Un registre à part entière
Le chat se situe entre le courrier électronique et la parole. Il conserve les terminaisons verbales polies qui caractérisent le japonais sur le lieu de travail et abandonne l'appareil cérémonial que véhicule le courrier électronique : l'ouverture saisonnière, la fermeture formelle, les formes humbles en couches.
Les apprenants ont tendance à rater leur réponse dans deux directions. Écrire un e-mail ouvrant dans une fenêtre de discussion est difficile ; l'importation des abréviations et des particules déposées de messages personnels est trop simple pour un canal de travail.
| Élément | Chat | |
|---|---|---|
| Salutation d'ouverture | Toujours | Bref ou aucun |
| Des fins polies | Oui | Oui |
| Phrases saisonnières | Parfois | Jamais |
| Clôture officielle | Toujours | Rarement |
| Particules abandonnées | Non | Occasionnellement |
| Réactions | Non | Commun |
La rangée du milieu est celle à laquelle il faut s'accrocher. Les fins polies restent dans le chat, ce qui le distingue de la messagerie personnelle.
Ouvrir un message
Au sein d'une équipe, les messages de discussion s'ouvrent généralement par un bref message d'accueil ou par rien du tout. L'ouverture complète de l'e-mail n'est pas à sa place et il n'est pas nécessaire de répéter un message d'accueil sur chaque message d'un fil de discussion en cours.
Avec un correspondant externe dans un canal partagé, le registre se lève et le message d'accueil professionnel standard réapparaît.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | L'ouvre-porte interne standard |
| おはようございます。 | Ohayō gozaimasu. | Premier message de la journée |
| ご確認お願いします。 | Gokakunin onegai shimasu. | Veuillez vérifier ceci. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Pour les intervenants externes |
| 連投失礼します。 | Rentō shitsurei shimasu. | Excusez les multiples messages. |
| 取り急ぎご共有まで。 | Toriisogi gokyōyū made. | Je partage ça rapidement pour l'instant. |
Un message, pas cinq
L'habitude qui se lit le moins bien sur une chaîne de travail japonaise est d'envoyer une pensée à travers plusieurs messages, une ligne à la fois. Chacun informe tout le monde et le résultat est interprété comme irréfléchi plutôt que comme conversationnel.
Composez l'intégralité du message et envoyez-le une fois, en utilisant des sauts de ligne dans le message lorsque la structure est utile.
- Écrivez le message complet avant d’envoyer quoi que ce soit.
- Utilisez des sauts de ligne dans un message plutôt que dans des messages séparés.
- Mettez d'abord la demande ou la question, puis les détails.
- Dites à qui s'adresse cette chaîne si la chaîne compte de nombreuses personnes.
- Évitez d'envoyer un message d'accueil puis d'attendre avant de dire ce que vous voulez.
Mentions et à qui on s'adresse
Dans un canal très fréquenté, dire à qui est destiné un message est une courtoisie qui évite à tous les autres de le lire attentivement. Les mentions sont utilisées à cette fin et sont généralement bien accueillies plutôt que ressenties.
Mentionner tout le monde dans une chaîne est traité plus sérieusement que dans certains lieux de travail et est généralement réservé aux choses qui affectent véritablement l'ensemble du groupe.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 田中さん、ご確認いただけますか。 | Tanaka-san, gokakunin itadakemasu ka. | Tanaka, peux-tu vérifier ça ? |
| みなさま、ご共有です。 | Minasama, gokyōyū desu. | Tout le monde partage ça. |
| ご担当の方、お願いいたします。 | Gotantō no kata, onegai itashimasu. | Celui qui est responsable, s'il vous plaît. |
| 急ぎではありません。 | Isogi de wa arimasen. | Ce n'est pas urgent. |
| お手すきの際にお願いします。 | Otesuki no sai ni onegai shimasu. | Chaque fois que vous avez un moment. |
| ご対応ありがとうございます。 | Gotaiō arigatō gozaimasu. | Merci de l'avoir géré. |
Marquer un message comme non urgent est une véritable courtoisie dans une culture où une demande peut autrement être traitée comme immédiate.
Accuser réception sans répondre
Les réactions sont largement utilisées sur les lieux de travail japonais pour reconnaître un message sans en ajouter un autre sur le canal. Réagir à une demande indique que vous l’avez vue, ce qui suffit souvent.
Lorsqu'une réponse courte est justifiée, le chat comporte son propre ensemble d'accusés de réception très brefs qui seraient trop brefs dans un courrier électronique.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Compris. |
| 了解です。 | Ryōkai desu. | J'ai compris. (occasionnel ; vérifiez votre lieu de travail) |
| 確認します。 | Kakunin shimasu. | Je vais vérifier. |
| あとで対応します。 | Ato de taiō shimasu. | J'en traiterai plus tard. |
| ありがとうございます。 | Arigatō gozaimasu. | Merci. |
| すみません、見落としていました。 | Sumimasen, miotoshite imashita. | Désolé, j'ai raté ça. |
Quand quitter le chat
Le chat est médiocre pour tout ce qui dure, tout ce qui nécessite un enregistrement et tout ce qui est devenu tendu. Savoir quand déménager fait partie de sa bonne utilisation.
Dire explicitement que vous déplacerez la discussion ailleurs est normal et évite qu'un fil de discussion ne s'étende.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 長くなるので、メールで送ります。 | Nagaku naru node, mēru de okurimasu. | Ce sera long, je l'enverrai donc par e-mail. |
| 一度お電話してもよろしいですか。 | Ichido odenwa shite mo yoroshii desu ka. | Puis-je vous appeler à ce sujet ? |
| 別途、打ち合わせをしましょう。 | Beppo, uchiawase o shimashō. | Tenons une réunion séparée. |
| この件は別のスレッドで。 | Kono ken wa betsu no sureddo de. | Passons à cela sur un autre fil. |
| 記録として残しておきます。 | Kiroku to shite nokoshite okimasu. | Je garderai cela comme trace. |
| あとでまとめて共有します。 | Ato de matomete kyōyū shimasu. | Je partagerai un résumé plus tard. |
Tout ce qui nécessiterait plus de quelques échanges appartient généralement à un appel ou à un document. Le déplacer tôt enregistre le fil.