji eigyōbu, Rī de gozaimasu. | Bạn: Cảm ơn bạn đã gọi. Sakura Giao dịch bán hàng, Lee phát biểu. |
| 青山電機の佐藤と申します。いつもお世話になっております。 | Aoyama Denki no Satō to mōshimasu. Itsumo osewa ni natte orimasu. | Người gọi: Đây là Sato của Aoyama Electric. Cảm ơn sự hỗ trợ của bạn. |
| こちらこそ、お世話になっております。 | Kochira koso, osewa ni natte orimasu. | Bạn: Cảm ơn bạn cũng vậy. |
| 恐れ入りますが、田中様はいらっしゃいますか。 | Osoreirimasu ga, Tanaka sama wa irasshaimasu ka. | Người gọi: Xin lỗi, ông Tanaka có rảnh không? |
| 申し訳ございません。田中はただいま会議中でございます。 | Mōshiwake gozaimasen. Tanaka wa tadaima kaigichū de gozaimasu. | Bạn: Tôi rất xin lỗi. Hiện tại Tanaka đang họp. |
| 何時ごろお戻りになりますか。 | Nanji goro omodori ni narimasu ka. | Người gọi: Khoảng mấy giờ anh ấy sẽ về? |
| 三時には戻る予定です。 | Sanji ni wa modoru yotei desu. | Bạn: Tanaka sẽ về trước ba giờ. |
| 戻りましたら、こちらからお電話いたしましょうか。 | Modorimashitara, kochira kara odenwa itashimashō ka. | Bạn: Chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn khi Tanaka quay lại nhé? |
| はい、お願いします。 | Hai, onegai shimasu. | Người gọi: Vâng, làm ơn. |
| 念のため、お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。 | Nen no tame, odenwa bangō o ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Bạn: Để đề phòng, tôi có thể xin số của bạn được không? |
| 03-1234-5678です。 | Zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu. | Người gọi: Đó là 03-1234-5678. |
| 復唱いたします。青山電機の佐藤様、03-1234-5678ですね。 | Fukushō itashimasu. Aoyama Denki no Satō sama, zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu ne. | Bạn: Để tôi nhắc lại: Mr Sato của Aoyama Electric, 03-1234-5678. |
| 確かに申し伝えます。私、リーが承りました。 | Tashika ni mōshitsutaemasu. Watakushi, Rī ga uketamawarimashita. | Bạn: Tôi chắc chắn sẽ chuyển nó đi. Đây là Lee. |
| よろしくお願いいたします。失礼いたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. Shitsurei itashimasu. | Người gọi: Cảm ơn bạn. Tạm biệt. |
Ghi lời nhắn sao cho không ai phải gọi lại hỏi thêm
Phiếu tin nhắn chỉ hữu ích nếu đồng nghiệp của bạn có thể xử lý nó mà không cần gọi điện cho bạn trước. Lấy sáu thứ này và xác nhận cách đánh vần những cái tên mà bạn không chắc chắn. Hỏi tên được viết như thế nào là điều bình thường và lịch sự; đoán là không.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| よろしければ、ご伝言を承りましょうか。 | Yoroshikereba, godengon o uketamawarimashō ka. | Nếu bạn thích, tôi sẽ nhắn tin nhé? |
| お名前はどのような漢字でしょうか。 | Onamae wa dono yō na kanji deshō ka. | Tên của bạn được viết bằng chữ kanji như thế nào? |
| 恐れ入りますが、お電話が少々遠いようです。 | Osoreirimasu ga, odenwa ga shōshō tōi yō desu. | Xin lỗi, tôi khó nghe bạn nói. |
| もう一度お願いできますか。 | Mō ichido onegai dekimasu ka. | Bạn có thể nói điều đó một lần nữa được không? |
| かしこまりました。 | Kashikomarimashita. | Chắc chắn. (khiêm tốn, rất bình thường) |
- Tên người gọi và công ty, kèm theo chữ kanji nếu bạn có thể hiểu được
- Số điện thoại của họ, lặp lại từng chữ số
- Nội dung cuộc gọi chỉ trong một dòng
- Cho dù họ muốn gọi lại, sẽ gọi lại hay chỉ muốn chuyển tin nhắn
- Thời gian của cuộc gọi
- Tên riêng của bạn, để đồng nghiệp của bạn biết phải hỏi ai
Uchi và soto: hạ mình khi nói về đồng nghiệp
Đây là quy tắc khiến người học ngạc nhiên nhất. Trong văn phòng, bạn gọi cho người quản lý của mình Tanaka-buchō và sử dụng những động từ tôn kính về họ. Thời điểm bạn nói chuyện với người gọi bên ngoài, người quản lý của bạn sẽ trở thành một phần của phe bạn, uchi, và người gọi là soto. Bạn bỏ chữ san và chức danh công việc sau tên, đồng thời bạn sử dụng những động từ khiêm nhường về người quản lý của mình, giống hệt như cách bạn làm với chính mình.
