Un domaine à forte écriture
La plupart de ce qu'un rôle comptable gère arrive sous forme de document : une facture, un relevé, un reçu, un enregistrement système. La lecture permet de prendre le temps que l'écoute ne permet pas, ce qui en fait l'un des domaines professionnels les plus accessibles pour un apprenant.
Le vocabulaire est également fermé. Quelques centaines de termes couvrent la grande majorité du travail, ils reviennent quotidiennement et beaucoup apparaissent dans les systèmes que vous utilisez, ils sont donc appris par exposition.
| Terme | Signification | Où vous le rencontrez |
|---|---|---|
| 請求書 | Facture | En permanence |
| 領収書 | Reçu | Notes de frais |
| 見積書 | Citation | Avant une commande |
| 納品書 | Bon de livraison | Avec des marchandises |
| 経費精算 | Règlement des dépenses | Mensuel |
| 源泉徴収 | Retenue à la source | Paie et paiements |
| 消費税 | Taxe à la consommation | Partout |
Ces sept apparaissent quotidiennement dans presque tous les rôles financiers. Les apprendre d’abord rend les documents lisibles, ce qui représente l’essentiel du travail.
Des nombres qui se regroupent différemment
Les Japonais regroupent les grands nombres en unités de dix mille plutôt que de milliers, ce qui signifie que la conversion d'un chiffre dans votre tête est véritablement sujette aux erreurs au début et le reste sous la pression du temps.
Confirmer des chiffres importants est une pratique courante et cela vaut la peine d'être fait à chaque fois, car une unité financière égarée n'est pas une petite erreur.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 百万円でよろしいでしょうか。 | Hyakuman-en de yoroshii deshō ka. | Un million de yens, c'est exact ? |
| 確認させていただきます。 | Kakunin sasete itadakimasu. | Laissez-moi confirmer. |
| 税込みでしょうか、税抜きでしょうか。 | Zeikomi deshō ka, zeinuki deshō ka. | Cette taxe est-elle incluse ou exclue ? |
| 端数はどうなさいますか。 | Hasū wa dō nasaimasu ka. | Comment gérer la fraction ? |
| 桁が一つ違うようです。 | Keta ga hitotsu chigau yō desu. | Le chiffre semble être en avance d'un chiffre. |
| もう一度、数字をお願いします。 | Mō ichido, sūji o onegai shimasu. | Le chiffre encore une fois, s'il vous plaît. |
À la poursuite des documents
Une grande partie du travail consiste à demander à des collègues des choses qu'ils n'ont pas envoyées : reçus, approbations, factures. Faire cela à plusieurs reprises sans irriter les gens est une véritable compétence et cela nécessite une formulation douce et conventionnelle.
La technique la plus efficace consiste à indiquer le délai plutôt qu’à formuler une demande. Cela transmet la même chose et ne se lit pas comme une pression.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お忙しいところ恐れ入ります。 | Oisogashii tokoro osoreirimasu. | Désolé de vous déranger lorsque vous êtes occupé. |
| 締め切りが明日となっております。 | Shimekiri ga asu to natte orimasu. | La date limite est demain. |
| 領収書をご提出いただけますでしょうか。 | Ryōshūsho o goteishutsu itadakemasu deshō ka. | Pourriez-vous soumettre le reçu? |
| ご確認いただけましたでしょうか。 | Gokakunin itadakemashita deshō ka. | Avez-vous pu le vérifier ? |
| 再度のご連絡で失礼いたします。 | Saido no gorenraku de shitsurei itashimasu. | Excusez-moi de vous recontacter. |
| ご対応ありがとうございます。 | Gotaiō arigatō gozaimasu. | Merci de vous en occuper. |
La cinquième phrase est de savoir comment poursuivre poliment une deuxième fois. Il reconnaît la répétition, ce qui le rend acceptable.
Fin de mois et fin d'année
La charge parlée dans ce travail se concentre sur les périodes de clôture, lorsque le rythme augmente et que tout est poursuivi en même temps. Le vocabulaire est restreint et c’est la pression qui rend les choses difficiles.
Préparer les phrases récurrentes à l’avance permet de ne pas composer en japonais pendant la semaine la plus chargée du mois.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 月次締めの件です。 | Getsuji-jime no ken desu. | Il s'agit de la clôture de fin de mois. |
| 今月分に間に合いますでしょうか。 | Kongetsu-bun ni maniaimasu deshō ka. | Est-ce que ce sera à temps pour ce mois-ci ? |
| 翌月計上になります。 | Yokugetsu keijō ni narimasu. | Il sera enregistré le mois prochain. |
| 決算の準備を進めております。 | Kessan no junbi o susumete orimasu. | Nous préparons la clôture de fin d’année. |
| 残高が合いません。 | Zandaka ga aimasen. | Le solde ne correspond pas. |
| 原因を調査しております。 | Gen'in o chōsa shite orimasu. | Nous enquêtons sur la cause. |
Expliquer un écart
Expliquer pourquoi quelque chose ne correspond pas est la conversation où la clarté compte le plus, et elle suit une forme fixe : quelle est la différence, quelle est sa cause et ce que vous faites pour y remédier.
Gardez-le factuel. Les spéculations sur qui a commis l’erreur ne sont pas le but de la conversation.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 差額は三万円です。 | Sagaku wa sanman-en desu. | La différence est de trente mille yens. |
| 請求書と入金額が異なります。 | Seikyūsho to nyūkin-gaku ga kotonarimasu. | La facture et le paiement diffèrent. |
| 振込手数料の分かと思われます。 | Furikomi tesūryō no bun ka to omowaremasu. | Il semble que ce soient les frais de transfert. |
| 先方に確認いたします。 | Senpō ni kakunin itashimasu. | Je confirmerai avec l'autre partie. |
| 修正して再提出いたします。 | Shūsei shite saiteishutsu itashimasu. | Je vais le corriger et le soumettre à nouveau. |
| 原因が分かり次第、ご報告します。 | Gen'in ga wakari shidai, gohōkoku shimasu. | Je ferai rapport dès que je connaîtrai la cause. |
Préparer les deux conversations récurrentes
Le côté lecture de ce métier s'améliore tout seul grâce à l'exposition, car les mêmes documents reviennent quotidiennement. Ce n’est pas le cas du côté parlé, car il se concentre sur quelques jours de haute pression.
Deux conversations se répètent et valent la peine d’être répétées : courir après un document et expliquer une divergence. Les pratiquer avec un AI Sensei dans la classe 3D immersive d'Unihongo signifie qu'ils arrivent sans composition à la fin d'un mois, ce qui est exactement le moment où vous n'avez aucune attention à revendre.
Les chiffres méritent aussi leur propre pratique. Confirmer à haute voix un grand chiffre, avec les unités regroupées à la manière japonaise, vaut la peine de percer jusqu'à ce que cela soit automatique, car c'est l'erreur qui a les plus grandes conséquences.
Apprenez d’abord les sept noms de documents. Une fois les documents lisibles, la majeure partie du travail devient accessible pendant que votre discours rattrape votre retard.