Cuatro frases con las que empieza todo informe
La mayoría de las conversaciones con un gerente sobre el trabajo comienzan con una o varias líneas. Puede anunciar un informe, solicitar una consulta, compartir una actualización o ir directamente al resultado. Cada uno tiene el prefijo honorífico go- u o- en el sustantivo, porque el informe o consulta está dirigido a su gerente.
Ketsuron kara mōshimasu to usa mōsu, el verbo humilde para decir. Es la forma más clara de indicar que se está empezando por el resultado final, lo que muchos directivos japoneses piden explícitamente.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | Tengo algo que informarle. |
| ご相談したいのですが。 | Gosōdan shitai no desu ga. | ¿Puedo consultarle algo? |
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | Permítame compartirle una novedad. |
| 結論から申しますと、 | Ketsuron kara mōshimasu to, | Para empezar por la conclusión, |
Informar en tres registros
El mismo informe suena diferente para un compañero de equipo, su gerente y un alto ejecutivo. Con un compañero de equipo, ser simplemente cortés o incluso informal es normal. Con su jefe directo, la mayoría de la gente utiliza un japonés educado con formas humildes para sus propias acciones. Con un gerente dos niveles más arriba, o en un entorno formal, las formas humildes se vuelven más plenas.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| あれ、終わったよ。 | Are, owatta yo. | Eso ya está hecho. (informal, a un compañero de equipo) |
| 例の資料、完成しました。 | Rei no shiryō, kansei shimashita. | Los materiales están terminados. (cortés) |
| ご依頼の資料が完成いたしましたので、ご報告いたします。 | Goirai no shiryō ga kansei itashimashita node, gohōkoku itashimasu. | Les informo que se terminaron los materiales que me pidieron. (keigo) |
| ちょっと相談していい？ | Chotto sōdan shite ii? | ¿Puedo pedirte consejo? (informal) |
| 少し相談してもいいですか。 | Sukoshi sōdan shite mo ii desu ka. | ¿Puedo pedirte consejo? (cortés) |
| 少しご相談してもよろしいでしょうか。 | Sukoshi gosōdan shite mo yoroshii deshō ka. | ¿Puedo consultarte brevemente? (keigo) |
| ちょっと遅れそう。 | Chotto okuresō. | Va a ser un poco tarde. (informal) |
| 少し遅れそうです。 | Sukoshi okuresō desu. | Parece que será un poco tarde. (cortés) |
| 申し訳ございません。納期が遅れる見込みです。 | Mōshiwake gozaimasen. Nōki ga okureru mikomi desu. | Lo siento mucho; Se espera que la entrega se retrase. (keigo) |
Primero la conclusión, luego el motivo y después el siguiente paso
Muchos estudiantes comienzan un informe con antecedentes, como se haría en una historia. Los directivos japoneses, como los directivos de cualquier lugar, normalmente quieren primero el resultado. Una forma confiable es: tema, conclusión, razón, siguiente paso. Si el informe necesita una decisión, agregue el paso sōdan al final: lo que necesita de su gerente.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 青山電機の件でご報告があります。 | Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Tengo un informe sobre el asunto Aoyama Eléctrico. |
| 結論から申しますと、予定どおり金曜日に納品できます。 | Ketsuron kara mōshimasu to, yotei dōri kin'yōbi ni nōhin dekimasu. | En resumen, podemos entregar el viernes según lo previsto. |
| 理由は二つあります。 | Riyū wa futatsu arimasu. | Hay dos razones. |
| 今後は、木曜日に最終確認を行う予定です。 | Kongo wa, mokuyōbi ni saishū kakunin o okonau yotei desu. | A continuación, planeamos hacer una verificación final el jueves. |
Hōkoku y renraku: avances e información
Hōkoku está informando sobre tu propio trabajo: avances, resultados, problemas. Renraku está transmitiendo hechos que otros necesitan, como el mensaje de un cliente o un cambio de horario. En renraku a menudo transmites lo que otra persona dijo, y me dijeron que el final to no koto desu lo marca como información de ellos, no como tu opinión.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 進捗をご報告します。現在、七割ほど完成しております。 | Shinchoku o gohōkoku shimasu. Genzai, nanawari hodo kansei shite orimasu. | Un informe de progreso: está hecho alrededor del setenta por ciento. |
| 先方から返事がありまして、来週の月曜日なら可能とのことです。 | Senpō kara henji ga arimashite, raishū no getsuyōbi nara kanō to no koto desu. | El cliente respondió; Dicen que el próximo lunes es posible. |
| 念のため、お知らせしておきます。 | Nen no tame, oshirase shite okimasu. | Sólo para que lo sepas. |
| 明日は午後から外出いたします。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu itashimasu. | Estaré fuera de la oficina mañana por la tarde. |
Sōdan: consultar antes de decidir
Una consulta no le está dando un problema a su gerente. Lo mejor es presentar la situación, dos o tres opciones y sus propias preferencias, y luego pedirles su opinión. Preguntar a dochira ga yoroshii deshō ka, cuál sería mejor, invita a tomar una decisión sin que su gerente tenga que pensar todo.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、十分ほどお時間をいただけますか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, juppun hodo ojikan o itadakemasu ka. | Me gustaría tu consejo; ¿Podría tener unos diez minutos? |
