Стандарт бүтэц
Протоколууд нь компаниудын хооронд бараг өөрчлөгддөггүй ердийн схемийг дагаж мөрддөг бөгөөд энэ нь хурал эхлэхээс өмнө ихэнх баримт бичгийг бэлтгэх боломжтой гэсэн үг юм.
Толгой хэсгийг урьдчилан бөглөх нь таныг үнэхээр сонсох шаардлагатай хоёр зүйл дээр анхаарлаа төвлөрүүлэх боломжийг олгоно: шийдвэр, үйлдэл.
| Талбай | Япон | Үүнд юу ордог вэ |
|---|---|---|
| Гарчиг | 議事録 | Баримт бичгийн нэр |
| Огноо, цаг | 時 | Огноо, эхлэл, төгсгөл |
| Газар | 場所 | Өрөө эсвэл онлайн |
| Оролцогчид | 出席者 | Нэр, заримдаа хэлтэс |
| Хэлэлцэх асуудал | 議題 | Хэлэлцсэн зүйлүүд |
| Шийдвэрүүд | 決定事項 | Юу тохиролцов |
| Үйлдлүүд | 宿題事項 | Хэн хэзээ юу хийдэг |
Сүүлийн хоёр мөр нь баримт бичгийн цэг юм. Тэдгээрийн дээрх бүх зүйл бол өмнө нь бөглөх боломжтой захиргаа юм.
Шийдвэрүүдийг бүртгэх
Шийдвэрийн мөрөнд юу тохиролцсоныг зааж өгөх ёстой, өөр зүйл байхгүй. Хэн юуны төлөө маргалдсаныг бичих уруу таталтыг эсэргүүцэх нь ховор бөгөөд хожим нь асуудал үүсгэж болзошгүй юм.
Энд нэрийн төгсгөлийн хэллэг нь стандарт бөгөөд оруулгуудыг богино байлгадаг. Бүрэн эелдэг өгүүлбэрүүд нь минутыг илүү тодорхой болгохгүйгээр уртасгадаг.
| Япон | Ромажи | Утга |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Шинэ системийн танилцуулгыг батлав. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | Төсвийн төслийг дараагийн удаад шилжүүлэв. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | А хувилбарыг ашиглахаар тохиролцов. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | Одоогийн бодлого үргэлжилж байна. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | Дүгнэлтийг хойшлуулсан. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Дэлгэрэнгүй мэдээллийг тусад нь авч үзэх хэрэгтэй. |
Үйлдлүүдийг бүртгэх
Үйлдэлд юу, хэн, хэзээ гэсэн гурван зүйл хэрэгтэй. Эзэмшигчгүй эсвэл эцсийн хугацаагүй үйлдэл нь үйлдэл биш бөгөөд тэдгээрийн аль нэгийг орхигдуулсан минутууд нь тэдний талаархи хамгийн түгээмэл гомдол байдаг.
Хурал дээр эцсийн хугацааг заагаагүй бол хоосон орхихын оронд протокол бичихээс өмнө асуу.
| Япон | Ромажи | Утга |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Танака: Ирэх баасан гариг гэхэд материалаа бэлтгэ |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Хүн бүр: энэ долоо хоногт багтаан үзэлт илгээнэ үү |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Борлуулалт: тоонуудыг баталгаажуулна уу |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Дараагийн удаа гэхэд гурван санал бэлтгэ |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Эзэмшигч нь хараахан шийдэгдээгүй байна |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Эцсийн хугацааг мэдэгдэх болно |
Сүүлийн хоёр нь юу ч шийдэгдээгүй байхад хууль ёсны оруулгууд юм. Эзэмшигч нь шийдэгдээгүй байгааг тэмдэглэх нь шугамыг орхихоос илүү ашигтай байдаг.
Юу орхих вэ
Минут нь богино байх үед илүү ашигтай байдаг. Хамгийн нийтлэг алдаа бол хэлэлцүүлгийг орчуулах явдал бөгөөд энэ нь хэн ч уншдаггүй баримт бичиг гаргаж, санал бодлоо илэрхийлэхэд хүндрэл учруулдаг.
Шийдвэрт хэрхэн хүрсэн талаар тэмдэглэх тодорхой шалтгаан байхгүй бол маргааныг орхиж, үр дүнг хадгал.
- Бүртгэлд байх албагүй бол хэн юутай санал нийлэхгүй байна.
- Хэлэлцүүлгийн нааш цааш.
- Хэн нэгний юу гэж хэлснийг өөрийн гэсэн тайлбар.
- Жижиг яриа, яриа.
- Та зөв сонссон гэдэгтээ итгэлгүй байгаа бүх зүйл; оронд нь асуу.
Хоёр дахь хэл дээр хэдэн минут зарцуулж байна
Япон хэл сурах зуураа хэдэн минут зарцуулах нь боломжгүй мэт сонсогдож, зохицуулах боломжтой, учир нь бүх зүйлийг дагаж мөрдөх шаардлагагүй. Урьдчилан таамаглах боломжтой хэллэгээр тэмдэглэгдсэн шийдвэр, үйлдлүүд танд хэрэгтэй.
Агуулга гэхээсээ илүү тэдгээр тэмдэглэгээг сонсох нь түүнийг ажиллуулах техник юм.
| Япон | Ромажи | Утга |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Тиймээс, үүний үндсэн дээр. (шийдвэр бууж байна) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Хэн хариуцлага хүлээх вэ? (үйлдэл) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | Эцсийн хугацаа нь ирэх баасан гариг юм. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Дараагийн уулзалтаар |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Энэ асуудлыг хойшлуулсан. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Ингээд хурал өндөрлөж байна. |
Эргүүлэх, засах
Тухайн өдөр минут илгээнэ үү. Хүмүүс санаж байхад залруулга хийх нь амархан, долоо хоногийн дараа боломжгүй, мөн эрт эргэлдэх нь та уулзалтыг зөв ойлгосон эсэхээ олж мэдэх явдал юм.
Залруулга хийхийг урих нь хэвийн үзэгдэл бөгөөд хоёр дахь хэлээр бичигдсэн баримт бичигт дарамт учруулдаг.
| Япон | Ромажи | Утга |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Би протокол илгээж байна. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Тэдгээрийг шалгана уу. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Алдаа байвал зааж өгнө үү. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Би залруулсан хувилбарыг дахин илгээж байна. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Миний барьж чадаагүй хэсгүүд бий. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Аливаа нэмэлт зүйлд би талархах болно. |
Та ямар нэг зүйлийг барьж чадаагүй гэж шууд хэлэх нь таамаглаж байснаас дээр юм. Хамтран ажиллагсад цоорхойг амархан нөхөж, бичлэг үнэн зөв төгсдөг.