Khung chung của mọi email công việc
Hãy coi email công việc của người Nhật như một bức tranh trong khung. Khung có năm phần: tên người nhận cùng với công ty và bộ phận, lời chào mở đầu, dòng cho biết bạn là ai, nội dung và dòng kết thúc, sau đó là chữ ký của bạn. Người đọc lướt qua khung để xem bạn có hiểu mối quan hệ hay không, sau đó đọc phần thân để biết nội dung.
Trong số các dòng khung, có bốn dòng xuất hiện thường xuyên đến mức chúng đáng để tìm hiểu trước bất kỳ điều gì khác. Tùy chọn đầu tiên dành cho những người bên ngoài công ty mà bạn đã làm việc cùng, tùy chọn thứ hai đóng gần như mọi email, tùy chọn thứ ba mở liên hệ đầu tiên và tùy chọn thứ tư mở thư nội bộ.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お世話になっております。 | Osewa ni natte orimasu. | Cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ thường xuyên của quý vị. |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Xin cảm ơn quý vị trước. (câu kết) |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no gorenraku shitsurei itashimasu. | Xin thứ lỗi vì thư đường đột này. |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Xin chào. (gửi đồng nghiệp, nội bộ) |
Một nội dung ở ba mức độ trang trọng
Đây là một tin nhắn ngắn tương tự, gửi một tập tin và yêu cầu người đọc kiểm tra nó, được viết cho một người bạn, một đồng nghiệp trong nhóm của bạn và cho một khách hàng. Nội dung hầu như không thay đổi; khung và động từ làm. Phiên bản thông thường sẽ ổn trong ứng dụng trò chuyện. Phiên bản lịch sự đơn giản là điều đương nhiên đối với thư nội bộ. Phiên bản keigo là phiên bản mà khách hàng mong đợi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 資料送るね。見ておいて！ | Shiryō okuru ne. Mite oite! | Bạn: Đang gửi file. Có một cái nhìn! (thân mật) |
| お疲れさまです。資料を送ります。確認をお願いします。 | Otsukaresama desu. Shiryō o okurimasu. Kakunin o onegai shimasu. | Đồng nghiệp: Xin chào. Đây là tập tin. Vui lòng kiểm tra nó. (lịch sự) |
| お世話になっております。資料をお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Osewa ni natte orimasu. Shiryō o ookuri itashimasu. Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Khách hàng: Tôi đang gửi file. Tôi sẽ biết ơn nếu bạn có thể kiểm tra nó. (keigo) |
| Phần | Bạn bè | Đồng nghiệp | Khách hàng |
|---|---|---|---|
| Khai mạc | Không có, hoặc chào nhanh | Otsukaresama desu | Osewa ni natte orimasu |
| Động từ gửi | Okuru (đồng bằng) | Okurimasu (lịch sự) | Ookuri itashimasu (khiêm tốn) |
| Lời yêu cầu | Mite oite | Kakunin o onegai shimasu | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu |
| Đóng cửa | Không có hoặc một biểu tượng cảm xúc | Yoroshiku onegai shimasu | Yoroshiku onegai itashimasu |
Chọn câu mở đầu theo tình huống
Phần mở đầu phải phù hợp với những gì đã xảy ra giữa bạn và người đọc. Hầu hết đó là tiêu chuẩn osewa ni natte orimasu, nhưng một số trường hợp sẽ thay thế hoặc mở rộng nó. Việc thêm dòng tình huống ngay sau lời chào là điều phổ biến: cảm ơn họ về cuộc gặp ngày hôm qua hoặc xin lỗi vì trả lời chậm trước khi bạn đi vào vấn đề.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Cảm ơn bạn, như mọi khi, vì sự hỗ trợ của bạn. |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete gorenraku itashimasu. | Đây là lần đầu tiên tôi viết thư cho bạn. |
| 度々失礼いたします。 | Tabitabi shitsurei itashimasu. | Xin lỗi để viết lại quá sớm. |
| ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。 | Gorenraku ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | Tôi xin lỗi vì trả lời muộn của tôi. |
| 先日はお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Cảm ơn bạn đã dành thời gian vào ngày hôm đó. |
| ご無沙汰しております。 | Gobusata shite orimasu. | Đã lâu lắm rồi kể từ lần cuối tôi viết. |
Tabitabi shitsurei itashimasu rất hữu ích khi bạn gửi email thứ hai trong cùng ngày, chẳng hạn như khi bạn quên tệp đính kèm. Gobusata shite orimasu dành cho những người bạn đã không liên lạc trong nhiều tháng; nó khiêm tốn và hơi trang trọng nên phù hợp với khách hàng và những người liên hệ lớn tuổi hơn.
