Buổi thăm qua bốn thời điểm
Một chuyến thăm khách hàng có bốn khoảnh khắc mà các từ gần như cố định: bước vào phòng, giới thiệu bản thân, nhận thiệp và rời đi. Nếu bốn dòng đó diễn ra suôn sẻ, phần còn lại của chuyến thăm, cuộc gặp thực sự, có thể diễn ra bằng tiếng Nhật lịch sự đơn giản hơn và sẽ không có ai bận tâm.
Shitsurei itashimasu làm được rất nhiều việc. Theo nghĩa đen, tôi phạm phải một sự thô lỗ, người ta nói khi bạn gõ cửa và bước vào, khi bạn ngồi sau khi được mời, khi bạn ngắt lời và khi bạn rời đi. Hình thức lịch sự đơn giản của nó, shitsurei shimasu, là những gì bạn nghe được giữa các đồng nghiệp.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Xin phép. (khi bước vào phòng) |
| さくら商事のリーと申します。 | Sakura Shōji no Rī to mōshimasu. | Tôi là Lee ở Sakura Trading. |
| 頂戴いたします。 | Chōdai itashimasu. | Xin cảm ơn. (khi nhận danh thiếp) |
| お邪魔いたしました。 | Ojama itashimashita. | Cảm ơn quý vị đã tiếp đón. (khi ra về) |
Đến nơi ở ba mức độ trang trọng
Hãy so sánh cách bạn nói những điều tương tự khi đến căn hộ của một người bạn, tại bàn làm việc của đồng nghiệp và tại quầy lễ tân của khách hàng. Phiên bản bạn bè thoải mái, phiên bản đồng nghiệp lịch sự nhưng trực tiếp và phiên bản khách hàng thêm hai lớp: động từ khiêm nhường cho những gì bạn làm và khuôn khổ trang trọng cho nhân viên tiếp tân biết chính xác phải làm gì tiếp theo.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 着いたよ。田中さんいる？ | Tsuita yo. Tanaka san iru? | Tôi ở đây. Tanaka có ở đây không? (thân mật) |
| 着きました。田中さんはいますか。 | Tsukimashita. Tanaka san wa imasu ka. | Tôi đã đến. Tanaka có ở đó không? (lịch sự) |
| 営業部の田中様と三時にお約束をいただいております。 | Eigyōbu no Tanaka sama to sanji ni oyakusoku o itadaite orimasu. | Tôi có cuộc hẹn lúc ba giờ với ông Tanaka ở phòng Kinh doanh. (keigo) |
| ちょっと見せて。 | Chotto misete. | Để tôi xem. (thân mật) |
| 見てもいいですか。 | Mite mo ii desu ka. | Tôi có thể nhìn được không? (lịch sự) |
| 拝見してもよろしいでしょうか。 | Haiken shite mo yoroshii deshō ka. | Tôi có thể xem qua được không? (khiêm tốn) |
Nhiều du khách đến Nhật Bản đến sớm từ 5 đến 10 phút, cởi áo khoác trước khi bước vào tòa nhà và quàng nó lên cánh tay. Phong tục thay đổi tùy theo công ty và mùa, vì vậy hãy quan sát những gì người khác làm, nhưng đến bàn tiếp tân đúng giờ, thay vì đến rất sớm, là một thói quen phổ biến.
