เหตุใดการร้องเรียนที่เป็นลายลักษณ์อักษรจึงทำงานแตกต่างออกไป
การร้องเรียนด้วยตนเองจะขึ้นอยู่กับน้ำเสียงและปฏิกิริยาของบุคคลอื่น การร้องเรียนเป็นลายลักษณ์อักษรไม่มีดังนั้นทุกอย่างขึ้นอยู่กับคำพูด: ข้อเท็จจริงจะต้องครบถ้วนและคำขอจะต้องไม่มีข้อผิดพลาด
การเขียนยังสร้างบันทึก หากปัญหายังคงอยู่ วันที่และรายละเอียดในอีเมลฉบับแรกของคุณคือสิ่งที่ช่วยให้ขั้นตอนที่ 2 เป็นไปได้
โครงสร้างการร้องเรียน
การร้องเรียนที่มีประสิทธิผลมากที่สุดเป็นไปตามลำดับเดียวกัน โดยปกติแล้วแต่ละส่วนจะมีหนึ่งหรือสองประโยค
| ส่วนหนึ่ง | สิ่งที่จะรวม | ทำไมมันถึงสำคัญ |
|---|---|---|
| หัวเรื่อง | หัวข้อและตัวระบุ เช่น หมายเลขคำสั่งซื้อ | ให้คนที่ใช่ค้นพบมันได้อย่างรวดเร็ว |
| คำทักทายและตัวตน | ชื่อของคุณและความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขา | พวกเขาจำเป็นต้องค้นหาบัญชีหรือสัญญาของคุณ |
| ข้อเท็จจริง | เกิดอะไรขึ้น เมื่อใด ตามลำดับ | อนุญาตให้พวกเขาตรวจสอบโดยไม่ต้องถามคุณ |
| ผลกระทบ | ปัญหามีความหมายสำหรับคุณอย่างไร | อธิบายว่าทำไมจึงต้องดำเนินการ |
| คำขอ | การดำเนินการเฉพาะอย่างหนึ่งที่คุณต้องการ | ทำให้ก้าวต่อไปชัดเจน |
| วันที่ตอบกลับ | เมื่อคุณต้องการคำตอบ | ทำให้เรื่องไม่ลอยนวล |
| ปิด | การปิดท้ายอย่างสุภาพและรายละเอียดการติดต่อของคุณ | ช่วยให้โทนเสียงร่วมมือกัน |
การเปิดและระบุเรื่อง
เริ่มต้นด้วยการทำให้การค้นหากรณีของคุณเป็นเรื่องง่าย สำหรับบริษัทให้แจ้งคำสั่งซื้อหรือหมายเลขลูกค้า สำหรับบริษัทจัดการให้แจ้งทรัพย์สินและหมายเลขห้อง
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 注文番号123456の件でご連絡いたしました。 | Chūmon bangō ichi-ni-san-yon-go-roku no ken de go-renraku itashimashita. | ฉันกำลังเขียนเกี่ยวกับหมายเลขคำสั่งซื้อ 123456 |
| さくらマンション203号室の田中です。 | Sakura Manshon nimaru-san gōshitsu no Tanaka desu. | นี่คือทานากะในห้อง 203 ของคฤหาสน์ซากุระ |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | ขอขอบคุณที่ใช้บริการอย่างต่อเนื่อง |
| 商品の不具合について | Shōhin no fuguai ni tsuite | เกี่ยวกับข้อบกพร่องในผลิตภัณฑ์: หัวเรื่อง |
กล่าวถึงข้อเท็จจริงโดยไม่กล่าวโทษ
อธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นตามลำดับข้อเท็จจริง หลีกเลี่ยงคำพูดที่กล่าวโทษหรือแสดงความโกรธ ข้อเท็จจริงมีน้ำหนัก แนบรูปถ่ายหรือเอกสารในส่วนที่ช่วยและพูดเช่นนั้น
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 9月10日に届いた商品が破損しておりました。 | Kugatsu tōka ni todoita shōhin ga hason shite orimashita. | สินค้าที่จัดส่งเมื่อวันที่ 10 กันยายนได้รับความเสียหาย |
| 説明書のとおりに使用しましたが、電源が入りません。 | Setsumeisho no tōri ni shiyō shimashita ga, dengen ga hairimasen. | ฉันใช้มันตามคำแนะนำ แต่เปิดไม่ติด |
| 先週から、エアコンが動かない状態です。 | Senshū kara, eakon ga ugokanai jōtai desu. | เครื่องปรับอากาศไม่ทำงานตั้งแต่สัปดาห์ที่แล้ว |
