Une compréhension partielle est généralement suffisante
La première chose à dire est que suivre complètement une réunion n’est pas la norme dont vous avez besoin. Ce dont vous avez besoin, ce sont les décisions, les actions, qui les possède et quand. Tout le reste est une question de contexte, et le manquer coûte peu.
Ce recadrage est important car essayer de tout suivre est ce qui épuise les apprenants et leur fait passer à côté des parties qui comptaient. L'attention consacrée au décodage d'une digression est une attention non disponible lorsqu'une date limite est fixée.
Fixez-vous un objectif explicite avant la réunion : capter les décisions et tout ce qui vous est adressé. Ceci est réalisable à un niveau bien inférieur à la pleine compréhension.
La préparation fait plus que la compétence
À court terme, la préparation fait progresser votre compréhension d'une réunion spécifique bien plus que ne le feraient des mois d'études générales. Connaître l'ordre du jour, le vocabulaire et les positions probables signifie que la plupart de ce qui est dit est prévisible, et la prédiction est ce qui permet de suivre rapidement un discours.
Toute la préparation ci-dessous consiste en des demandes normales auxquelles les collègues s'attendent. Rien de tout cela ne vous indique comme étant en difficulté.
- Demandez l'ordre du jour à l'avance et recherchez le vocabulaire qui s'y trouve.
- Demandez au préalable du matériel ou des diapositives et lisez-les.
- Apprenez les noms et les rôles des personnes qui prendront la parole.
- Notez les deux ou trois questions qui pourraient vous être posées et préparez les réponses.
- Demandez ensuite à un collègue de confirmer ce qui a été décidé.
Que faut-il écouter
Les réunions comportent des phrases-signaux qui marquent les moments importants, et celles-ci valent la peine d'être apprises en tant que déclencheurs d'écoute. Quand on apparaît, c'est la phrase à saisir.
Les délais et les missions sont les objectifs les plus précieux, car ce sont ces éléments qui ont des conséquences pour vous.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで進めましょう。 | Sore de wa, kō iu koto de susumemashō. | Alors procédons sur cette base. |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Qui sera responsable ? |
| 期限は来週の金曜日です。 | Kigen wa raishū no kin'yōbi desu. | La date limite est vendredi prochain. |
| こちらでお願いできますか。 | Kochira de onegai dekimasu ka. | Pourriez-vous gérer ça ? |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | D'ici la prochaine réunion, |
| 何か質問はありますか。 | Nanika shitsumon wa arimasu ka. | Y a-t-il des questions ? |
Le quatrième signifie souvent vous. Tout ce qui est formulé comme une demande, adressé à une personne, est une mission et mérite d'être confirmé immédiatement.
Confirmer sans dérailler
Une ou deux brèves confirmations lors d’une réunion sont normales et bienvenues ; un commentaire continu sur les demandes de clarification ne l’est pas. La compétence consiste à choisir les moments qui valent la peine d’être interrompus.
Tout ce qui vous est attribué mérite d'être confirmé sur place. Tout le reste peut attendre un message par la suite.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| すみません、確認させてください。 | Sumimasen, kakunin sasete kudasai. | Désolé, laissez-moi confirmer. |
| 私が担当ということでよろしいですか。 | Watashi ga tantō to iu koto de yoroshii desu ka. | Suis-je le responsable de cela ? |
| 期限をもう一度お願いします。 | Kigen o mō ichido onegai shimasu. | Encore une fois la date limite, s'il vous plaît. |
| あとでメールで確認させていただきます。 | Ato de mēru de kakunin sasete itadakimasu. | Je confirmerai par email par la suite. |
| 議事録をいただけますか。 | Gijiroku o itadakemasu ka. | Puis-je avoir le procès-verbal ? |
| すみません、聞き取れませんでした。 | Sumimasen, kikitoremasen deshita. | Désolé, je n'ai pas compris. |
La suite écrite
La technique la plus fiable pour un apprenant est de déplacer le problème de compréhension vers l’écrit. Lire est bien plus facile que d’écouter sous pression, et une confirmation écrite donne aux deux parties un enregistrement.
Envoyer un bref résumé de votre propre compréhension après une réunion est une bonne pratique dans n'importe quelle langue et est particulièrement précieux pour un apprenant, car cela fait apparaître des malentendus alors qu'ils sont encore peu coûteux à résoudre.
- Envoyez un court message le jour même listant ce que vous avez compris.
- Incluez les actions qui vous sont assignées et leurs délais.
- Posez une question précise plutôt que de dire que vous n'avez pas suivi.
- Demandez le procès-verbal s'il existe ; de nombreuses réunions les produisent.
- Gardez votre propre note des décisions afin que la prochaine réunion ait un contexte.
Construire le registre dont ces personnes ont besoin
Les réunions se déroulent dans un registre d'entreprises que la plupart des apprenants comprennent mieux qu'ils ne produisent, ce qui pose problème au moment même où il faut confirmer quelque chose rapidement. Rédiger une clarification polie sous pression est difficile, et c'est pourquoi les apprenants restent silencieux et découvrent ensuite un malentendu.
Rendre ces phrases spécifiques automatiques résout le problème, et il n'y en a qu'environ six. Les répéter à voix haute avec un AI Sensei dans la salle de classe 3D immersive d'Unihongo, dans le cadre d'un jeu de rôle en réunion, signifie qu'ils arrivent sans composition lorsque vous en avez besoin.
L'écoute dans ce registre s'améliore aussi avec la production, comme partout ailleurs. Produire vous-même les formes humbles et honorifiques les rend beaucoup plus rapides à analyser lorsque quelqu'un d'autre les utilise rapidement.
Essayez de quitter chaque réunion en sachant ce que vous devez et quand. C'est la barre fonctionnelle, et elle est accessible bien avant que la compréhension complète ne le soit.