Cztery zwroty, na których opiera się większość rozmów służbowych
Większość połączeń przychodzących w japońskim biurze przebiega tą samą ścieżką: witasz się, identyfikujesz firmę, dowiadujesz się, kogo chce rozmówca, i albo przekazujesz połączenie, albo wyjaśniasz, że dana osoba jest niedostępna i odbierasz wiadomość. Większość pracy wykonują cztery zdania, a każda z nich ma już wartość keigo, zatem nie trzeba ich budować na podstawie reguł gramatycznych pod presją.
W wielu urzędach warto naśladować zwyczaj: jeśli telefon zadzwonił więcej niż trzy razy, zanim odebrałeś, zacznij od omatase itashimashita, przepraszam, że musisz czekać. Wydaje się mały, ale dzwoniący to zauważają.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. | Dziękujemy za telefon. |
| 少々お待ちください。 | Shōshō omachi kudasai. | Proszę chwilę poczekać. |
| ただいま席を外しております。 | Tadaima seki o hazushite orimasu. | Tej osoby chwilowo nie ma przy biurku. |
| 折り返しお電話いたします。 | Orikaeshi odenwa itashimasu. | Oddzwonimy. (forma skromna) |
| はい、さくら商事でございます。 | Hai, Sakura Shōji de gozaimasu. | Tak, Sakura Mówię o handlu. (oficjalnie) |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Przepraszam, że kazałem ci czekać. |
Ta sama prośba na trzy poziomy grzeczności
Uczniowie często znają formę zwykłą i formę desu/masu zdania, ale zatrzymują się, gdy potrzebują wersji na telefon. Widzenie tych trzech obok siebie pomaga: znaczenie pozostaje takie samo, zmienia się tylko odległość. Linia casual przeznaczona jest dla przyjaciół i rodziny. Zwykła uprzejma linia jest poprawna po japońsku i jest w porządku w przypadku znajomego, ale na linii firmowej do rozmówcy z zewnątrz brzmi trochę nago. Linia keigo jest tym, czego oczekuje osoba dzwoniąca.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| ちょっと待って。 | Chotto matte. | Wytrzymać. (potocznie) |
| 少し待ってください。 | Sukoshi matte kudasai. | Proszę chwilę poczekać. (grzecznie) |
| 少々お待ちいただけますか。 | Shōshō omachi itadakemasu ka. | Czy mógłbyś zaczekać chwilę? (keigo) |
| 誰？ | Dare? | Kto to jest? (potocznie) |
| お名前は何ですか。 | Onamae wa nan desu ka. | Jak masz na imię? (grzecznie, ale bez ogródek) |
| 失礼ですが、どちら様でしょうか。 | Shitsurei desu ga, dochira sama deshō ka. | Czy mogę zapytać, kto dzwoni? (keigo) |
| 伝えておくね。 | Tsutaete oku ne. | Powiem im. (potocznie) |
| 伝えておきます。 | Tsutaete okimasu. | Powiem im. (grzecznie) |
| 申し伝えます。 | Mōshitsutaemasu. | Przekażę to dalej. (skromnie) |
| Rejestr | Kto to słyszy na służbowym telefonie | Co sygnalizuje |
|---|---|---|
| Zwykły | Nikt na linii firmowej; tylko prywatne rozmowy ze znajomymi | Bliskość; w pracy brzmi to nieostrożnie |
| Zwykły grzeczny (desu/masu) | Kolega dzwoni z innego piętra | Poprawny i przyjazny, ale cienki jak na rozmówcę z zewnątrz |
| Keigo (pełny szacunku + pokorny) | Klienci, klienci, dostawcy, wszyscy z zewnątrz | Że mówisz w imieniu firmy |
Wzorcowa rozmowa: potrzebnej osoby nie ma
Jest to najczęstsza rozmowa, z którą spotyka się młodszy pracownik. Rozmówca chce, aby Twój kolega Tanaka był na spotkaniu. Zwróć uwagę na trzy rzeczy: rozmówca używa Tanaka-sama i czasowników pełnych szacunku, ty używasz prostych czasowników Tanaka i pokornych, a przed zakończeniem połączenia powtarzasz numer telefonu.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。さくら商事営業部、リーでございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Sakura Shōji eigyōbu, Rī de gozaimasu. | Ty: Dziękuję, że zadzwoniłeś. Sakura Sprzedaż handlowa, mówi Lee. |
