日本職場回饋的形式
日本辦公室的回饋遵循一種一旦看到就很容易學會的形狀：墊子、具體的觀察、建議和前瞻性的結束語。墊子預示著一些微妙的事情即將到來。觀察是關於工作，而不是人。該建議是作為一種可能性提供的。關閉使關係恢復正常。錯過任何一個評論都會比你的意思更難。
時間和地點與言語一樣重要。批評意見是一對一給出的，而不是在團隊面前，並且是在活動結束後不久給出的，而不是保存下來供審查。正面的評論可以公開，但即使是這些評論也要簡短。私聊留言一點點，是現在很多公司最常見的回饋管道。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 今、少しいいですか。 | Ima, sukoshi ii desu ka. | 你現在有時間嗎？ |
| 一つだけ気になった点があるのですが。 | Hitotsu dake ki ni natta ten ga aru no desu ga. | 我只注意到一件事。 |
| 資料のことで、ちょっとお話ししてもいいですか。 | Shiryō no koto de, chotto o-hanashi shite mo ii desu ka. | 我可以和你簡單談談這份文件嗎？ |
| 差し支えなければ、一つ提案があります。 | Sashitsukae nakereba, hitotsu teian ga arimasu. | 如果你不介意的話，我有一個建議。 |
打開評論的緩衝詞
Kusshon kotoba，緩衝詞，是在任何尷尬的事情之前出現的小短語。他們不改變內容；他們改變了它的接收方式。最有用的回饋是 hitotsu ki ni natta no desu ga，有一件事引起了我的注意； osore-irimasu ga，對不起；並且，對於前輩，sashidegamashii no desu ga，冒著越界的危險。在聊天中，輕一點的 chotto ii desu ka 或 ichiten dake，只要一點，就能起到同樣的作用。
然後用中性語言進行觀察。描述你所看到的：sūji ga chigatte iru yō desu，數字似乎不同，而不是machigatte imasu，這是錯誤的。看起來“Yō desu”和“mitai desu”，即使你有把握，也要保持試探性的觀察。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、一点確認させてください。 | Osore-irimasu ga, itten kakunin sasete kudasai. | 對不起，讓我檢查一點。 |
| 気になったので共有しますね。 | Ki ni natta node kyōyū shimasu ne. | 它引起了我的注意，所以我將分享它。 |
| 私の見落としかもしれませんが、二ページ目の数字が違うようです。 | Watashi no miotoshi kamo shiremasen ga, nipēji-me no sūji ga chigau yō desu. | 我可能遺漏了一些東西，但第二頁的數字似乎有所不同。 |
| 細かい点で恐縮ですが、日付が先月のままになっています。 | Komakai ten de kyōshuku desu ga, hizuke ga sengetsu no mama ni natte imasu. | 抱歉，我太挑剔了，但日期還是上個月的。 |
| 念のためですが、送付先はこちらで合っていますか。 | Nen no tame desu ga, sōfu-saki wa kochira de atte imasu ka. | 為了安全起見，這是正確的收件人嗎？ |
正面的回饋，聽起來並不居高臨下
在日語中，讚美比批評更棘手，因為評價某人本身就是前輩的行為。 Jōzu desu ne 或 yoku dekimashita，幹得好，從經理到新員工以及同事之間的居高臨下聽起來很自然。安全的模式是讚揚工作及其對你的影響。 Tasukarimashita，對我有幫助，是這裡最有用的一個詞，因為它讓你處於受益者的位置。
對於前輩，避免完全評估。 Benkyō ni narimashita，我從中學到了，sankō ni narimashita，這是一個有用的參考，表達讚賞而不進行判斷。讚美要簡短；長時間的讚美會讓同事感到不舒服，並招致一波否認。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 資料、とても分かりやすかったです。助かりました。 | Shiryō, totemo wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | 該文件非常容易理解。這很有幫助。 |