Bạn có thể cảm thấy thiếu tôn trọng sếp, nhưng điều ngược lại mới đúng: tôn trọng đồng nghiệp của mình trước mặt khách hàng nghe có vẻ như thể bạn đang nâng cao công ty của mình lên trên khách hàng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 田中さんはいらっしゃいません。 | Tanaka san wa irasshaimasen. | Ông Tanaka không có mặt. (nhầm với người ngoài) |
| あいにく田中は外出しております。 | Ainiku Tanaka wa gaishutsu shite orimasu. | Tôi e rằng Tanaka đã ra ngoài. (Chính xác) |
| 部長の田中が申しておりました。 | Buchō no Tanaka ga mōshite orimashita. | Quản lý của chúng tôi, Tanaka, đã đề cập đến nó. (với một người ngoài cuộc) |
| Bạn đang nói về quản lý của bạn Tanaka | Gửi một đồng nghiệp bên trong | Gửi người gọi bên ngoài |
|---|---|---|
| Cách bạn đặt tên cho chúng | Tanaka-buchō hoặc Tanaka-san | Tanaka, hoặc buchō không có Tanaka |
| Đang họp | Kaigi ni dete irasshaimasu (kính trọng) | Kaigichū de gozaimasu (chính thức) |
| Đã ra khỏi văn phòng | Gaishutsu sarete imasu | Gaishutsu shite orimasu (khiêm tốn) |
| Đã nói điều gì đó | Osshatte imashita | Mōshite orimashita (khiêm tốn) |
Chuyển máy và nhấc máy
Khi người đó đang ở bàn làm việc, bạn giữ người gọi và chuyển cuộc gọi, thông báo cho đồng nghiệp đang gọi trước khi bạn chuyển cuộc gọi. Đồng nghiệp nhấc máy sẽ mở đầu bằng một dòng cố định cho người gọi biết quá trình chuyển tiền đã thành công.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 田中でございますね。ただいま代わります。 | Tanaka de gozaimasu ne. Tadaima kawarimasu. | Bạn: Cho Tanaka? Tôi sẽ đưa bạn qua. |
| 田中さん、青山電機の佐藤様からお電話です。 | Tanaka san, Aoyama Denki no Satō sama kara odenwa desu. | Bạn, gửi đồng nghiệp: Gọi từ Mr Sato, Aoyama Electric. |
| お電話代わりました。田中です。 | Odenwa kawarimashita. Tanaka desu. | Đồng nghiệp: Tanaka đang nói; Tôi đã nhận cuộc gọi. |
| 担当の者に代わりますので、少々お待ちください。 | Tantō no mono ni kawarimasu node, shōshō omachi kudasai. | Tôi sẽ chuyển bạn cho người phụ trách; một khoảnh khắc. |
Lưu ý rằng trong văn phòng, khi nói chuyện với Tanaka, bạn lại sử dụng Tanaka-san. Việc chuyển đổi uchi-soto diễn ra trong cùng một phút, tùy thuộc vào người đang nghe.
Bẫy keigo quá đà và các lỗi thường gặp khác
Khi người học phát hiện ra keigo, họ có xu hướng xếp chồng nó lên nhau. Hai dạng kính ngữ trên một động từ, nijū keigo hoặc kép keigo, cũng là một trong những lỗi phổ biến nhất đối với những người Nhật mới tuyển dụng và đó là điều mà những người gọi cẩn thận sẽ nhận thấy. Một số hình thức như ukagatte orimasu được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh đến mức mọi người chấp nhận chúng; những cái dưới đây là những cái cần sửa đầu tiên.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| おっしゃられました。 | Osshararemashita. | Đã nói (gấp đôi keigo: tránh) |
| おっしゃいました。 | Osshaimashita. | Đã nói (đúng dạng tôn kính) |
| 拝見させていただきます。 | Haiken sasete itadakimasu. | Tôi sẽ xem xét (quá khiêm tốn) |
| 拝見します。 | Haiken shimasu. | Tôi sẽ xem xét (đúng dạng khiêm nhường) |
| よろしかったでしょうか。 | Yoroshikatta deshō ka. | Mọi chuyện ổn chứ? (nhiều người không thích điều này) |
| よろしいでしょうか。 | Yoroshii deshō ka. | Thế có ổn không? (hình thức an toàn) |
- Nói ryōkai shimashita với khách hàng: nhiều người thấy điều đó quá bình thường; sử dụng shōchi itashimashita hoặc kashikomarimashita.
- Trả lời bằng moshi moshi khi có cuộc gọi công việc đến: thay vào đó, nhiều công ty đào tạo nhân viên bắt đầu bằng lời chào và tên công ty.
- Sử dụng de gozaimasu cho người gọi, như trong Satō-sama de gozaimasu ka. Nó hoạt động trong một số cài đặt dịch vụ, nhưng Satō-sama de irasshaimasu ka là dạng tôn kính.
- Trước tiên hãy cúp máy. Với khách hàng, nhiều người đợi người gọi cúp máy, hoặc nhẹ nhàng đặt ống nghe xuống sau một khoảng dừng ngắn.
Tập dượt trọn cuộc gọi trước khi chuông reo
Hỏi Mocchi điều gì đó cụ thể, chẳng hạn như: cho tôi năm câu về sếp mà tôi phải chuyển từ người trong văn phòng keigo sang người gọi bên ngoài keigo, sau đó kiểm tra câu trả lời của tôi. Mocchi giải thích từng phần sửa và vì nó ghi chú những gì bạn còn thiếu nên nút chuyển uchi-soto sẽ quay lại trong các phần đánh giá sau cho đến khi nó dính vào.
Sau đó hãy biến nó thành hiện thực bằng giọng nói của bạn. Trong AI Sensei, chọn Yamada-sensei và yêu cầu Sensei đóng vai một khách hàng đang gọi cho người quản lý của bạn. Hãy nhận cuộc gọi, giải thích rằng người quản lý của bạn đang đi vắng, hãy bấm số và gọi lại. Yêu cầu Sensei nói với tốc độ văn phòng bình thường lần thứ hai; báo cáo buổi học liệt kê các biểu mẫu bạn đã sai.