| 青山電機の佐藤と申します。いつもお世話になっております。 | Aoyama Denki no Satō to mōshimasu. Itsumo osewa ni natte orimasu. | Osoba dzwoniąca: To jest Sato z Aoyama Elektryczne. Dziękuję za wsparcie. |
| こちらこそ、お世話になっております。 | Kochira koso, osewa ni natte orimasu. | Ty: Dziękuję również za Twoje. |
| 恐れ入りますが、田中様はいらっしゃいますか。 | Osoreirimasu ga, Tanaka sama wa irasshaimasu ka. | Rozmówca: Przepraszam, czy pan Tanaka jest dostępny? |
| 申し訳ございません。田中はただいま会議中でございます。 | Mōshiwake gozaimasen. Tanaka wa tadaima kaigichū de gozaimasu. | Ty: Bardzo mi przykro. Tanaka jest obecnie na spotkaniu. |
| 何時ごろお戻りになりますか。 | Nanji goro omodori ni narimasu ka. | Rozmówca: Mniej więcej o której godzinie wróci? |
| 三時には戻る予定です。 | Sanji ni wa modoru yotei desu. | Ty: Tanaka powinien wrócić o trzeciej. |
| 戻りましたら、こちらからお電話いたしましょうか。 | Modorimashitara, kochira kara odenwa itashimashō ka. | Ty: Czy oddzwonimy, kiedy Tanaka wróci? |
| はい、お願いします。 | Hai, onegai shimasu. | Rozmówca: Tak, proszę. |
| 念のため、お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。 | Nen no tame, odenwa bangō o ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Ty: Na wszelki wypadek, mogę dostać twój numer? |
| 03-1234-5678です。 | Zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu. | Osoba dzwoniąca: To 03-1234-5678. |
| 復唱いたします。青山電機の佐藤様、03-1234-5678ですね。 | Fukushō itashimasu. Aoyama Denki no Satō sama, zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu ne. | Ty: Powtórzę: Pan Sato z Aoyama Electric, 03-1234-5678. |
| 確かに申し伝えます。私、リーが承りました。 | Tashika ni mōshitsutaemasu. Watakushi, Rī ga uketamawarimashita. | Ty: Na pewno przekażę to dalej. To był Lee. |
| よろしくお願いいたします。失礼いたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. Shitsurei itashimasu. | Rozmówca: Dziękuję. Do widzenia. |
Przyjmowanie wiadomości, po której nikt nie musi dopytywać
Potwierdzenie wiadomości jest przydatne tylko wtedy, gdy Twój współpracownik może z nim skorzystać bez uprzedniego dzwonienia do Ciebie. Zdobądź te sześć rzeczy i potwierdź pisownię imion, których nie jesteś pewien. Pytanie, jak napisane jest imię, jest normalne i grzeczne; zgadywanie nie.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| よろしければ、ご伝言を承りましょうか。 | Yoroshikereba, godengon o uketamawarimashō ka. | Jeśli chcesz, mogę przyjąć wiadomość? |
| お名前はどのような漢字でしょうか。 | Onamae wa dono yō na kanji deshō ka. | Jak zapisane jest Twoje imię w kanji? |
| 恐れ入りますが、お電話が少々遠いようです。 | Osoreirimasu ga, odenwa ga shōshō tōi yō desu. | Przepraszam, mam problemy z usłyszeniem Cię. |
| もう一度お願いできますか。 | Mō ichido onegai dekimasu ka. | Czy mógłbyś to powiedzieć jeszcze raz? |
| かしこまりました。 | Kashikomarimashita. | Z pewnością. (skromny, bardzo powszechny) |
- Imię i nazwisko osoby dzwoniącej oraz znak kanji, jeśli potrafisz go odczytać
- Ich numer telefonu, powtarzany cyfra po cyfrze
- O co chodzi w rozmowie, w jednym wierszu
- Niezależnie od tego, czy chcą oddzwonić, zadzwonią ponownie, czy po prostu chcą przekazać wiadomość
- Czas połączenia
- Twoje imię i nazwisko, aby Twój kolega wiedział, kogo zapytać
Uchi i soto: obniżaj własnych współpracowników
To zasada, która najbardziej zaskakuje uczniów. W biurze dzwonisz do swojego menedżera Tanaka-buchō i używasz wobec niego czasowników pełnych szacunku. W momencie, gdy rozmawiasz z rozmówcą zewnętrznym, Twój menedżer staje się częścią Twojej strony, uchi, a rozmówca jest soto. Po nazwisku dodajesz san i nazwę stanowiska i używasz skromnych czasowników w odniesieniu do własnego menedżera, dokładnie tak samo, jakbyś mówił o sobie.