Ở quầy lễ tân
Các văn phòng lớn có bàn làm việc dành cho nhân viên; nhiều cơ sở nhỏ hơn có điện thoại hoặc máy tính bảng ở sảnh nơi bạn gọi cho bộ phận. Trong cả hai trường hợp, nội dung đều giống nhau: bạn là ai, bạn đang gặp ai và khi nào. Nhân viên tiếp tân sẽ sử dụng những dạng khiêm nhường về đồng nghiệp của họ, vì vậy hãy nghe Tanaka không có sama; đó là quy tắc uchi-soto ở nơi làm việc chứ không phải sự thô lỗ.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| いらっしゃいませ。 | Irasshaimase. | Lễ tân: Chào mừng. |
| さくら商事のリーと申します。営業部の田中様と三時にお約束をいただいております。 | Sakura Shōji no Rī to mōshimasu. Eigyōbu no Tanaka sama to sanji ni oyakusoku o itadaite orimasu. | Bạn: Tôi là Lee của Sakura Trading. Tôi có cuộc hẹn lúc 3 giờ với ông Tanaka ở phòng Kinh doanh. |
| さくら商事のリー様ですね。お待ちしておりました。 | Sakura Shōji no Rī sama desu ne. Omachi shite orimashita. | Lễ tân: Lee của Sakura Trading, vâng. Chúng tôi đã mong đợi bạn. |
| ただいま田中を呼んでまいりますので、こちらでお待ちください。 | Tadaima Tanaka o yonde mairimasu node, kochira de omachi kudasai. | Lễ tân: Tôi sẽ đi đón Tanaka ngay bây giờ; xin vui lòng đợi ở đây. |
| ありがとうございます。 | Arigatō gozaimasu. | Bạn: Cảm ơn bạn. |
| お世話になっております。さくら商事のリーと申します。 | Osewa ni natte orimasu. Sakura Shōji no Rī to mōshimasu. | Bạn, đang gọi điện thoại tại sảnh: Xin chào, tôi là Lee của Sakura Trading. |
Được dẫn vào và ngồi xuống
Khi chủ nhà đến đón bạn, hãy đi theo họ và đợi để được chỉ chỗ ngồi. Trong nhiều phòng họp ở Nhật, chỗ ngồi xa cửa nhất là ghế dành cho khách, kamiza, và người chủ trì thường sẽ chỉ cho bạn chỗ đó. Đừng ngồi cho đến khi họ mời bạn và nói shitsurei itashimasu khi bạn ngồi. Đặt túi của bạn trên sàn cạnh ghế thay vì trên bàn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| どうぞ、こちらへ。 | Dōzo, kochira e. | Người dẫn chương trình: Xin mời đi lối này. |
| どうぞおかけください。 | Dōzo okake kudasai. | Chủ nhà: Mời ngồi. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Bạn: Cảm ơn bạn. (khi bạn ngồi xuống) |
| 本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございます。 | Honjitsu wa oisogashii tokoro, ojikan o itadaki arigatō gozaimasu. | Bạn: Cảm ơn bạn đã dành thời gian cho chúng tôi ngày hôm nay. |
Trao đổi danh thiếp, từng câu một
Danh thiếp, meishi, thường được trao đổi ở tư thế đứng ngay từ đầu, trước khi mọi người ngồi xuống. Khách truy cập thường đưa ra lời đề nghị đầu tiên. Giữ danh thiếp của bạn bằng cả hai tay, hướng mặt về phía người khác để họ có thể đọc và nói phần giới thiệu đầy đủ của bạn. Khi bạn nhận được thẻ của họ, hãy cầm nó bằng cả hai tay, nói chōdai itashimasu và đọc nó một lúc. Trong cuộc họp, nhiều người để các tấm thẻ trên bàn theo thứ tự mọi người đang ngồi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| はじめまして。さくら商事営業部のリーと申します。 | Hajimemashite. Sakura Shōji eigyōbu no Rī to mōshimasu. | Bạn: Cậu sao thế. Tôi là Lee, Sakura Kinh doanh buôn bán. |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Bạn: Rất vui được gặp bạn. |
| 青山電機の田中です。よろしくお願いいたします。 | Aoyama Denki no Tanaka desu. Yoroshiku onegai itashimasu. | Người dẫn chương trình: Tôi là Tanaka của Aoyama Electric. Rất vui được gặp bạn. |
| 頂戴いたします。 | Chōdai itashimasu. | Bạn: Cảm ơn bạn. (lấy thẻ) |
| 失礼ですが、お名前は何とお読みすればよろしいでしょうか。 | Shitsurei desu ga, onamae wa nan to oyomi sureba yoroshii deshō ka. | Bạn: Xin lỗi, tôi nên đọc tên bạn như thế nào? |
| 申し訳ございません。ただいま名刺を切らしておりまして。 | Mōshiwake gozaimasen. Tadaima meishi o kirashite orimashite. | Bạn: Thật xin lỗi, tôi hết thẻ rồi. |