| 夜11時以降も、上の階からの物音が続いております。 | Yoru jūichi-ji ikō mo, ue no kai kara no monooto ga tsuzuite orimasu. | เสียงรบกวนจากพื้นด้านบนยังคงมีอยู่แม้หลัง 4 ทุ่มไปแล้วก็ตาม |
| 写真を添付いたしますので、ご確認ください。 | Shashin o tenpu itashimasu node, go-kakunin kudasai. | ฉันได้แนบรูปถ่าย; โปรดดู |
ทำการร้องขอที่ชัดเจน
การร้องขอเป็นประโยคที่สำคัญที่สุด ขอให้มีการดำเนินการที่เป็นรูปธรรมเพียงครั้งเดียว เช่น การแลกเปลี่ยน การคืนเงิน การเยี่ยมชมการซ่อมแซม หรือการแจ้งให้ผู้อยู่อาศัยคนอื่นๆ ทราบ และขอให้ตอบกลับภายในวันที่ระบุ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 交換または返金をお願いできますでしょうか。 | Kōkan mata wa henkin o onegai dekimasu deshō ka. | คุณสามารถจัดการเปลี่ยนหรือคืนเงินได้หรือไม่? |
| 修理の手配をお願いいたします。 | Shūri no tehai o onegai itashimasu. | กรุณาจัดให้มีการซ่อมแซม. |
| 9月20日までにご回答いただけますと幸いです。 | Kugatsu hatsuka made ni go-kaitō itadakemasu to saiwai desu. | ฉันจะขอบคุณสำหรับการตอบกลับภายในวันที่ 20 กันยายน |
| 至急ご対応いただけますよう、お願い申し上げます。 | Shikyū go-taiō itadakemasu yō, onegai mōshiagemasu. | ฉันขอให้คุณจัดการกับเรื่องนี้โดยด่วน |
มั่นคงโดยไม่หยาบคาย
หากข้อความแรกไม่ตอบสนอง ข้อความที่สองควรสั้นลงและเจาะจงมากขึ้น โดยอ้างอิงถึงข้อความแรกตามวันที่ ความแน่นแฟ้นมาจากการอ้างอิงและกำหนดเวลา
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 誠に恐縮ですが、 | Makoto ni kyōshuku desu ga, | ฉันเสียใจมากที่ต้องพูดแบบนี้ แต่ |
| 9月5日にご連絡いたしましたが、まだご回答をいただいておりません。 | Kugatsu itsuka ni go-renraku itashimashita ga, mada go-kaitō o itadaite orimasen. | ฉันติดต่อคุณเมื่อวันที่ 5 กันยายน แต่ยังไม่ได้รับการตอบกลับ |
| 改めてご対応をお願い申し上げます。 | Aratamete go-taiō o onegai mōshiagemasu. | ฉันขอให้คุณจัดการกับเรื่องนี้อีกครั้ง |
| 大変困っております。 | Taihen komatte orimasu. | นี่ทำให้ฉันลำบากมาก |
หลีกเลี่ยงอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ เครื่องหมายอัศเจรีย์ซ้ำ คำเช่น ไซอาคุ แปลว่า เลวร้ายที่สุด และคำขู่ ช่วยให้ผู้อ่านปฏิบัติต่อข้อความของคุณตามอารมณ์แทนที่จะเป็นข้อเท็จจริงได้ง่ายขึ้น
เมื่อไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง
หากบริษัทไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ โปรดติดต่อศูนย์ลูกค้าผ่านช่องทางอื่นและพูดถึงข้อความก่อนหน้านี้ของคุณ สำหรับปัญหาการเช่า ให้ตรวจสอบสัญญากับสำนักงานใหญ่ของบริษัทจัดการหรือข้อมูลติดต่อของเจ้าของ สำหรับปัญหาผู้บริโภคที่ไม่มีแนวทางแก้ไข ศูนย์คุ้มครองผู้บริโภคในพื้นที่ให้คำแนะนำฟรี ผ่านทางสายด่วนแห่งชาติ 188
การร้องเรียนมักจะดำเนินต่อไปทางโทรศัพท์ และวลีเหล่านี้ในรูปแบบคำพูดก็คุ้มค่าแก่การฝึกฝน ภารกิจ Return Defective Headphones ของ Unihongo ฝึกซ้อมการสนทนาประเภทนี้อย่างแน่นอน และการจัดการข้อร้องเรียนของลูกค้าจะแสดงการแลกเปลี่ยนแบบเดียวกันจากอีกด้านหนึ่งของเคาน์เตอร์