Cách giới thiệu bản thân
Sau phần mở đầu, hãy đặt tên cho mình với công ty của bạn. Trong thư bên ngoài, sử dụng de gozaimasu hoặc desu sau tên của bạn; đến một liên hệ mới, tới mōshimasu là tiêu chuẩn. Không thêm san hoặc bất kỳ chức danh nào vào tên riêng của bạn và trong tiếng Nhật, công ty của bạn được đặt trước, sau đó là bộ phận của bạn nếu cần, sau đó là tên của bạn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| さくら商事のリーでございます。 | Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | Đây là Lee từ Sakura Trading. (chính thức) |
| さくら商事営業部のリーと申します。 | Sakura Shōji eigyōbu no Rī to mōshimasu. | Tôi tên là Lee, Sakura Kinh doanh buôn bán. (liên hệ đầu tiên) |
| 佐藤様のご紹介でご連絡いたしました。 | Satō sama no goshōkai de gorenraku itashimashita. | Tôi viết theo đề nghị của ông Sato. |
Câu kết từ thường ngày đến rất trang trọng
Dòng kết thúc có tác dụng giống như một cái nơ ở cuối tin nhắn. Yoroshiku onegai itashimasu là mặc định. Bạn có thể làm cho nó phù hợp với nội dung bằng cách thêm những gì bạn đang yêu cầu hoặc bằng cách thêm hikitsuzuki, về sau, khi mối quan hệ tiếp tục. Đối với một yêu cầu nghiêm túc, một lời xin lỗi hoặc một độc giả cấp cao, hãy chuyển sang nanitozo và mōshiagemasu.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | Tôi mong được tiếp tục làm việc với bạn. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Tôi sẽ biết ơn nếu bạn có thể kiểm tra nó. |
| ご検討いただけますと幸いです。 | Gokentō itadakemasu to saiwai desu. | Tôi sẽ biết ơn nếu bạn có thể xem xét nó. |
| 今後ともよろしくお願いいたします。 | Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Tôi hy vọng chúng ta có thể tiếp tục làm việc cùng nhau. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Với lời cảm ơn chân thành của tôi trước. (rất trang trọng) |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, gorenraku made. | Bây giờ chỉ là một lưu ý nhanh chóng. |
Một email mẫu hoàn chỉnh, từng dòng một
Đây là một email ngắn gửi cho khách hàng sau cuộc họp, gửi các tài liệu mà họ yêu cầu. Mọi dòng đều nằm trong khung ngoại trừ hai dòng ở giữa. Đọc to nó một lần; nhịp điệu của các đường khung là một phần tạo nên sự gắn kết của chúng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 株式会社青山電機 営業部 佐藤様 | Kabushiki gaisha Aoyama Denki eigyōbu Satō sama | Ông Sato, Phòng Kinh doanh, Công ty TNHH Điện lực Aoyama |
| いつもお世話になっております。さくら商事のリーでございます。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | Cảm ơn bạn như mọi khi. Đây là Lee từ Sakura Trading. |
| 先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ouchiawase no ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Cảm ơn bạn đã dành thời gian cho cuộc họp ngày hôm đó. |
| ご依頼の資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Goirai no shiryō o tenpu itashimashita node, gokakunin kudasai. | Tôi đã đính kèm các tài liệu bạn yêu cầu; xin vui lòng kiểm tra chúng. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni oshirase kudasai. | Nếu có điều gì chưa rõ ràng, xin vui lòng cho tôi biết. |
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | Tôi mong được tiếp tục làm việc với bạn. |
Câu mở đầu không hợp và keigo quá đà
Hầu hết các lỗi email không phải là lỗi ngữ pháp. Đó là những đường khung không phù hợp với mối quan hệ, hoặc ngôn ngữ quá khiêm tốn khiến người đọc phải đào bới mới có thể yêu cầu. Đây là những điều người học thực hiện thường xuyên nhất.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 資料を送付させていただきます。 | Shiryō o sōfu sasete itadakimasu. | Cho phép tôi gửi tập tin. (tốt một lần, nặng nếu lặp lại) |
| 資料をお送りいたします。 | Shiryō o ookuri itashimasu. | Tôi đang gửi tập tin. (dạng khiêm nhường sạch sẽ) |
- Osewa ni natte orimasu trong email đầu tiên gửi cho một người lạ: người đọc vẫn chưa quan tâm đến bạn. Sử dụng công cụ mở liên hệ đầu tiên.
- Một tiêu đề cộng với sama, như trong Tanaka buchō sama. Nhiều độc giả coi đây là một kính ngữ nhân đôi; viết Tanaka buchō hoặc Tanaka sama. Trên dòng địa chỉ, buchō Tanaka sama thường được chấp nhận.
- Minasama kakui: kakui đã có nghĩa là tất cả mọi người nên việc thêm minasama sẽ nhân đôi nó. Viết kakui một mình hoặc minasama một mình.
- Sasete itadakimasu trên mọi động từ. Một hoặc hai là được; năm trong một email ngắn có âm thanh đặc quyền. Các dạng khiêm nhường đơn giản như ookuri itashimasu sẽ sạch hơn.
- Gokurōsama desu đối với khách hàng hoặc người quản lý: nhiều người cảm thấy điều đó dành cho những người cấp dưới bạn. Sử dụng otsukaresama desu bên trong công ty và osewa ni natte orimasu bên ngoài.
Xây một khung bạn có thể dùng lại
Nhập một tình huống thực tế vào Mocchi, ví dụ: Tôi đang viết thư cho khách hàng lần đầu tiên sau khi được đồng nghiệp giới thiệu; cho tôi phần mở đầu, phần tự giới thiệu và phần gần hơn, đồng thời giải thích mức độ của từng phần. Mocchi viết các dòng khung, giải thích tại sao mỗi dòng phù hợp và ghi nhớ các tình huống bạn đã hỏi, vì vậy bạn có thể yêu cầu một câu hỏi nhanh về chúng vài ngày sau với /review.
Để giữ cho đầu bạn không bị phân vân giữa các email, hãy biến năm phần mở đầu và kết thúc yêu thích của bạn thành các lá bài có /create-flashcards, sau đó chơi Flashcard Flip từ trang trò chơi bằng bộ bài của riêng bạn. Ghép dòng tiếng Nhật với tình huống, không chỉ với bản dịch, là kỹ năng bạn cần có khi ngồi viết.