| 先方への返信、早くて助かりました。 | Senpō e no henshin, hayakute tasukarimashita. | 您對客戶的快速回覆確實很有幫助。 |
| あのまとめ方、参考になりました。 | Ano matomekata, sankō ni narimashita. | 你總結的方式對我很有用。 |
| 昨日のプレゼン、とても勉強になりました。 | Kinō no purezen, totemo benkyō ni narimashita. | 我從昨天的演講中學到了很多。 |
| この部分、いいですね。このまま進めましょう。 | Kono bubun, ii desu ne. Kono mama susumemashō. | 這部分很好。我們就這樣吧。 |
指出錯誤並建議更改
一旦觀察結果擺在桌面上，建議就會隨之而來。核心形式是shita hō ga ii kamo shiremasen, it might be better to，它將指令變成可能性。對於 kōhai，您可以下降到 Shita hō ga ii yo；對於前輩，使用 ikaga deshō ka，你會怎麼想，然後讓他們決定。如果存在多個問題，請選擇重要的一個，然後以書面形式發送其餘問題。
給出建議的理由。當同事們明白原因時，他們會更容易接受更改：客戶使用舊格式，數字必須與報告相符。一個原因也表明評論是關於作品的，而不是關於他們的。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| ここは表にした方が見やすいかもしれません。 | Koko wa hyō ni shita hō ga miyasui kamo shiremasen. | 作為表格可能更容易閱讀。 |
| 先方は旧フォーマットを使っているので、合わせた方がいいと思います。 | Senpō wa kyū fōmatto o tsukatte iru node, awaseta hō ga ii to omoimasu. | 客戶端使用舊格式，所以我認為我們應該匹配它。 |
| 結論を先に書くと、もっと伝わりやすくなると思います。 | Ketsuron o saki ni kaku to, motto tsutawariyasuku naru to omoimasu. | 如果你把結論放在前面，我認為會更好。 |
| 他にも二、三点あるので、後でチャットで送りますね。 | Hoka ni mo ni-san ten aru node, ato de chatto de okurimasu ne. | 還有兩三點，稍後我會在聊天中發送。 |
| もしよければ、私の方で直しておきましょうか。 | Moshi yokereba, watashi no hō de naoshite okimashō ka. | 如果你願意的話，我可以把它修在我這邊嗎？ |
移位暫存器：kōhai、dōryō 和 jōshi
相同的評論會隨著排名而改變形狀。对于后辈，后辈，你可以更简单、更有指导性，但缓冲和原因仍然很重要，因为后辈记得他们多年来是如何被纠正的。對於同儕（dōryō）來說，一切都作為平等之間的建議，並避免任何聽起來像是評分的事情。對於你的經理，你私下提出一個問題，以求你自己的理解，如果沒有得到解決，就放棄它。
表格顯示了每個等級的相同動作。不是你的經理的前輩適合哪個級別取決於你的關係和你的辦公室；如有疑問，請使用 dōryō 形式。
| 移動 | 到紅海 | 到道陵 | 致上師 |
|---|---|---|---|
| 開幕 | 喬托二號？ | Ima sukoshi ii desu ka。 | Sashidegamashii no desu ga。 |
| 觀察 | 科科，sūji ga chigau 喲。 | Koko no sūji，chigau yō desu。 | Koko no sūji，watashi no rikai de wa kotoshi no Bun ka to。 |
| 建議 | 直下 hō ga ii yo。 | Naoshita hō ga ii Kamo shiremasen。 | Kakunin itadakemasu deshō ka。 |
| 原因 | Hōkokusho 到 awaseru kara。 | Hōkokusho 到 awaseru hisuyō ga aru 節點。 | Hōkokusho to no seigōsei ga ki ni narimashite. |
| 稱讚 | 我不，tasukatta yo。 | Wakariyasukatta desu。田助裡下。 | 大戰辯解 ni narimashita。 |
