Tóm tắt một chuyến thăm điển hình
Mỗi văn phòng được tổ chức hơi khác một chút, nhưng hầu hết các chuyến thăm đều theo cùng một hình thức. Bạn tìm đúng tầng, lấy vé có đánh số, đợi số của mình trên bảng hiển thị, nộp đơn tại quầy và đợi lại trong khi nó được kiểm tra.
Cuộc đối thoại đầu tiên là nơi ngôn ngữ quan trọng nhất. Thư ký cần biết bạn muốn thủ tục nào, kiểm tra xem biểu mẫu và tài liệu đã đầy đủ chưa và cho bạn biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Mọi thứ khác đang chờ đợi.
- Kiểm tra biểu mẫu hiện tại và danh sách tài liệu trước chuyến thăm.
- Đến sớm; hàng đợi có thể dài, đặc biệt là gần mùa bận rộn.
- Lấy một vé được đánh số để làm đúng thủ tục.
- Gửi đơn đăng ký và trả lời các câu hỏi về tài liệu của bạn.
- Nhận hướng dẫn về kết quả và cách bạn sẽ được liên lạc.
Đặt tên cho thủ tục của bạn
Hãy mở đầu bằng quy trình thay vì giải thích dài dòng về tình huống của bạn. Nhân viên bán hàng có thể chỉ đường cho bạn trong vài giây sau khi họ nghe thấy kōshin hoặc henkō và có thể cung cấp thông tin chi tiết nếu họ yêu cầu.
Nếu bạn không chắc chắn quy trình nào áp dụng cho mình, hãy nói thẳng. Đó là một câu hỏi bình thường tại quầy thông tin và tốt hơn nhiều so với việc xếp nhầm hàng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 在留期間の更新をしたいです。 | Zairyū kikan no kōshin o shitai desu. | Tôi muốn gia hạn thời gian lưu trú của mình. |
| 在留資格の変更をお願いしたいのですが。 | Zairyū shikaku no henkō o onegai shitai no desu ga. | Tôi muốn nộp đơn xin thay đổi trạng thái. |
| 在留カード | zairyū kādo | Thẻ cư trú |
| 申請書 | shinseisho | Đơn đăng ký |
| どの手続きが必要か分かりません。 | Dono tetsuzuki ga hitsuyō ka wakarimasen. | Tôi không chắc mình cần thủ tục nào. |
| 仕事が変わったので、相談したいです。 | Shigoto ga kawatta node, sōdan shitai desu. | Công việc của tôi đã thay đổi, vì vậy tôi muốn một số lời khuyên. |
Vé, quầy và chờ đợi
Hệ thống vé đánh số cũng giống như hệ thống được sử dụng tại các văn phòng thành phố và ngân hàng, nhưng thời gian chờ đợi có thể lâu hơn nhiều. Hãy quan sát bảng hiển thị và lắng nghe số của bạn, vì các cuộc gọi thường chỉ được thực hiện một hoặc hai lần.
Nếu bạn không chắc liệu mình có ngồi đúng chỗ hay không, hãy hỏi trước khi ngồi xuống. Nhân viên thà chuyển hướng bạn ngay từ đầu còn hơn là sau một giờ chờ đợi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 番号札を取ってください。 | Bangōfuda o totte kudasai. | Vui lòng lấy một vé có đánh số. |
| 何番の窓口に行けばいいですか。 | Nanban no madoguchi ni ikeba ii desu ka. | Tôi nên đến quầy số nào? |
| 呼ばれるまでお待ちください。 | Yobareru made o-machi kudasai. | Vui lòng đợi cho đến khi bạn được gọi. |
| ここで待っていればいいですか。 | Koko de matte ireba ii desu ka. | Chờ ở đây có ổn không? |
| もう呼ばれましたか。 | Mō yobaremashita ka. | Số của tôi đã được gọi chưa? |
Tài liệu và những gì thư ký kiểm tra
Hầu hết các cuộc trò chuyện phản đối đều là về giấy tờ. Thư ký sẽ kiểm tra xem biểu mẫu đã được điền đầy đủ chưa, ảnh có đáp ứng yêu cầu không và các tài liệu hỗ trợ có phù hợp với trường hợp của bạn hay không. Danh sách chính xác tùy thuộc vào trạng thái của bạn, vì vậy bảng bên dưới chỉ hiển thị các loại mục thường có liên quan.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 書類が足りません。 | Shorui ga tarimasen. | Một tài liệu bị thiếu. |
| 追加の書類を出してください。 | Tsuika no shorui o dashite kudasai. | Vui lòng gửi thêm tài liệu. |
| この写真で大丈夫ですか。 | Kono shashin de daijōbu desu ka. | Bức ảnh này có được chấp nhận không? |
| 後で郵送してもいいですか。 | Ato de yūsō shite mo ii desu ka. | Tôi có thể gửi nó qua đường bưu điện sau được không? |
| 収入印紙はどこで買えますか。 | Shūnyū inshi wa doko de kaemasu ka. | Tôi có thể mua tem doanh thu ở đâu? |
| Mục bạn có thể được yêu cầu | Tại sao nó quan trọng |
|---|---|
| Đơn đăng ký | Nó phải là biểu mẫu cho thủ tục cụ thể của bạn |
| Hộ chiếu và thẻ cư trú | Họ nhận dạng bạn và hiển thị trạng thái hiện tại của bạn |
| ảnh | Nó phải đáp ứng các quy tắc về kích thước và nền trên biểu mẫu |
| Tài liệu từ chủ lao động hoặc trường học của bạn | Họ ủng hộ lý do bạn ở lại |
| Tem doanh thu cho phí | Một số thủ tục được thanh toán bằng tem khi nhận kết quả |
Sau khi bạn nộp đơn
Đơn đăng ký hiếm khi được quyết định ngay trong ngày. Bạn có thể được thông báo kết quả sẽ đến với bạn như thế nào, thường bằng một tấm bưu thiếp hoặc thông báo yêu cầu bạn quay lại và nhận thẻ mới và thẻ hiện tại của bạn có thể được đánh dấu để cho biết rằng đơn đăng ký đang được xử lý.