| 申し遅れました。 | Mōshiokuremashita. | Xin lỗi vì đã không giới thiệu bản thân sớm hơn. |
Xã giao trước, công việc sau
Hầu hết người dẫn chương trình đều mở đầu bằng một phút trò chuyện nhỏ: thời tiết, hành trình, liệu bạn có tìm thấy văn phòng dễ dàng hay không. Trả lời ngắn gọn và tích cực, sau đó để chủ nhà chuyển sang kinh doanh hoặc tự mình chuyển đến đó bằng sassoku desu ga, nếu tôi có thể nói thẳng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お足元の悪い中、ありがとうございます。 | Oashimoto no warui naka, arigatō gozaimasu. | Người dẫn chương trình: Cảm ơn bạn đã đến trong thời tiết này. |
| すぐにお分かりになりましたか。 | Sugu ni owakari ni narimashita ka. | Người dẫn chương trình: Bạn có tìm thấy chúng tôi dễ dàng không? |
| はい、駅からすぐでしたので。 | Hai, eki kara sugu deshita node. | Bạn: Vâng, nó ở ngay cạnh ga. |
| 早速ですが、本日の資料をご説明させていただきます。 | Sassoku desu ga, honjitsu no shiryō o gosetsumei sasete itadakimasu. | Bạn: Nếu được, tôi sẽ hướng dẫn bạn các tài liệu của ngày hôm nay. |
Rời phòng và rời tòa nhà
Cảm ơn chủ nhà đã dành thời gian, thu dọn đồ đạc và đứng lên. Nói shitsurei itashimasu ở cửa phòng họp. Nếu người chủ trì dẫn bạn đến thang máy hoặc lối vào, hãy cảm ơn họ một lần nữa ở đó; kochira de kekkō desu lịch sự nói với họ rằng họ không cần phải tiến xa hơn nữa. Nhiều người cúi chào khi cửa thang máy đóng lại và không nói chuyện công việc trong thang máy.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。 | Honjitsu wa kichō na ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Cảm ơn bạn đã dành thời gian quý báu của bạn ngày hôm nay. |
| それでは、失礼いたします。 | Soredewa, shitsurei itashimasu. | Vậy thì tôi sẽ nghỉ phép. |
| こちらで結構です。 | Kochira de kekkō desu. | Làm ơn, không cần phải gặp tôi nữa. |
| 今後ともよろしくお願いいたします。 | Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Tôi mong được làm việc với bạn. |
Khiêm nhường quá mức và dùng keigo sai chỗ
Hai loại sai lầm thường gặp trong các chuyến thăm. Đầu tiên là sắp xếp các dạng khiêm nhường trên một động từ cho đến khi nó nghe có vẻ đặc quyền. Thứ hai là sử dụng động từ khiêm nhường cho hành động của khách hàng, điều này hạ thấp họ; ví dụ như động từ mairu là khiêm tốn nên nó phù hợp với việc đến và đi của bạn nhưng không bao giờ phù hợp với khách hàng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お伺いさせていただきます。 | Oukagai sasete itadakimasu. | Tôi sẽ đến thăm. (xếp chồng khiêm tốn: tránh) |
| 伺います。 | Ukagaimasu. | Tôi sẽ đến thăm. (dạng khiêm nhường sạch sẽ) |
| こちらに参られますか。 | Kochira ni mairaremasu ka. | Bạn sẽ đến đây chứ? (khiêm tốn với khách hàng: sai) |
| こちらにいらっしゃいますか。 | Kochira ni irasshaimasu ka. | Bạn sẽ đến đây chứ? (đúng là tôn trọng) |
| ご覧になられましたか。 | Goran ni nararemashita ka. | Bạn đã nhìn thấy nó chưa? (gấp đôi keigo) |
| ご覧になりましたか。 | Goran ni narimashita ka. | Bạn đã nhìn thấy nó chưa? (Chính xác) |
Tập dượt buổi thăm từ bàn lễ tân đến thang máy
Bắt đầu bằng Mocchi: nhập thông tin chi tiết về chuyến thăm bạn sắp tới, công ty của khách hàng, người và thời gian, đồng thời hỏi đường dây tiếp tân, đường dây trao đổi thẻ của bạn và hai câu trả lời trò chuyện nhỏ. Mocchi viết chúng, giải thích động từ nào là khiêm tốn và động từ nào là tôn trọng, đồng thời theo dõi các hình thức mà bạn do dự.
Sau đó đọc to nó bằng Ibuki-sensei trong AI Sensei. Yêu cầu Sensei đóng vai nhân viên lễ tân trước rồi đến khách hàng, kể về thời tiết hoặc chuyến đi trước khi đi công tác và sửa lỗi cho bạn bất cứ khi nào bạn sử dụng động từ khiêm nhường đối với khách hàng.