| 關閉 | Kore kara mo yoroshiku ne。 | Kongo mo yoroshiku onegai shimasu。 | O-isogashii tokoro shisurei itashimashita。 |
Sashidegamashii no desu ga 字面意思是我正在前進，但是，這是後輩向前輩提出問題的標準開場白。使用一次；重複這句話聽起來很焦慮。
透過聊天和電子郵件回饋
書面回饋會失去語氣，因此需要更多的緩衝，而不是更少。帶有更正的聊天訊息應該包含問候語、緩衝語、要點、建議和溫和的結束語，即使這會使其達到五行。表情符號在許多團隊的聊天中都很好用，但在電子郵件中卻不太合適；複製你團隊的習慣。文件上的電子郵件回饋通常以編號清單的形式出現在給予整體印象的一行之後。
下面的行是聊天訊息和電子郵件的可重複使用的部分。替換細節，保留訂單。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お疲れさまです。資料、拝見しました。 | O-tsukaresama desu. Shiryō, haiken shimashita. | 你好。我已經看過該文件了。 |
| 全体的にとても分かりやすいと思います。 | Zentai-teki ni totemo wakariyasui to omoimasu. | 總的來說，我認為它很容易遵循。 |
| 一点だけ、三ページ目のグラフの単位をご確認いただけますか。 | Itten dake, sanpēji-me no gurafu no tan'i o go-kakunin itadakemasu ka. | 只是一點點，你能檢查一下第三頁圖表上的單位嗎？ |
| 以下、気づいた点をまとめました。ご参考まで。 | Ika, kizuita ten o matomemashita. Go-sankō made. | 下面我把我注意到的幾點列出來，供參考。 |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | 感謝您一直以來的幫助。 |
跟進
從未被重新審視的回饋沒有任何意義。一兩天後的簡短跟進會結束循環：檢查是否進行了更改，如果是，則感謝該人，如果沒有，則提供幫助。保持後續評論比原始評論更輕鬆；重點是要表明你注意到了，而不是追逐。
- 私下發表評論，一次一點，並附上理由
- 主動提出自己解決小問題，這樣速度更快
- 一兩天後檢查結果，無需進行第二次修正
- 特別感謝做出改變的人：naoshite kurete arigatō
- 如果沒有任何變化，請詢問是否有不清楚的地方而不是重複
- 對於 kōhai，記下他們下一次一對一的要點，而不是重複它
後續內容可以像 sakki no ken、arigatō、tasukarimashita 一樣短，關於之前的事情，謝謝，有幫助。因改變而受到感謝的同事會做出更多的改變。
要避免的錯誤
第一個錯誤是跳過坐墊。 Machigatte imasu，這是錯誤的，沒有引導聽起來像老師，即使對於國中生來說也是如此。第二種是用 jōzu 或erai 等評價性字眼來讚揚同等級或前輩，這會讓你的地位高於他們。三是當著別人的面一次改正幾個。第四種是與比自己年輕的同伴使用 kōhai 語系；年齡比角色更重要。
五是跟進太緊，重複把建議變成要求。最後是在公共場合或群組聊天中向經理提供回饋。與 sashidegamashii no desu ga 私下提出一次，並接受他們的決定。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| それ、間違っています。 | Sore, machigatte imasu. | 那是錯誤的。 （沒有緩衝墊；避免。） |
| ここ、少し違っているかもしれません。 | Koko, sukoshi chigatte iru kamo shiremasen. | 這可能略有偏差。 （軟化版本。） |
| 部長、上手ですね。 | Buchō, jōzu desu ne. | 你很熟練，先生。 （評價高年級學生；避免。） |
| 部長のご説明、大変勉強になりました。 | Buchō no go-setsumei, taihen benkyō ni narimashita. | 我從你的解釋中學到了很多。 （相反，讚賞。） |
| 先日の件、何か分かりにくい点はありましたか。 | Senjitsu no ken, nanika wakarinikui ten wa arimashita ka. | 前幾天，有什麼不清楚的地方嗎？ （更好的後續行動。） |