Quattro aperture che danno inizio ad ogni rapporto
La maggior parte delle conversazioni con un manager sul lavoro iniziano con poche righe. Annunci un rapporto, chiedi una consulenza, condividi un aggiornamento o salti direttamente al risultato. Ognuno ha il prefisso go- o o- onorifico sul sostantivo, perché il rapporto o la consultazione è diretta al tuo manager.
Ketsuron kara mōshimasu to usa mōsu, l'umile verbo per dire. È il modo più chiaro per segnalare che si sta iniziando dai profitti, cosa che molti manager giapponesi richiedono esplicitamente.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | Ho qualcosa da riferire. |
| ご相談したいのですが。 | Gosōdan shitai no desu ga. | Potrei consultarti su qualcosa? |
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | Vorrei condividere un aggiornamento. |
| 結論から申しますと、 | Ketsuron kara mōshimasu to, | Per iniziare con la conclusione, |
Riferire in tre registri
Lo stesso rapporto suona diverso a un compagno di squadra, al tuo manager e a un dirigente senior. Con un compagno di squadra, essere semplicemente educati o addirittura informali è normale. Con il tuo manager diretto, la maggior parte delle persone usa un giapponese cortese con forme umili per le proprie azioni. Con un manager due livelli più in alto, o in un contesto formale, le forme umili si fanno più piene.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| あれ、終わったよ。 | Are, owatta yo. | Quella cosa è fatta. (informale, a un compagno di squadra) |
| 例の資料、完成しました。 | Rei no shiryō, kansei shimashita. | I materiali sono finiti. (cortese) |
| ご依頼の資料が完成いたしましたので、ご報告いたします。 | Goirai no shiryō ga kansei itashimashita node, gohōkoku itashimasu. | Ti segnalo che i materiali che hai richiesto sono finiti. (keigo) |
| ちょっと相談していい？ | Chotto sōdan shite ii? | Posso chiederti un consiglio? (informale) |
| 少し相談してもいいですか。 | Sukoshi sōdan shite mo ii desu ka. | Potrei chiederti un consiglio? (cortese) |
| 少しご相談してもよろしいでしょうか。 | Sukoshi gosōdan shite mo yoroshii deshō ka. | Posso consultarti brevemente? (keigo) |
| ちょっと遅れそう。 | Chotto okuresō. | Sarà un po' tardi. (informale) |
| 少し遅れそうです。 | Sukoshi okuresō desu. | Sembra che sarà un po' tardi. (cortese) |
| 申し訳ございません。納期が遅れる見込みです。 | Mōshiwake gozaimasen. Nōki ga okureru mikomi desu. | Mi dispiace molto; si prevede che la consegna avvenga in ritardo. (keigo) |
Prima la conclusione, poi la ragione, poi il passo successivo
Molti studenti iniziano una relazione con il background, come si potrebbe fare in una storia. I manager giapponesi, come ovunque i manager, di solito vogliono prima il risultato. Una forma affidabile è: argomento, conclusione, motivo, passaggio successivo. Se il report necessita di una decisione, aggiungi il passaggio sōdan alla fine: cosa ti serve dal tuo manager.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 青山電機の件でご報告があります。 | Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Ho un rapporto sulla Aoyama Materia elettrica. |
| 結論から申しますと、予定どおり金曜日に納品できます。 | Ketsuron kara mōshimasu to, yotei dōri kin'yōbi ni nōhin dekimasu. | In breve, possiamo consegnare venerdì come previsto. |
| 理由は二つあります。 | Riyū wa futatsu arimasu. | Ci sono due ragioni. |
| 今後は、木曜日に最終確認を行う予定です。 | Kongo wa, mokuyōbi ni saishū kakunin o okonau yotei desu. | Successivamente, prevediamo di effettuare un controllo finale giovedì. |
Hōkoku e renraku: progresso e informazioni
Hōkoku riporta il tuo lavoro: progressi, risultati, problemi. Renraku trasmette fatti di cui altri hanno bisogno, come il messaggio di un cliente o un cambio di programma. In renraku spesso riferisci ciò che ha detto qualcun altro, e il finale to no koto desu, mi è stato detto, lo contrassegna come loro informazione, non come tua opinione.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 進捗をご報告します。現在、七割ほど完成しております。 | Shinchoku o gohōkoku shimasu. Genzai, nanawari hodo kansei shite orimasu. | Un resoconto sullo stato di avanzamento: il settanta per cento è stato fatto. |
| 先方から返事がありまして、来週の月曜日なら可能とのことです。 | Senpō kara henji ga arimashite, raishū no getsuyōbi nara kanō to no koto desu. | Il cliente ha risposto; dicono che lunedì prossimo è possibile. |
| 念のため、お知らせしておきます。 | Nen no tame, oshirase shite okimasu. | Solo perché tu lo sappia. |
| 明日は午後から外出いたします。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu itashimasu. | Da domani pomeriggio sarò fuori ufficio. |
Sōdan: consulenza prima di decidere
Una consulenza non crea problemi al tuo manager. Funziona meglio quando porti la situazione, due o tre opzioni e le tue preferenze, quindi chiedi il loro punto di vista. Chiedere dochira ga yoroshii deshō ka, che sarebbe meglio, invita a prendere una decisione senza che il tuo manager pensi tutto.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、十分ほどお時間をいただけますか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, juppun hodo ojikan o itadakemasu ka. | Vorrei il tuo consiglio; potrei avere una decina di minuti? |