Đây là lúc bạn nên đặt câu hỏi vì quầy thu ngân là nơi dễ dàng nhận được câu trả lời rõ ràng nhất. Hỏi bạn sẽ được liên lạc bằng cách nào, cần mang theo những gì khi quay lại và phải làm gì nếu bạn chuyển đi trước khi có kết quả.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 結果はいつごろ分かりますか。 | Kekka wa itsugoro wakarimasu ka. | Đại khái là khi nào tôi mới biết được kết quả? |
| はがきが届いたら、何を持ってくればいいですか。 | Hagaki ga todoitara, nani o motte kureba ii desu ka. | Khi bưu thiếp đến, tôi nên mang theo những gì? |
| 申請中 | shinsei-chū | Ứng dụng đang được tiến hành |
| その間に引っ越したら、どうすればいいですか。 | Sono aida ni hikkoshitara, dō sureba ii desu ka. | Tôi nên làm gì nếu chuyển đi trong thời gian này? |
| 今日の受付票はなくさないでください。 | Kyō no uketsukehyō wa nakusanaide kudasai. | Xin đừng làm mất phiếu biên nhận ngày hôm nay. |
Đặt câu hỏi mà không bị lạc
Nhân viên quầy nói nhanh vì họ bận chứ không phải vì mong bạn theo kịp. Yêu cầu họ nói chậm lại, đơn giản hóa hoặc viết một từ là điều hoàn toàn bình thường và tốt hơn nhiều so với việc gật đầu trước một hướng dẫn mà bạn không hiểu.
Lặp lại điểm mấu chốt là thói quen hữu ích nhất ở đây. Nó xác nhận hướng dẫn và cho nhân viên bán hàng cơ hội sửa lỗi cho bạn trước khi bạn rời đi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| すみません、もう一度ゆっくりお願いします。 | Sumimasen, mō ichido yukkuri onegai shimasu. | Xin lỗi, xin hãy chậm lại một lần nữa. |
| もう少し簡単な日本語でお願いできますか。 | Mō sukoshi kantan na nihongo de onegai dekimasu ka. | Bạn có thể nói nó bằng tiếng Nhật đơn giản hơn được không? |
| 紙に書いていただけますか。 | Kami ni kaite itadakemasu ka. | Bạn có thể viết nó ra cho tôi được không? |
| 英語の案内はありますか。 | Eigo no annai wa arimasu ka. | Có thông tin nào bằng tiếng Anh không? |
| つまり、来週までにこの書類を出せばいいですね。 | Tsumari, raishū made ni kono shorui o daseba ii desu ne. | Vậy là tôi chỉ cần nộp tài liệu này vào tuần sau thôi phải không? |
Chuẩn bị trước chuyến thăm
Sự chuẩn bị biến một ngày căng thẳng thành một ngày có thể quản lý được. Hầu hết các vấn đề tại quầy đều xuất phát từ việc thiếu tài liệu hoặc không thể giải thích được sự thay đổi của hoàn cảnh và cả hai đều có thể được giải quyết tại nhà.
Việc luyện tập thật to phần trao đổi mở đầu giúp ích nhiều hơn mọi người mong đợi, vì quầy tính tiền ồn ào và bạn sẽ không muốn tìm kiếm từ ngữ ở đó. Thực hành với AI Sensei trong lớp học 3D của Unihongo cho phép bạn thực hiện trao đổi nhiều lần và các chỉnh sửa trong báo cáo phiên cho thấy dòng nào không rõ ràng.
- In hoặc lưu danh sách tài liệu hiện tại cho quy trình của bạn.
- Đặt các tài liệu theo thứ tự chúng được liệt kê.
- Viết một câu giải thích bất kỳ sự thay đổi nào, chẳng hạn như một người chủ mới.
- Mang theo thẻ cư trú, hộ chiếu và bút.
- Hãy dành trọn một buổi sáng hoặc hơn và mang theo việc gì đó để làm trong khi chờ đợi.