Może to wydawać się brakiem szacunku dla szefa, ale jest odwrotnie: uhonorowanie własnego kolegi przed klientem brzmi tak, jakbyś wywyższał swoją firmę ponad klienta.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 田中さんはいらっしゃいません。 | Tanaka san wa irasshaimasen. | Pana Tanaki nie ma. (błędnie dla osoby z zewnątrz) |
| あいにく田中は外出しております。 | Ainiku Tanaka wa gaishutsu shite orimasu. | Obawiam się, że Tanaki nie ma. (prawidłowy) |
| 部長の田中が申しておりました。 | Buchō no Tanaka ga mōshite orimashita. | Nasz menadżer, Tanaka, wspomniał o tym. (do osoby z zewnątrz) |
| Mówisz o swoim menadżerze Tanace | Do kolegi w środku | Do rozmówcy zewnętrznego |
|---|---|---|
| Jak je nazwiesz | Tanaka-buchō lub Tanaka-san | Tanaka, lub buchō nie Tanaka |
| Jest na spotkaniu | Kaigi ni dete irasshaimasu (z szacunkiem) | Kaigichū de gozaimasu (formalne) |
| Jest poza biurem | Gaishutsu sarete imasu | Gaishutsu shite orimasu (skromnie) |
| Powiedział coś | Osshatte imashita | Mōshite orimashita (skromnie) |
Przełączanie rozmowy i odbieranie przełączonej
Kiedy rozmówca jest przy swoim biurku, zawieszasz rozmówcę i przekazujesz połączenie, informując współpracownika, kto dzwoni, przed przeniesieniem. Kolega, który odbierze, otwiera numer stacjonarny, który informuje dzwoniącego, że przekierowanie zadziałało.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 田中でございますね。ただいま代わります。 | Tanaka de gozaimasu ne. Tadaima kawarimasu. | Ty: Dla Tanaki? Przeprowadzę cię. |
| 田中さん、青山電機の佐藤様からお電話です。 | Tanaka san, Aoyama Denki no Satō sama kara odenwa desu. | Ty do kolegi: Telefon od Pana Sato, Aoyama Elektryka. |
| お電話代わりました。田中です。 | Odenwa kawarimashita. Tanaka desu. | Kolega: mówi Tanaka; Odebrałem połączenie. |
| 担当の者に代わりますので、少々お待ちください。 | Tantō no mono ni kawarimasu node, shōshō omachi kudasai. | Przekażę cię osobie odpowiedzialnej; jedną chwilę. |
Zauważ, że w biurze rozmawiając z Tanaką, ponownie używasz Tanaki-san. Przełącznik uchi-soto następuje w tej samej minucie, w zależności od tego, kto słucha.
Pułapki nadmiaru keigo i inne częste błędy
Gdy uczniowie odkryją keigo, mają tendencję do układania go w stos. Dwie formy grzecznościowe na jednym czasowniku nijū keigo lub podwójny keigo to także jeden z najczęstszych błędów wśród nowo zatrudnionych w Japonii i jest to coś, co zauważa uważny rozmówca. Kilka form, takich jak ukagatte orimasu, jest tak powszechnie stosowanych w biznesie, że ludzie je akceptują; poniższe należy naprawić w pierwszej kolejności.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| おっしゃられました。 | Osshararemashita. | Powiedział (podwójne keigo: unikaj) |
| おっしゃいました。 | Osshaimashita. | Powiedział (poprawna, pełna szacunku forma) |
| 拝見させていただきます。 | Haiken sasete itadakimasu. | Przyjrzę się (zbyt pokornie) |
| 拝見します。 | Haiken shimasu. | Przyjrzę się (poprawna, skromna forma) |
| よろしかったでしょうか。 | Yoroshikatta deshō ka. | Czy to było w porządku? (wielu tego nie lubi) |
| よろしいでしょうか。 | Yoroshii deshō ka. | Czy to w porządku? (bezpieczna forma) |
- Powiedzenie klientowi ryōkai shimashita: wiele osób uważa to za zbyt swobodne; użyj shōchi itashimashita lub kashikomarimashita.
- Odpowiadanie za pomocą moshi moshi w przypadku przychodzącego połączenia służbowego: wiele firm szkoli pracowników, aby zamiast tego zaczynali od powitania i nazwy firmy.
- Używanie de gozaimasu dla osoby dzwoniącej, jak w Satō-sama de gozaimasu ka. Działa w niektórych ustawieniach usług, ale Satō-sama de irasshaimasu ka jest formą pełną szacunku.
- Najpierw się rozłącz. W przypadku klientów wiele osób czeka, aż rozmówca się rozłączy, lub delikatnie odkłada słuchawkę po krótkiej pauzie.
Przećwicz całą rozmowę, zanim zadzwoni telefon
Zapytaj Mocchi o coś konkretnego, np.: daj mi pięć zdań na temat mojego szefa, które muszę zamienić z „wewnątrz biura” keigo na „osobę dzwoniącą z zewnątrz” keigo, a następnie sprawdź moje odpowiedzi. Mocchi wyjaśnia każdą poprawkę, a ponieważ zapisuje notatki na temat tego, czego brakuje, przełącznik uchi-soto będzie powracał w późniejszych powtórkach, dopóki się nie zablokuje.
Następnie urzeczywistnij to swoim głosem. W AI Sensei wybierz Yamada-sensei i poproś Sensei, aby odtworzył klienta wzywającego twojego menadżera. Odbierz telefon, wyjaśnij, że menedżera nie ma, wybierz numer i powtórz go ponownie. Poproś Sensei, aby po raz drugi mówił z normalną szybkością biurową; raport sesji zawiera listę formularzy, w których popełniłeś błąd.