| 二つの案で迷っております。 | Futatsu no an de mayotte orimasu. | Estoy dividido entre dos opciones. |
| 私としては、一つ目の案がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, hitotsume no an ga yoi to kangaete orimasu. | Personalmente creo que es mejor la primera opción. |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka. | ¿Cuál preferirías? |
Diálogo modelo: una entrega va a llegar tarde
Lee se enteró de que una entrega a Aoyama Electric se retrasará tres días. Lee lo informa el mismo día, antes de decírselo al cliente, y ofrece dos opciones. El gerente responde en japonés informal, lo cual es normal hacia abajo. Lee utiliza un japonés educado con formas humildes en todo momento.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 部長、今少しよろしいでしょうか。青山電機の件でご報告があります。 | Buchō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Tu: ¿Tienes un momento? Tengo un informe sobre Aoyama Eléctrico. |
| うん、どうした？ | Un, dō shita? | Gerente: Claro, ¿qué es? |
| 結論から申しますと、納品が三日遅れる見込みです。 | Ketsuron kara mōshimasu to, nōhin ga mikka okureru mikomi desu. | Usted: En resumen, la entrega probablemente se retrasará tres días. |
| え、何があったの？ | E, nani ga atta no? | Gerente: ¿Qué pasó? |
| 昨日、先方から仕様の変更がありまして、その対応に時間がかかっております。 | Kinō, senpō kara shiyō no henkō ga arimashite, sono taiō ni jikan ga kakatte orimasu. | Usted: El cliente cambió las especificaciones ayer y los cambios están llevando tiempo. |
| 先方にはもう伝えた？ | Senpō ni wa mō tsutaeta? | Gerente: ¿Ya les has dicho? |
| まだです。お伝えする前に、部長にご相談したいと思いまして。 | Mada desu. Otsutae suru mae ni, buchō ni gosōdan shitai to omoimashite. | Tú: Todavía no. Quería consultarte primero. |
| 対応案は二つございます。人を一人増やすか、先方に分割納品をお願いするかです。 | Taiōan wa futatsu gozaimasu. Hito o hitori fuyasu ka, senpō ni bunkatsu nōhin o onegai suru ka desu. | Tú: Hay dos opciones: agregar una persona o pedirle al cliente una entrega dividida. |
| 私としては、分割納品がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, bunkatsu nōhin ga yoi to kangaete orimasu. | Tú: Creo que la entrega dividida es mejor. |
| わかった。分割納品で行こう。先方には今日中に連絡して。 | Wakatta. Bunkatsu nōhin de ikō. Senpō ni wa kyōjū ni renraku shite. | Gerente: Está bien, dividámoslo. Contáctalos hoy. |
| 承知しました。連絡しましたら、またご報告いたします。 | Shōchi shimashita. Renraku shimashitara, mata gohōkoku itashimasu. | Tú: entendido. Informaré una vez que los haya contactado. |
Respuestas y hábitos que a muchos jefes no les gustan
Los informes pueden salir mal en la apertura, el orden o la respuesta. Estos son los hábitos que surgen con más frecuencia en la formación laboral japonesa, junto con alternativas más seguras. Los lugares de trabajo difieren, así que tenga cuidado con lo que sus colegas le dicen a su gerente.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 了解です。 | Ryōkai desu. | Entiendo. (muchos lo encuentran demasiado informal hacia arriba) |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Comprendido. (seguro para un gerente) |
| ご苦労さまです。 | Gokurōsama desu. | Gracias por tu trabajo. (normalmente a los jóvenes) |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Gracias por tu trabajo. (seguro hacia arriba) |
| ご報告させていただきます。 | Gohōkoku sasete itadakimasu. | Permítame informar. (bien una vez, pesado si se repite) |
- Esperando que me lo pregunten. Un informe breve antes de que su gerente lo solicite es parte del hábito; El silencio sobre un problema tiende a preocupar más a los directivos que el problema en sí.
- Comenzando con diez segundos de fondo. Di el resultado primero; ofrecer detalles si se le solicita.
- Trayendo malas noticias sin ningún plan. Incluso una opción aproximada demuestra que estás en la cima.
- Informar las palabras de un cliente como su propia opinión. Agregue to no koto desu para marcarlo como su información.
Convierte el trabajo de esta semana en un informe
Proporcione a Mocchi los datos brutos de algo en lo que está trabajando y pregunte: convierta esto en un informe de conclusiones para mi gerente, luego en un sōdan con dos opciones, y explique el keigo. Mocchi da forma a ambas versiones, explica por qué eligió cada humilde forma y recuerda los detalles del proyecto, para que puedas volver más tarde y solicitar la próxima actualización en el mismo contexto.
Para el lado que habla, pídale a Ibuki-sensei en AI Sensei que actúe como su gerente. Dé el informe de entrega tardía de esta publicación y luego uno propio y real. Pídale al Sensei que lo interrumpa con preguntas, como lo hacen los gerentes ocupados, y revise el informe de la sesión para ver los lugares donde su conclusión llegó demasiado tarde.