| 二つの案で迷っております。 | Futatsu no an de mayotte orimasu. | Sono indeciso tra due opzioni. |
| 私としては、一つ目の案がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, hitotsume no an ga yoi to kangaete orimasu. | Personalmente penso che la prima opzione sia migliore. |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka. | Quale preferiresti? |
Dialogo modello: una consegna sarà in ritardo
Lee ha appreso che la consegna a Aoyama Electric avverrà con tre giorni di ritardo. Lee lo riferisce lo stesso giorno, prima di dirlo al cliente, e offre due opzioni. Il manager risponde in un giapponese informale, che è normale verso il basso. Lee usa ovunque un giapponese cortese con forme umili.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 部長、今少しよろしいでしょうか。青山電機の件でご報告があります。 | Buchō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Tu: hai un momento? Ho una segnalazione su Aoyama Electric. |
| うん、どうした？ | Un, dō shita? | Direttore: Certo, di cosa si tratta? |
| 結論から申しますと、納品が三日遅れる見込みです。 | Ketsuron kara mōshimasu to, nōhin ga mikka okureru mikomi desu. | Tu: Insomma, probabilmente la consegna tarderà di tre giorni. |
| え、何があったの？ | E, nani ga atta no? | Direttore: Cosa è successo? |
| 昨日、先方から仕様の変更がありまして、その対応に時間がかかっております。 | Kinō, senpō kara shiyō no henkō ga arimashite, sono taiō ni jikan ga kakatte orimasu. | Tu: il cliente ha modificato le specifiche ieri e le modifiche richiedono tempo. |
| 先方にはもう伝えた？ | Senpō ni wa mō tsutaeta? | Direttore: Glielo hai già detto? |
| まだです。お伝えする前に、部長にご相談したいと思いまして。 | Mada desu. Otsutae suru mae ni, buchō ni gosōdan shitai to omoimashite. | Tu: Non ancora. Volevo prima consultarti. |
| 対応案は二つございます。人を一人増やすか、先方に分割納品をお願いするかです。 | Taiōan wa futatsu gozaimasu. Hito o hitori fuyasu ka, senpō ni bunkatsu nōhin o onegai suru ka desu. | Tu: ci sono due opzioni: aggiungere una persona o chiedere al cliente la consegna ripartita. |
| 私としては、分割納品がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, bunkatsu nōhin ga yoi to kangaete orimasu. | Tu: Penso che la consegna ripartita sia migliore. |
| わかった。分割納品で行こう。先方には今日中に連絡して。 | Wakatta. Bunkatsu nōhin de ikō. Senpō ni wa kyōjū ni renraku shite. | Manager: OK, dividiamolo. Contattali oggi stesso. |
| 承知しました。連絡しましたら、またご報告いたします。 | Shōchi shimashita. Renraku shimashitara, mata gohōkoku itashimasu. | Tu: Capito. Riferirò quando li avrò contattati. |
Risposte e abitudini che non piacciono a molti manager
I rapporti possono andare storti nell'apertura, nell'ordine o nella risposta. Queste sono le abitudini che emergono più spesso nella formazione sul posto di lavoro giapponese, insieme ad alternative più sicure. I luoghi di lavoro sono diversi, quindi osserva cosa dicono i tuoi colleghi al tuo manager.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 了解です。 | Ryōkai desu. | Fatto. (molti lo trovano troppo casual verso l'alto) |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Inteso. (sicuro per un manager) |
| ご苦労さまです。 | Gokurōsama desu. | Grazie per il tuo lavoro (di solito ai junior) |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Grazie per il tuo lavoro (al sicuro verso l'alto) |
| ご報告させていただきます。 | Gohōkoku sasete itadakimasu. | Permettimi di riferire. (bello una volta, pesante se ripetuto) |
- In attesa di essere chiesto. Un breve rapporto prima che il tuo manager te lo chieda fa parte dell'abitudine; il silenzio su un problema tende a preoccupare i manager più del problema stesso.
- A partire da dieci secondi di sottofondo. Di' prima il risultato; dettagli dell'offerta se richiesti.
- Portare cattive notizie senza un piano. Anche una sola opzione approssimativa dimostra che sei al top.
- Riportare le parole di un cliente come se fosse il tuo punto di vista. Aggiungi to no koto desu per contrassegnarlo come informazione.
Trasforma il lavoro di questa settimana in un report
Fornisci a Mocchi i fatti grezzi di qualcosa su cui stai lavorando e chiedi: trasformalo in un rapporto di conclusioni per il mio manager, poi in un sōdan con due opzioni e spiega il keigo. Mocchi modella entrambe le versioni, spiega perché ha scelto ciascuna forma umile e ricorda i dettagli del progetto, così puoi tornare più tardi e chiedere il prossimo aggiornamento nello stesso contesto.
Per la parte che parla, chiedi a Ibuki-sensei in AI Sensei di agire come tuo manager. Fornisci il rapporto di consegna tardiva da questo post, poi uno vero e tuo. Chiedi al Sensei di interrompere con domande, come fanno i manager impegnati, e controlla il report della sessione per i punti in cui la tua conclusione è arrivata troppo tardi.