Nghe phiên âm nhịp đập
Bản năng của ngôn ngữ thứ hai là viết ra càng nhiều càng tốt, bởi vì bạn không tin tưởng vào trí nhớ của mình. Đó là một sai lầm: viết tiêu tốn sự chú ý mà việc hiểu cần có, vì vậy việc ghi chú dài dòng thường có nghĩa là bạn hiểu ít hơn.
Cách tiếp cận tốt hơn là quyết định trước những gì bạn đang chụp và để phần còn lại đi. Đối với hầu hết các cuộc họp, đó là những quyết định, con số, thời hạn và bất cứ điều gì gửi đến bạn.
Katakana cho tốc độ
Katakana viết nhanh hơn kanji và đọc lại rõ ràng, đó là lý do tại sao nhiều người Nhật ghi chép sử dụng nó để tăng tốc độ bất kể từ đó thường được viết bằng gì.
Đối với người học, điều này sẽ loại bỏ một trở ngại thực sự vì bạn không còn phải nhớ lại hoặc viết chữ kanji trong khi nghe nữa.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| カクニン | kakunin | Xác nhận, viết nhanh |
| シメキリ | shimekiri | Thời hạn |
| タントウ | tantō | Người chịu trách nhiệm |
| ヨサン | yosan | Ngân sách |
| ケッテイ | kettei | Phán quyết |
| シュクダイ | shukudai | Mục hành động |
Viết những điều này bằng katakana là một cách viết tắt được công nhận chứ không phải là một lỗi. Ghi chú là dành cho bạn và tốc độ quan trọng hơn chính tả.
Viết tắt tiêu chuẩn
Nơi làm việc ở Nhật Bản sử dụng một tập hợp các chữ viết tắt thông thường xuất hiện trên bảng trắng, trong ghi chú và trong tin nhắn nội bộ. Biết chúng có nghĩa là bạn có thể đọc ghi chú của đồng nghiệp cũng như viết ghi chú của mình nhanh hơn.
| Ngắn | Đầy | Nghĩa |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | 打合 | Cuộc họp |
| よろしくお願いします | よろ | Trân trọng, ghi chú không chính thức |
| 確認 | 確 | Kiểm tra |
| 至急 | 至急 | Cấp bách |
| bạn | bạn | Thế là xong, kết thúc một danh sách |
| 各位 | 各位 | Gửi tất cả những người liên quan |
Hai cái cuối cùng xuất hiện liên tục ở phần cuối và phần đầu của các thông báo nội bộ, đồng thời việc nhận ra chúng sẽ giúp tăng tốc độ đọc đáng kể.
Biểu tượng thay cho lời nói
Mối quan hệ giữa các ý tưởng được ghi lại dưới dạng ký hiệu nhanh hơn nhiều so với từ ngữ và chúng vẫn tồn tại khi được đọc lại theo cách mà các câu viết dở không làm được.
Một bộ nhỏ nhất quán sẽ tốt hơn một bộ phức tạp mà bạn phải nhớ.
- Một mũi tên cho một hậu quả hoặc một bước tiếp theo.
- Một dấu chấm hỏi cho bất cứ điều gì bạn không nắm bắt được, có khoảng trống để điền vào.
- Một hộp hoặc ngôi sao cho bất cứ điều gì được giao cho bạn.
- Một vòng tròn xung quanh mỗi ngày và số.
- Một dòng bên lề cho bất cứ điều gì bạn phải hành động ngày hôm nay.
Những gì cần nắm bắt nguyên văn
Một số thứ phải được viết chính xác và không thể được xây dựng lại sau này: con số, ngày tháng, tên và bất kỳ con số nào kèm theo hậu quả. Trong ngôn ngữ thứ hai, trí nhớ về những điều này kém hơn rõ rệt so với ngôn ngữ đầu tiên của bạn và sự tự tin về chúng bị đặt nhầm chỗ.
Mọi thứ khác có thể là một từ khóa. Sự khác biệt giữa những gì cần nắm bắt chính xác và những gì cần tóm tắt là cốt lõi của một hệ thống khả thi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 三月十日まで | sangatsu tōka made | Đến ngày 10/3: viết chính xác |
| 二十個 | nijukko | Hai mươi đơn vị: viết chính xác |
| 田中さん担当 | Tanaka-san tantō | Tanaka chịu trách nhiệm: viết chính xác |
| 予算五十万 | yosan gojūman | Ngân sách năm trăm nghìn: chính xác |
| 方針変更 | hōshin henkō | Thay đổi chính sách: một từ khóa là đủ |
| 次回検討 | jikai kentō | Hãy cân nhắc lần sau: một từ khóa là đủ |
Lấp đầy những khoảng trống sau đó
Những ghi chú được ghi bằng ngôn ngữ thứ hai luôn không đầy đủ và sự khác biệt giữa những ghi chú hữu ích và vô dụng là những gì xảy ra trong mười phút sau cuộc họp.
Hãy điền vào các dấu hỏi trong khi ngữ cảnh vẫn còn ở trong đầu bạn. Một giờ sau bạn sẽ quên mất khoảng trống đó là gì; một ngày sau các ghi chú không thể sử dụng được.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| すみません、一点確認させてください。 | Sumimasen, itten kakunin sasete kudasai. | Xin lỗi, tôi có thể xác nhận một điểm được không? |
| さきほどの数字をもう一度お願いします。 | Sakihodo no sūji o mō ichido onegai shimasu. | Xin vui lòng lấy lại số liệu trước đó. |
| 締め切りは来週金曜でしたか。 | Shimekiri wa raishū kin'yō deshita ka. | Hạn chót là thứ Sáu tới phải không? |
| メモを取りきれませんでした。 | Memo o torikiremasen deshita. | Tôi không thể lấy được tất cả xuống. |
| あとで議事録を確認します。 | Ato de gijiroku o kakunin shimasu. | Tôi sẽ kiểm tra phút sau. |
| 共有いただけると助かります。 | Kyōyū itadakeru to tasukarimasu. | Sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể chia sẻ nó. |
Việc hỏi một câu hỏi làm rõ ngay sau cuộc họp là điều dễ dàng và bình thường. Hỏi ba ngày sau, khi bạn không thể hành động, cũng không được.